← Powrót

Często zadawane pytania

Studenci - wykaz


Pytania merytoryczne

Pytania, na które odpowiedzi udziela Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Jak poprawnie raportować studentów w przypadku uczelni, która rozlicza studentów rocznie?

Student, mimo iż jest rozliczany rocznie, powinien być raportowany w każdym semestrze.

Jak przekazywać do POL-on informacje o studentach, którzy mają przedłużone studia?

W tego typu przypadkach sposób ewidencjonowania w systemie POL-on zależy od indywidualnej sytuacji studenta oraz decyzji podjętych w tym zakresie przez władze uczelni.
Co do zasady student powinien być wykazywany w systemie POL-on do końca roku akademickiego. Jeśli student nie ukończy w terminie kształcenia i uzyska zgodę na przedłużenie studiów, to powinien być wykazywany na ostatnim semestrze tych studiów

Którą datę jako datę rozpoczęcia studiów należy wpisać, w przypadku gdy student kontynuuje studia po przeniesieniu z innej uczelni lub uczelni zlikwidowanej?

W przypadku studenta, który przenosi się z innej uczelni, należy wprowadzić do POL-nu datę, z którą został przyjęty w trybie przeniesienia na Państwa uczelnię

Jak rozwiązać następujący problem: Student skreślony 19.11.2014 - czyli już nie wykazany w sprawozdaniu, złożył odwołanie od decyzji o skreśleniu. W efekcie końcowym decyzja ta została uchylona 5.12.2014 - już po wygenerowaniu sprawozdania. Jak teraz rozwiązać sytuację?

W trakcie importu danych należy odzwierciedlić stan prawny na dany dzień (w tym wypadku 30 listopada), wobec powyższego dane tego studenta nie powinny być wprowadzone.

Którą datę należy rozumieć jako datę skreślenia studenta? Czy jest do data wydania decyzji, czy data doręczenia decyzji?

W tym przypadku należy wskazać datę wydania decyzji.

Których studentów należy wliczyć do stanu studentów na dzień 1.03.2015r.?

Należy wskazać tych studentów, którzy są studentami według stanu na dzień 1 marca.

Jak w systemie POL-on- na dzień 30.XI.2014r powinien być wykazać student, który ma zaliczony VI semestr w roku ak. 2013/2014 i złożył odpowiednie podanie o przesunięcie terminu obrony do 01.12.2014r?

Jeżeli student uzyskał zgodę władz uczelni, to w tej sytuacji powinien być wykazany na ostatnim semestrze studiów (VI semestrze studiów). Jeśli nie uzyskał stosownej zgody, to powinien być skreślony z listy studentów.

Jak raportować w systemie studentów studiujących na dwóch specjalnościach?

W systemie POL-on, co do zasady, nie są raportowane informacje o specjalnościach.

Jaka datę rozpoczęcia należy wskazać dla studentów, którzy zostali przyjęci w ramach dodatkowej rekrutacji?

Co do zasady należy podawać datę 1 października. Jeśli jest to przypadek szczególny, to wtedy rekomendowane jest wskazywanie daty decyzji na podstawie, której student został przyjęty w poczet studentów.

Czy studenci cudzoziemcy przebywający w ramach programu ERASMUS i ERASMUS+ powinni być raportowani do Systemu POL-on?

Cudzoziemcy w ramach programu ERASMUS i ERASMUS + nie powinni być raportowani do systemu Polon. „Do ogólnopolskiego wykazu studentów uczelnie wprowadzają tylko „swoich” studentów – którzy są immatrykulowani, złożyli ślubowanie, są wpisani do albumu studenta i po ukończeniu studiów otrzymają dyplom uczelni. Pozostali studenci, w tym przyjeżdżający do uczelni w ramach realizacji jednego z etapów studiów, np. Erasmus, nie trafiają do wykazu studentów, ponieważ nie stają się studentami uczelni przyjmującej. Roczne sprawozdanie z działalności uczelni zawiera rozdział dedykowany wymianie międzynarodowej - i tam należy wpisywać cudzoziemców z programu Erasmus”

Których studentów należy zamieścić w ogólnopolskim wykazie studentów w POL-on?

