Weryfikacja i korekta danych przekształcenia

Jednostka, która powstała lub została poszerzona w wyniku przekształcenia, powinna mieć o tym wpis widoczny w danych podstawowych jednostki na zakładce Związki historyczne, na pierwszej liście widocznej na tej zakładce. Wpis informuje o nazwie jednostki, która została przekształcona, o typie przekształcenia oraz od dacie przekształcenia.


Na tej samej zakładce, na drugiej, dolnej liście można także znaleźć informację o jednostkach, na które dane jednostka sama została przekształcona.


Możliwe nieprawidłowości

I. Jeśli górna lista widoczna na zakładce Związki historyczne jest pusta, oznacza to, że:

  • w systemie POL-on nie zostało zarejestrowane przekształcenie, w wyniku którego powstała lub została poszerzona dana jednostka
  • (lub) przekształcenie, w wyniku którego powstała lub została poszerzona dana jednostka nie zostało zarejestrowane prawidłowo (to jest pominięto w nim wskazania na daną jednostkę albo też zamiast przekształcenia zarejestrowano likwidację).

II. Jeśli dana jednostka powstała w wyniku połączenia kilku innych jednostek, a na górnej liście widocznej na zakładce Związki historyczne nie wszystkie z tych jednostek są uwzględnione, oznacza to, że przekształcenie nie zostało zarejestrowane prawidłowo (dla brakujących jednostek w ogóle nie zarejestrowano przekształcenia albo zamiast przekształcenie zarejestrowano likwidację).

III. Błędny rodzaj przekształcenia (np. połączenie zamiast włączenia) lub też błędna data przekształcenia oznacza, że w operacja przekształcenia zawiera błędne dane, wymagające korekty.

IV. Brak daty albo rodzaju przekształcenia przy informacji o przekształceniu oznacza, że podczas zapisu danych przekształcenia mogły zostać naruszone reguły integralności danych i że poprawa tego błędu wymaga przesłania zgłoszenia w systemie POL-on.

V. Inne nieprawidłowości, trudne do prostego sklasyfikowania.

Instrukcje korekty zidentyfikowanych nieprawidłowości znajdują się poniżej.


Korekta nieprawidłowości

Jeżeli istnieją wątpliwości co do sposobu korekty nieprawidłowości w zarejestrowanych danych przekształcenia, jednostka składająca ankietę powinna wysłać zgłoszenie problemu poprzez system zgłoszeń w POL-on z kategorią zgłoszenia „Przekształcenia”. Zgłoszenie powinno zawierać dokładny opis problemu. Następnie jednostka powinna czekać na powiadomienie o usunięciu nieprawidłowości lub też na wskazówki, co powinno zostać wykonane przez pracowników jednostki, aby tę nieprawidłowość usunąć.


Poniżej znajdują się instrukcje, w jaki sposób należy korygować zidentyfikowane nieprawidłowości.

Przyczyna nieprawidłowości: przekształcenie nie zostało w ogóle zarejestrowane w systemie

Aby usunąć nieprawidłowość należy zarejestrować w systemie POL-on brakujące przekształcenie.

Jeśli rodzaj przekształcenia to wydzielenie (podczas którego przekształcana jednostka zachowuje status „Działająca”) wystarczy zarejestrować operację przekształcenia zgodnie z instrukcją dostępna tutaj: Obsługa przekształceń w systemie POL-on

W przypadku pozostałych rodzajów przekształcenia, w wyniku których przekształcana jednostka zmienia status na „Przekształcona” należy:

  • upewnić się, że wszystkie zarejestrowane w systemie POL-on jednostki podrzędne przekształcanej jednostki mają na dzień przekształcenia jednostki nadrzędnej status „Przekształcona” lub 'Zlikwidowana„. Jeśli istnieją takie jednostki podrzędne, które mają na ten dzień status „Działająca” należy dla nich zarejestrować odpowiednio likwidację lub przekształcenie (zgodnie z instrukcją dostępną tutaj: Zmiana statusu jednostki podrzędnej uczelni publicznej lub niepublicznej) albo też, jeśli data zmiany statusu jest nieprawidłowa (późniejsza niż data przekształcenia jednostki nadrzędnej) skorygować tę datę Zmiana statusu jednostki podrzędnej uczelni publicznej lub niepublicznej
  • jeśli przekształcana jednostka posiada uprawnienia do prowadzenia kierunków studiów aktywne na datę przekształcenia należy zwrócić się do MNiSW o ich przeniesienie lub wykreślenie
  • jeżeli już po uporządkowaniu stanu uprawnień do prowadzenia kierunków studiów dla przekształcanej jednostki nadal istnieją studenci aktywni na dzień przekształcania jednostki należy dla nich wprowadzić (lub skorygować, jeśli jest nieprawidłowa) datę wykreślenia lub ukończenia studiów
  • jeżeli dla przekształcanej jednostki istnieją doktoranci aktywni na dzień przekształcenia jednostki należy dla nich wprowadzić (lub skorygować, jeśli jest nieprawidłowa) datę wykreślenia lub ukończenia studiów
  • jeśli dla przekształcanej jednostki istnieją studia doktoranckie aktywne na dzień przekształcenia jednostki należy dla nich zmienić status na „Zlikwidowane” (lub skorygować datę statusu, jeśli jest nieprawidłowa)
  • jeśli jednostka posiada uprawnienia do nadawania stopnia aktywne na dzień przekształcenia, należy zwrócić się do CKSST z prośbą o uporządkowania danych tych uprawnień w systemie POL-on

