← Powrót

Często zadawane pytania

Sprawozdawczość GUS


Pytania merytoryczne

Pytania, na które odpowiedzi udziela Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz GUS

Czy studenci skreśleni dnia 30 listopada będą wyliczani w formularzu?

Nie, zgodnie z decyzją GUS, student skreślony dnia 30 listopada nie jest brany pod uwagę w wyliczeniu.

W jaki sposób liczeni są w sprawozdaniu S-10 studenci studiujący w ramach tzw. rekrutacji bez podziału na kierunki studiów

trwa przygotowanie odpowiedzi na pytanie.

W jaki sposób sklasyfikować w ramach ISCED tzw. rekrutację bez podziału na kierunki studiów

trwa przygotowanie odpowiedzi na pytanie.

W jaki sposób liczeni są w formularzu S-10 studenci studiów interdyscyplinarnych?

trwa przygotowanie odpowiedzi na pytanie.

Nazwa kierunku nadana przez uczelnię może zostać zamieniona w trakcie jego trwania (np. „Biologia” może zostać zmieniona na „Biologia i biochemia” itp.). Jaka nazwa kierunku powinna być prezentowana w sprawozdaniu dla studentów, którzy zaczęli studia na takim kierunku przed zmianą nazwy? Stara nazwa czy nowa (po zmianie)?

Powinna znaleźć się nowa nazwa.

Jedna z uczelni zgłosiła potrzebę pokazania ilu studentów wyliczonych w dziale 3 w sprawozdaniu S-11 pobiera świadczenia materialne wyłącznie na tej uczelni (to jest nie pobiera świadczeń na żadnej innej uczelni). Czy w tym dziale powinien być w jakiś sposób uwzględniony ten podział, to jest podział na studentów pobierających świadczenia wyłącznie w danej uczelni oraz studentów pobierających je także na innych uczelniach?

Nie, taki podział nie musi być uwzględniony.

W jaki sposób zaciągnąć dane z systemu POLON do S-11 (przekazanie do 31.12.2015 r.) w kwestii doktorantów, którzy z kolei powinni być wprowadzeni do S-12 do 15.01.2016 r. Wynika z tego, że dane w POLONIE i w S-11 nie będą zawierać danych doktorantów wg stanu na 31.12.2015 r?

Trwa przygotowanie odpowiedzi na pytanie.

Jak należy wyliczać przeciętną liczbę pracowników przebywających na urlopach lub zwolnieniach (dane wprowadzane w wierszach 3 i 4 działu 11 sprawozdania S-12)?

Przeciętną liczbę osób przebywających na zwolnieniach lub urlopach, w podziale na stopnie i tytułu naukowe, podawaną we wierszu 3 działu 11 sprawozdania S-12 należy liczyć w sposób następujący:

1. Dla każdego miesiąca należy zsumować następujące składniki:

- połowę liczby pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty, przebywających na urlopach bezpłatnych, wychowawczych, otrzymujących zasiłki chorobowe, macierzyńskie, rodzicielskie i opiekuńcze (z wyjątkiem osób, które łączą dodatkowy urlop macierzyński lub urlop rodzicielski z pracą w niepełnym wymiarze u pracodawcy udzielającego tego urlopu), gdzie urlop lub zwolnienie trwa powyżej 14 dni nieprzerwanie w danym miesiącu i obejmuje pierwszy dzień danego miesiąca,

- liczbę pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty, przebywających na urlopach bezpłatnych, wychowawczych, otrzymujących zasiłki chorobowe, macierzyńskie, rodzicielskie i opiekuńcze (z wyjątkiem osób, które łączą dodatkowy urlop macierzyński lub urlop rodzicielski z pracą w niepełnym wymiarze u pracodawcy udzielającego tego urlopu), gdzie urlop lub zwolnienie trwa powyżej 14 dni nieprzerwanie w danym miesiącu i obejmuje piętnasty dzień danego miesiąca,

- połowę liczby pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty, przebywających na urlopach bezpłatnych, wychowawczych, otrzymujących zasiłki chorobowe, macierzyńskie, rodzicielskie i opiekuńcze (z wyjątkiem osób, które łączą dodatkowy urlop macierzyński lub urlop rodzicielski z pracą w niepełnym wymiarze u pracodawcy udzielającego tego urlopu), gdzie urlop lub zwolnienie trwa powyżej 14 dni nieprzerwanie w danym miesiącu i obejmuje ostatni dzień danego miesiąca,

a następnie podzielić uzyskaną wartość przez 2.

2. Wartości uzyskane dla poszczególnych miesięcy należy zsumować, a wynik podzielić przez 12.

Przedstawiony powyżej sposób określania przeciętnej liczby osób przebywających na zwolnieniach lub urlopach jest analogiczny z metodą średniej chronologicznej, opisanej w objaśnieniach do sprawozdania GUS Z-06.