W wykazie należy zamieścić dane o wszystkich studentach studiów pierwszego stopnia, drugiego stopnia i jednolitych studiów magisterskich bez względu na formę studiów (stacjonarne, niestacjonarne) i typ uczelni (publiczne, niepubliczne, kościelne, uczelnie prowadzone przez związki wyznaniowe), w terminach określonych w §4 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2014 roku w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów (Dz.U. 2014, poz. 1301).

Czy należy wprowadzać w trakcie trwania semestru pojedyncze zmiany osobowe w rejestrze studentów (np. skreślenie z listy studentów)?

Zalecamy aktualizowanie rejestru studentów na bieżąco. Wykonywanie tej operacji dwa razy w roku może prowadzić do niespójności danych.

Jaka jest interpretacja punktów ECTS wprowadzanych do systemu?

Do prezentacji aktualnego stanu punktów ECTS (na poziomie interfejsu użytkownika systemu POL-on) wykorzystane są dwa pola:

  • Uzyskane punkty ECTS – wartość wprowadzana przez uczelnię. Uczelnie podają informację o aktualnym stanie punktów ECTS studenta. Wartości te, mimo że znajdują się w sekcji „Semestr„, dotyczą całego toku studiów (stanu na określony semestr) i są podawane narastająco. Jeśli plik tworzony jest na początku 2. semestru, a student za zaliczenie zajęć w 1. semestrze uzyskał 30 punktów ECTS, to w polu „ECTS – uzyskane” należy wprowadzić wartość 30. Student rozpoczynający studia, a więc rejestrowany w systemie POL-on na 1. swoim semestrze, w polu „ECTS uzyskane„ powinien mieć wpisane 0. Rejestrując jego kolejne semestry wpisujemy punkty narastająco. W czasie urlopu dziekańskiego student nie zalicza kolejnych semestrów i nie uzyskuje punktów.
  • Punkty ECTS zaliczone w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się – zgodnie z art. 170c ust. 2 pkt 10 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym

Czy możliwe jest przypisywanie punktów ECTS wybranej grupie studentów, a nie każdemu studentowi osobno?

Funkcjonalność edycji tabelarycznej studenta umożliwia masowe przeniesienie grupy studentów na kolejny semestr, określając im zbiorowo uzyskane punkty ECTS.

Co oznacza w systemie POL-on semestr studenta?

Jest to aktualny semestr toku studiów studenta. Student rozpoczynający w roku akademickim 2014/2015 trzeci rok studiów będzie miał następujący zapis: 2014/2015, semestr zimowy, semestr studenta 5. Jeśli będzie powtarzał ten rok, to w kolejnym roku akademickim zapis będzie następujący: 2015/2016, semestr zimowy, semestr studenta 5

Co zrobić ze studentem, który do dnia kiedy należy wprowadzić dane do systemu POL-on nie zaliczył jeszcze poprzedniego semestru?

Gdy student otrzymał decyzję o wpisaniu na kolejny semestr „warunkowo„, należy go wprowadzić na wyższy semestr. Jeżeli w wymaganym przez uczelnię terminie nie zaliczy zaległości z poprzedniego semestru, należy skorygować dane (skreślić z listy studentów).

Jakie numery semestrów należy wpisać studentowi przyjętemu na inny rok studiów niż pierwszy (np. został w trybie wznowienia studiów przyjęty na 3. semestr studiów), czy w wykazie jest to 1. czy 3. semestr?

Należy podać właściwy semestr roku akademickiego i aktualny semestr studenta (w tym przypadku: 1. semestr roku akademickiego (zimowy lub letni ) i 3. semestr toku studiów studenta.

Jak zarejestrować zmianę formy studiów studenta, np. ze stacjonarnych na niestacjonarne?

System nie daje możliwości zmiany formy studiów za pomocą korekty. Studenta należy wyrejestrować ze studiów stacjonarnych i ponownie zarejestrować na studia niestacjonarne.