Po wykonaniu opisanych wyżej operacji należy zarejestrować operację przekształcenia dla jednostki zgodnie z instrukcją dostępna tutaj: Obsługa przekształceń w systemie POL-on

Przyczyna nieprawidłowości: nie dla wszystkich połączonych jednostek zostało zarejestrowane przekształcenie

Nieprawidłowość należy skorygować rejestrując przekształcenie dla tych jednostek, gdzie tego nie dopełniono, w sposób analogiczny jak zostało to opisane w poprzednim punkcie.

Przyczyna nieprawidłowości: podczas rejestracji przekształcenia nie zostały prawidłowo wskazane jednostki powstałe lub poszerzone w wyniku przekształcenia

Należy upewnić się, że data założenia jednostki powstałej lub poszerzonej w wyniku przekształcenia jest prawidłowa i w razie potrzeby należy skorygować tę datę.

Następnie należy skorygować operację przekształcenia w sposób następujący:

  • dla przekształconej jednostki należy wybrać na zakładce Status opcję Koryguj widoczną w kolumnie Akcje przy operacji przekształcenia
  • na formatce, która się wyświetli skorygować odpowiednio wskazanie na jednostki powstałe lub poszerzone w wyniku przekształcenia, a potem zapisać wprowadzone informacje.

Przyczyna nieprawidłowości: podczas rejestracji przekształcenia została podana błędna data przekształcenia

Należy skorygować operację przekształcenia w sposób następujący:

  • dla przekształconej jednostki należy wybrać na zakładce Status opcję Koryguj widoczną w kolumnie Akcje przy operacji przekształcenia
  • na formatce, która się wyświetli skorygować odpowiednio datę, a potem zapisać wprowadzone informacje.

Przyczyna nieprawidłowości: jako przekształcenie został zarejestrowany podział zamiast wydzielenia

Tego typu nieprawidłowość wiąże się ze zmianą statusu jednostki, z której nastąpiło wydzielenie, na „Przekształcona” oraz jej ponowną rejestracją w systemie ze statusem „Działająca”.

Aby skorygować tę nieprawidłowość należy:

  • dla jednostki, gdzie zarejestrowano podział zamiast wydzielenia należy wybrać na zakładce Status opcję Usuń widoczną w kolumnie Akcje przy operacji zmiany statusu na „Przekształcona”,
  • następnie należy odwrócić operacje przenoszące dane jednostki, z której nastąpiło wydzielenie, na zdublowaną jednostkę. Np. W przypadku przeniesionych uprawnień do prowadzenia kierunków studiów pracownik MNiSW powinien usunąć zarejestrowaną w systemie operację przeniesienia uprawnienia. Jeśli dla jednostek podrzędnych jednostki, z której nastąpiło wydzielenie, została zarejestrowane operacja zmiany statusu, po to, aby umożliwić rejestrację podziału dla ich jednostki nadrzędnej, należy usunąć tę operację przywracając tym jednostkom status „Działająca”.
  • po tym, jak dane przeniesione na zdublowaną jednostkę zostały przywrócone właściwej jednostce, należy usunąć zdublowaną jednostkę,
  • następnie dla jednostki, z której nastąpiło wydzielenie, należy zarejestrować przekształcenie (zgodnie z instrukcją dostępną tutaj: Obsługa przekształceń w systemie POL-on) wprowadzając prawidłowy rodzaj przekształcenia.

Przyczyna nieprawidłowości: podczas rejestracji przekształcenia został podany błędny rodzaj przekształcenia

Uwaga: ten punkt nie dotyczy rejestracji podziału zamiast wydzielenia. Instrukcja postępowania w przypadku tej szczególnej nieprawidłowości została opisana punkt wyżej.

Aby skorygować błędny rodzaj przekształcenia w pozostałych przypadkach, należy:

  • upewnić się, że data założenia jednostek powstałych lub poszerzonych w wyniku przekształcenia jest prawidłowa i w razie potrzeby należy skorygować tę datę.
  • dla przekształconej jednostki należy wybrać na zakładce Status opcję Koryguj widoczną w kolumnie Akcje przy operacji przekształcenia
  • na formatce, która się wyświetli skorygować odpowiednio rodzaj przekształcania (i razie potrzeby wskazanie na jednostki powstałe lub poszerzone w wyniku przekształcenia), a potem zapisać wprowadzone informacje.

Przyczyna nieprawidłowości: zastała zarejestrowana likwidacja jednostki zamiast przekształcenia

Należy skorygować nieprawidłowość w sposób następujący:

  • dla jednostki, gdzie zarejestrowano likwidację zamiast przekształcenia należy wybrać na zakładce Status opcję Usuń widoczną w kolumnie Akcje przy operacji zmiany statusu na „Zlikwidowana”
  • następnie zarejestrować dla tej jednostki przekształcenie zgodnie z instrukcją dostępną tutaj: Obsługa przekształceń w systemie POL-on.