W danych wprowadzonych we wierszu 4 („W tym zatrudnieni w podstawowym miejscu pracy, przebywający na urlopach lub zwolnieniach”), należy stosować ten sam algorytm wyliczeń, uwzględniając wyłącznie pracowników, dla których instytucja składająca sprawozdanie jest podstawowym miejscem pracy.

Jak należy uwzględnić w sprawozdaniu S-12 doktorantów, którzy ma wszczęty przewód doktorski na wydziale w ramach innej dyscypliny niż prowadzone są studia doktoranckie, w których oni uczestniczą? Czy możliwe jest przyporządkowanie w systemie POL-on dyscypliny, w której ma wszczęty przewód doktorski?

W opisanej sytuacji doktorant powinien zostać wpisany w dziale 4 lub 5 sprawozdania i przypisany do dyscypliny ze studiów doktoranckich.

Pytania techniczne

Pytania, na które odpowiedzi udziela Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy

Co oznacza pole nr wersji na formularzu?

Jest to identyfikator stosowany w procesie identyfikacji właściwego egzemplarza formularza w przypadku, gdy jest on składany w procesie korekty.

Dane w uczelni zbierane są na wydziałach i przekazywane do centralnej administracji w celu wpisania ich do formularza. Czy jest możliwe dostarczenie odpowiednich raportów prezentujących poszczególne działy sprawozdania w rozbiciu na wydział?

Będziemy starali się opracować tego typu rozwiązanie dla Państwa potrzeb w kolejnym etapie rozbudowy formularzy. Przewidujemy możliwość generowania oddzielnych raportów, które prezentowały by dane w rozbiciu na poszczególne jednostki podrzędne. Projektujemy do realizacji tego celu odpowiednie szablony raportów.

W obecnym rozwiązaniu wprowadziliśmy możliwość filtrowania danych w raportach źródłowych po wydziale. W ten sposób będziecie mogli Państwo zweryfikować wyliczenia systemu w kontekście poszczególnych jednostek organizacyjnych Państwa uczelni.

Eksportujemy dane wyliczone z systemu źródłowego naszej uczelni do sprawozdania. Państwa formularze umożliwiają import poszczególnych plików w formacie xlsx tylko w ramach poszczególnych działów. Jest to trochę uciążliwe, biorąc pod uwagę ich liczbę. Czy nie przewidujecie Państwo możliwości importu jako jednej operacji dla całego forumularza?

Przewidujemy dwie wersje importu danych spoza systemu. Pierwsza zakłada możliwość zaimportowania danych przez poszczególnych pracowników edytujących formularz w obszarze wybranego działu. Taki plik można z powodzeniem wyeksportować z systemu, dokonać jego edycji i ponownie wgrać. Powinno ułatwić to użytkownikom bez wykształcenia informatycznego pracę z danymi.

Dla eksportu z Państwa systemów źródłowych przewidujemy inną funkcjonalność, która będzie umożliwiała zbiorcze zaimportowanie danych dla całego formularza. Przewidujemy tutaj import w postaci plików np. w formacie XML. Będziemy starali się przygotować takie rozwiązanie po konsultacjach z Państwem w kolejnych wersjach systemu.

Czy nie przewidujecie możliwości wyświetlania informacji o planowanym czasie zakończenia dla każdego formularza?

Jeżeli chodzi o estamację czasu wygenerowania formularza, to zostanie ona wprowadzona w kolejnych wersjach. Pierwszym warunkiem jest pozyskanie miarodajnych wyników związanych z dotychczasowymi czasami generowania.

W naszej uczelni funkcjonuje jednostka o nazwie Collegrium Medicum, która dotychczas sprawozdawała się na oddzielnych formularzach. Jak zostanie to rozwiązane w systemie POL-on?

W systemie POL-on również będzie dostępny formularz sprawozdania dla jednostek typu Collegium Medicum.

W jaki sposób powinni być rejestrowani studenci po ostatnim roku studiów bez egzaminu dyplomowego, aby mogli być prawidłowo policzeni w formularzu S-10?

Sposób rejestracji studentów po ostatnim roku studiów bez egzaminu dyplomowego jest opisany tutaj: Studenci po ostatnim roku studiów bez egzaminu dyplomowego.

W jaki sposób powinni być rejestrowani studenci w trakcie procedury skreślenia, by mogli być prawidłowo policzeni w formularzu S-10?

Sposób rejestracji studentów w trakcie procedury skreślenia jest opisany tutaj: Studenci w trakcie procedury skreślenia.

W jaki sposób są zliczani w formularzu S-10 studenci indywidualnych studiów międzyobszarowych?

Sposób liczenia studentów indywidualnych studiów międzyobszarowych jest opisany tutaj: Zliczanie studentow studiów międzyobszarowych.

Jak należy wprowadzać w formularzu S-10 dane studentów-cudzoziemców studiujących w ramach programów typu Erasmus?

Prawidłowy sposób wprowadzania w sprawozdaniu S-10 danych studentów-cudzoziemców studiujących w ramach programów typu Erasmus jest opisany tutaj: Wprowadzanie w sprawozdaniu S-10 danych studentów-cudzoziemców studiujących w ramach programów typu Erasmus .