Uwaga: Rejestrując studenta w nowej formie studiów należy pamiętać, że data rejestracji powinna być późniejsza od daty skreślenia z poprzedniej formy oraz zgodna ze stanem faktycznym, czyli dniem rozpoczęcia przez studenta nauki w nowej formie studiów.

Jak należy wpisywać do systemu studenta, który wraca na studia po urlopie dziekańskim?

Gdy student powracający z urlopu dziekańskiego rozpoczął studia na „starym” kierunku, a po powrocie przyjmowany jest na „nowy„ kierunek zgodny z KRK, to powinien zostać skreślony z poprzedniego kierunku studiów oraz wprowadzony na nowy kierunek z podaniem nowej daty przyjęcia. W trakcie urlopu należy raportować studenta cały czas na ostatnim zaliczonym semestrze. Szczegółowe wykresy wprowadzania studenta dostępne są na stronie pomocy systemu POL-on: Scenariusze

Jak postępować ze studentami, którzy po zaliczeniu III roku studiów, zostali skreśleni za niezłożenie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego i są ponownie przyjęci w celu powtarzania semestru/roku?

Należy zarejestrować ich ponownie.

Jak wpisywać studentów na kolejny semestr? Czy robić to poprzez korektę wpisu i dodanie punktów uzyskanych, czy dodawać kolejny semestr?

Trzeba dodawać kolejny semestr. Wszystkie opcje o nazwie „korekta„ należy traktować przede wszystkim jako możliwość poprawy oczywistej pomyłki lub „literówki”.

Dlaczego nie mogę zarejestrować studenta na studia bez KRK?

Od roku akademickiego 2018/19 uczelnie nie mogą raportować studentów na kierunki studiów uruchomionych na podstawie uprawnień, w których nie zostały przyjęte efekty kształcenia zgodne z Krajową Ramą Kwalifikacji (KRK). Zgodnie z przepisami ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym ostatnie uruchomienie studiów bez KRK mogło nastąpić w roku akademickim 2011/2012. Studenci, którzy rozpoczęli kształcenie na studiach bez KRK i nie ukończyli tych studiów w przewidzianym czasie, powinni zostać przyjęci na studia z KRK (przy uzupełnieniu różnic programowych). Status uruchomionych studiów niedostosowanych do KRK powinien zostać zmieniony przez uczelnie na „zlikwidowany”. Należy również podkreślić, że uczelnie będą miały dostęp i możliwość edycji danych archiwalnych, tj. do danych z lat przed rokiem akademickim 2018/19. Podjęte działania mają na celu uporządkowanie danych przed rozpoczęciem prac dostosowujących System POL-on do zmian prawnych z zakresu szkolnictwa wyższego i nauki.

Dlaczego nie mogę dodać kolejnego semestru studentowi na kierunku bez KRK?

Od roku akademickiego 2018/19 uczelnie nie mogą raportować studentów na kierunki studiów uruchomionych na podstawie uprawnień, w których nie zostały przyjęte efekty kształcenia zgodne z Krajową Ramą Kwalifikacji (KRK). Zgodnie z przepisami ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym ostatnie uruchomienie studiów bez KRK mogło nastąpić w roku akademickim 2011/2012. Studenci, którzy rozpoczęli kształcenie na studiach bez KRK i nie ukończyli tych studiów w przewidzianym czasie, powinni zostać przyjęci na studia z KRK (przy uzupełnieniu różnic programowych). Status uruchomionych studiów niedostosowanych do KRK powinien zostać zmieniony przez uczelnie na „zlikwidowany”. Należy również podkreślić, że uczelnie będą miały dostęp i możliwość edycji danych archiwalnych, tj. do danych z lat przed rokiem akademickim 2018/19. Podjęte działania mają na celu uporządkowanie danych przed rozpoczęciem prac dostosowujących System POL-on do zmian prawnych z zakresu szkolnictwa wyższego i nauki.

