Rozporządzenie w sprawie Systemu Informacji o Nauce określiło konieczność sprawozdawania w rozagregowanej formie monografii, w których autorstwo rozdziałów jest oznaczone. W Module Sprawozdawczym PBN monografie te funkcjonują więc jako poszczególne rozdziały. Ankieta Jednostki umożliwia jednak jednostkom naukowym decyzję odnośnie sposobu oceny ich dorobku publikacyjnego – jako całość monografii, w której autorstwo rozdziałów jest oznaczone bądź jako poszczególne jej rozdziały. Realizacji tego założenia służy zakładka Połączone Rozdziały w Widoku Przenoszenie Danych do Ankiety. Na podstawie wprowadzonych do Modułu Sprawozdawczego danych identyfikujących monografię w której znajduje się rozdział (numer ISBN, ISSN, ISMN lub DOI) system wyświetla listę rozdziałów, które można sprawozdać do Ankiety Jednostki jako jedną monografię z oznaczonym autorstwem rozdziałów.

Sposób prezentacji proponowanej przez system monografii z oznaczonym autorstwem rozdziałów widoczny jest na zrzucie ekranu poniżej. Na samej górze wyświetlany jest tytuł monografii (1), która po złożeniu znalazłaby się w naszej Ankiecie Jednostki. Następnie prezentowane są braki danych (2), którymi charakteryzuje się monografia jako całość. Na podstawie zaraportowanych rozdziałów wyświetlana jest również informacja o liczbie arkuszy całej monografii (3). Dalej prezentowany jest znacznik „Autorstwo oznaczone” (4), który będzie zawsze zaznaczony dla składanej monografii. Pod informacjami o monografii, wylistowane zostały rozdziały, które będą stanowiły jej części składowe(5). Po kliknięciu w każdy z rozdziałów możemy zobaczyć dodatkowe informacje w nim zaraportowane.

Aby było możliwe złożenie monografii z rozdziałów konieczne jest usunięcie wszystkich braków alarmowanych przez system ze wszystkich rozdziałów, które mają wejść w skład danej monografii oraz z samej monografii. Aby usunąć braki danego rozdziału należy wybrać przycisk EDYTUJ (6). Przycisk ten przenosi do panelu edycji publikacji w Przeglądzie Modułu Sprawozdawczego. Edycji dokonujemy na takich samych zasadach jak standardowo przyjęto w nowej aplikacji PBN. Komunikat widoczny w prawym górnym roku (7), mówi o tym, że konieczne jest dokonanie poprawek w rozdziałach.

UWAGA! System nie dopuści połączenia rozdziałów i sprawozdania ich jako monografii z autorstwem oznaczonym jeśli zdecydowaliśmy się już przenieść do Widoku Przegląd jeden z rozdziałów składających się na ową publikację. Zakładka Połączone Rozdziały będzie sygnalizowała wystąpienie takiego problemu – jeśli rozdział blokuje możliwość scalenia monografii, wyświetlana będzie przy nim zielona walizka oznaczająca fakt, że zgłosiliśmy już dany rozdział do przesłania do Ankiety Jednostki w POLon (system prezentuje to zdarzenie jak na zrzucie ekranu poniżej (1)). Jeśli nie chcemy sprawozdać pojedynczego rozdziału a całą, scaloną monografię konieczne będzie usuniecie rekordu rozdziału z Widoku Przegląd w Module Danych do Ankiety Jednostki.

Po co łączyć rozdziały w monografie?

Decyzje o tym, czy sprawozdać dorobek naszej jednostki naukowej jako indywidualne rozdziały czy jako monografię z oznaczonym autorstwem rozdziałów podejmuje Importer Publikacji danej jednostki. Przy rozstrzyganiu powinno się wziąć pod uwagę fakt, że pomimo iż do systemu PBN jednostki są zobligowane przekazać wszystkie publikacje stanowiące ich dorobek (zgodnie z rozporządzaniem System Informacji o Nauce) to samej ocenie przez ewaluatorów może zostać poddana tylko konkretna liczba publikacji określana przez zapisy Rozporządzenia ws. Ewaluacji. W przypadku kiedy suma rozdziałów uzyskałaby w procesie oceny tyle samo punktów co złożona z nich monografia z oznaczonym autorstwem rozdziałów, każdy z tych rozdziałów będzie traktowany jako odrębne zdarzenie ewaluacyjne, sukcesywnie wyczerpujące limit publikacji mogących zostać poddanymi ocenie w ramach danej jednostki.

Ta sama monografia uwzględniona jako całość będzie traktowana jako jedno zdarzenie ewaluacyjne i będzie wyczerpywała tylko jeden element z puli elementów, które mogą zostać poddane ocenie dla danej jednostki naukowej. Sprawia to, że jednostka naukowa ma szanse otrzymać większą liczbę punktów dzięki możliwości przekazania większej liczby zbiorczych zdarzeń ewaluacyjnych do oceny.