Jak należy wprowadzać w formularzu S-12 dane doktorantów-cudzoziemców studiujących w ramach programów typu Erasmus?

Prawidłowy sposób wprowadzania w sprawozdaniu S-12 danych doktorantów-cudzoziemców studiujących w ramach programów typu Erasmus jest opisany tutaj: Wprowadzanie w sprawozdaniu S-12 danych doktorantów-cudzoziemców studiujących w ramach programów typu Erasmus .

Przy pobieraniu raportu źródłowego z wpisaną w polu 'Ogranicz do jednostki podrzędnej' całą uczelnią generuje się pusty plik. Dlaczego?

Prawdopodobnie pobierany jest raport dla studentów lub doktorantów, którzy zazwyczaj są przypisani poprzez studia do konkretnej jednostki podstawowej, która prowadzi dane studia. Jeżeli raport ma dotyczyć całej uczelni, wówczas nie należy ograniczać raportu do żadnej jednostki podrzędnej.

Wszystkie działy zostały uzupełnione na 100%, natomiast całość sprawozdania oznaczona jest na 99%. W związku z czym nie można przejść do kolejnego kroku, czyli wysłania formularza. Dlaczego?

Aby możliwe było przekazanie formularza GUS konieczne jest, aby wszystkie działy były oznaczone na 100 % oraz muszą być uzupełnione wszystkie dane podstawowe.

System wyświetla w polu Stan wygenerowanego raportu na: inny czas niż czas uruchomienia generowania raportu. Dlaczego?

Data i godzina w polu „Stan wygenerowanego raportu na:” nie określają chwili startu generowania raportu, lecz czas ostatniego zadania, które miało wpływ na dane w systemie.

Zeszłoroczny absolwent-cudzoziemiec innej uczelni jest w tym roku studentem na naszej uczelni. Jednak uzyskał już polskie obywatelstwo i ta zmiana została dla niego zarejestrowana w POL-on. Co zrobić, aby na sprawozdaniu uczelni, której był absolwentem policzył się jako cudzoziemiec, natomiast na naszym sprawozdaniu jako Polak?

W sprawozdaniach za rok 2017 generowanych przez POL-on nie są obsługiwane dane historyczne dotyczące zmiany obywatelstwa. Aby osoba, która uzyskała polskie obywatelstwo, została policzona jako cudzoziemiec na sprawozdaniu uczelni, której była absolwentem, ta uczelnia musi:

  • przed wygenerowaniem sprawozdania usunąć zmianę obywatelstwa dla danej osoby (z poziomu edycji jej danych identyfikacyjnych), zapisawszy wcześniej wszystkie dane zarejestrowane w tej zmianie
  • wygenerować sprawozdanie
  • po wygenerowaniu sprawozdania ponownie dodać zmianę obywatelstwa dla tej osoby, wprowadzając dokładnie te dane, jakie zostały usunięte

Przy sprawozdaniu pojawiała się informacja o zmianach w szablonie, które będą uwzględnione po ponownym przeliczeniu. Jednak sprawozdanie naszej uczelni jest już uzupełnione i dane w nim wprowadzone są zgodne ze stanem faktycznym. Czy powinniśmy pomimo to ponownie je przeliczyć?

Opis poprawek wprowadzonych w kolejnych wersjach systemu w szablonie danego typu sprawozdania znajduje się pod adresem https://polon.nauka.gov.pl/polon/wersje-systemu. Jeśli wynika z niego, że nieprawidłowość usunięta przez poprawkę nie występowała w naszym sprawozdaniu, nie ma potrzeby ponownego przeliczania sprawozdania. W przeciwnym razie należy uruchomić jego ponowne przeliczenie.

Sprawozdanie S-12, działy 4 i 5: doktorant uzyskał stopień w trakcie studiów, jest zliczany w odpowiednich kolumnach sekcji 'ogółem na/po studiach', a nie jest zliczany w odpowiednich kolumnach sekcji 'w tym podczas trwania studiów'. Dlaczego?

Najprawdopodobniej przyczyną jest to, że w zawiadomieniu o uzyskaniu stopnia została wprowadzona dyscyplina z klasyfikacji historycznej, natomiast z poziomu studiów doktoranta jest wskazana dyscyplina z aktualnej klasyfikacji. W takiej sytuacji system nie podstaw, aby połączyć te dwie dane i ustalić, czy stopień został obroniony w trakcie studiów (przypadku sekcji „ogółem na/po studiach” wystarczająca jest informacja o kontekście studiów, wprowadzana z poziomu zawiadomienia - dlatego w tej sekcji doktorant jest uwzględniony).

W takiej sytuacji należy wprowadzić komentarz do działu z informacją na temat liczby dodatkowych osób, które powinny być uwzględnione w sekcji „w tym podczas trwania studiów”, i wysyłać sprawozdanie tak jak zostało wyliczone przez system.