Pytania techniczne

Pytania, na które odpowiedzi udziela Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy

Dlaczego studenci, którym wprowadzono datę zakończenia studiów (datę obrony) nadal figurują na liście studentów?

Wprowadzenie daty skreślenia/ukończenia studiów nie powoduje zniknięcia osoby z listy - pozostaje na niej z wpisaną datą. Wykaz studentów prezentuje wszystkich studentów uczelni zarówno tych w dalszym ciągu studiujących, skreślonych, jak i będących już absolwentami. Ograniczenie widoku możliwe jest przy użyciu odpowiednich filtrów.

Jak prawidłowo dokonać sprostowania danych osobowych studenta, u którego nastąpiła zmiana płci?

Aby dokonać zmiany danych osobowych studenta wchodzimy poprzez nazwisko studenta następnie należy wejść w zakładkę Dane osobowe → Imię, nazwisko i płeć → po wciśnięciu przycisku „Zmień” pojawi się okienko do wpisania nowych danych osobowych studenta z datą zmiany od kiedy obowiązuje. Podobną operację należy wykonać wchodząc w zakładkę Dane identyfikacyjne → „Zmień” i tu należy wpisać nowy numer PESEL również z datą zmiany. W ten sposób wszystkie dane o studiowaniu przypisane do studenta pozostaną i będzie to prawidłowy zapis zmian wraz z historią danych osobowych.

Jak należy postąpić w przypadku, gdy student jest na urlopie dziekańskim?

W trakcie urlopu należy raportować studenta cały czas na ostatnim zaliczonym semestrze. Szczegółowy scenariusz tutaj

Jak dokonać migracji studentów z jednego semestru na drugi?

Studentów można przenosić na kolejne semestry zbiorczo za pomocą Edycji Tabelarycznej.

Czy po ukończeniu ostatniego semestru usunąć studenta z wykazu?

Nie usuwamy studentów z systemu POL-on. Absolwentów oznacza się poprzez wypełnienie pól: Data ukończenia studiów, Nazwa uzyskanego tytułu zawodowego, Numer dyplomu ukończenia studiów. Do oznaczenie osób skreślonych z uczelni służy Data skreślenia.

Z jaką datą rozpoczęcia studiów na uczelni wpisać studenta, w przypadku, gdy studia zostały uruchomione od 1 października 2014 roku, a przyjmujemy ich na semestry wyższe aniżeli 1 (przyjęcie w toku studiów)?

W związku z tym, że kierunek został uruchomiony 2014-10-01, system nie pozwoli rejestrować studentów z datą wcześniejszą niż 2014-10-01. W przypadku gdy studenci przechodzą z innej uczelni na semestry wyższe niż 1,2, należy wpisać datę rejestracji u Państwa w uczelni (nie wcześniej niż 2014-10-01).

Czy mogę usunąć z wykazu studentów obcokrajowców z programu Erasmus, którzy zostali niepotrzebnie zaimportowane do systemu POL-on?

Zgodnie z decyzją Ministerstwa: „Do ogólnopolskiego wykazu studentów uczelnie wprowadzają tylko „swoich” studentów – którzy są immatrykulowani, złożyli ślubowanie, są wpisani do albumu studenta i po ukończeniu studiów otrzymają dyplom uczelni. Pozostali studenci, w tym przyjeżdżający do uczelni w ramach realizacji jednego z etapów studiów, np. Erasmus, nie trafiają do wykazu studentów, ponieważ nie stają się studentami uczelni przyjmującej. Roczne sprawozdanie z działalności uczelni zawiera rozdział dedykowany wymianie międzynarodowej - i tam należy wpisywać cudzoziemców z programu Erasmus”. Uczelnia odpowiada za jakość danych w systemie i decyduje, co z tymi danymi zrobić.

W jaki sposób poprawić numer paszportu studenta, który wprowadzony został do systemu wiele razy?

Jeśli osoba wprowadzona została z nieprawidłowym nr paszportu należy:
1. skorygować dane osoby na prawidłowy numer paszportu oraz przypisać jej prawidłowe studiowania.
2. usunąć osobę z nieprawidłowym nr paszportu.

