Proces dodania nowej osoby rozpoczynamy od użycia przycisku znajdującego się w górnej części listy będącej wykazem studentów, pracowników, doktorantów itd… Po jego kliknięciu uruchamiamy działanie kreatora dodającego osobę. Proces składa się z kilku kroków.

Krok pierwszy - dane osoby

Wprowadzamy podstawowe dane osoby takie jak:

• Obywatelstwo - Cudzoziemiec/ Obywatel Polski;
• PESEL - Jeśli osoba nie jest cudzoziemcem, konieczne jest podanie numeru PESEL;
• Typ dokumentu tożsamości - Pole obowiązkowe przy zaznaczeniu pola „Cudzoziemiec”, o ile wcześniej nie został podany numer PESEL;
• Numer dokumentu tożsamości - Pole obowiązkowe przy zaznaczeniu pola „Cudzoziemiec”, o ile wcześniej został wskazany Typ dokumentu tożsamości;
• Kraj wydania dokumentu tożsamości - Pole obowiązkowe przy zaznaczeniu pola „Cudzoziemiec”, o ile wcześniej został wskazany Typ dokumentu tożsamości.

Może się okazać, że system zna już osobę, którą chcemy dodać (np. w sytuacji, gdy została zarejestrowana jako student innej uczelni). Wówczas należy potwierdzić chęć dodania tej osoby.

Krok drugi - dane osobowe

W kroku drugim dodawania osoby należy wypełnić pola:

• Imię - pole obowiązkowe;
• Drugie imię;
• Przedrostek nazwiska, np. von;
• Nazwisko - pole obowiązkowe;
• Obywatelstwo - pole wyboru, możliwość wybrania więcej niż jednego obywatelstwa (nie dotyczy nauczycieli akademickich oraz pracowników naukowych)
• Płeć
• Rok urodzenia
• Kraj pochodzenia - pole wyboru

Dalsze kroki określają dodatkowe dane różne w zależności od modułu np. dane zatrudnienia dla pracownika lub dane studiów dla studenta.