System nie pozwala na wprowadzenie osoby o takich samych parametrach: numer dokumentu tożsamości, typ dokumentu tożsamości oraz kraj jego wydania. Wszystkie trzy wartości muszą być zgodne. W przypadku gdy przynajmniej jedna wartość jest inna system uzna to za wprowadzenie innej osoby. Należy zatem pamiętać o poprawności danych.

Jak w Polonie jest zapisywany przebieg studiów jeśli student został skreślony z danego kierunku, a następnie w kolejnym semestrze wznawia naukę na tym samym kierunku?

Studenta skreślonego ze studiów i ponownie podejmującego naukę na tym samym kierunku, należy zarejestrować na dany kierunek (z nową datą - późniejszą niż data skreślenia), na konkretny semestr z uzyskaną ilością punktów ECTS. Szczegóły dostępne tutaj.

Dlaczego nie mogę edytować danych studenta na studiach interdyscyplinarnych?

W poprzedniej wersji systemu student studiów interdyscyplinarnych był edytowany jedynie przez jednostkę główną. Od wersji 8.0.0 konieczne jest określenie jednostki prowadzącej, co umożliwia określenie dowolnej jednostki współprowadzącej studia, do której przypisany jest student. Jako jednostka prowadząca powinna zostać określona jednostka, która rekrutowała studenta i w niej odbywa kształcenie student.

Jeśli nieposiadają Państwo dostępu do edycji danych studenta, a Państwa jednostka jest jednostką prowadzącą dla tego studenta i prezentowany jest komunikat: Możliwość edycji danych w zakresie studiów interdyscyplinarnych posiada jednostka wskazana jako główna, oznacza to, że jednostka główna nie zmieniła jeszcze jednostki prowadzącej i w dalszym ciągu posiada ona jedyny dostęp do edycji danych.

W tym przypadku należy skontaktować się z jednostką główną, aby dane przypisania studenta studiów interdyscyplinarnych do jednostki prowadzącej zostały przez nią poprawione.

Czy nowe pola w module studenci i doktoranci (m.in. zasady przyjęcia na studia, zatrudnienie) są obligatoryjne dla wszystkich studentów czy dotyczą tylko studentów aktywnych - z obecnego importu? czy należy te pola uzupełnić również dla studentów już zarchiwizowanych w systemie POL-on?

Zgodnie z zapisem w nowelizacji ustawy:
Art. 14. Podmioty wymienione w art. 129a ust. 3, art. 170c ust. 2a i art. 201a ust. 3 ustawy, o której mowa w art. 1, uzupełnią, w zakresie dotyczącym kierowanych przez nie jednostek, w:

  1. ogólnopolskim wykazie nauczycieli akademickich i pracowników naukowych – dane, o których mowa w art. 129a ust. 2 pkt 10 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą – w terminie do dnia 31 grudnia 2016 r., według stanu na ten dzień;
  2. ogólnopolskim wykazie studentów – dane, o których mowa w art. 170c ust. 2 pkt 4 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą – w terminie do dnia 15 grudnia 2016 r., według stanu na dzień 30 listopada 2016 r.;
  3. ogólnopolskim wykazie doktorantów – dane, o których mowa w art. 201a ust. 2 pkt 4 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą – w terminie do dnia 15 stycznia 2017 r., według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r.



Dodatkowo jednak:

  • informacje o studentach i doktorantach będą potrzebne do wyliczeń GUS dlatego oprócz powyżej wspomnianego stanu jednostki powinny uzupełnić informacje dla studentów będących po ostatnim roku studiów lecz oczekujących na obronę według stanu na 30.11.2016
  • informacja o pozostaniu w stosunku pracy doktoranta z uczelnią potrzebna jest na potrzeby wyliczeń dotacji dla szkolnictwa wyższego, dlatego uczelnie powinny zaraportować dane według stanu na dzień 31.12.2016