Należy rozróżnić Moduł Danych do Ankiety Jednostki w systemie PBN od docelowej Ankiety Jednostki w systemie POL-on. Moduł Danych do Ankiety Jednostki przygotowuje jedynie informacje o publikacjach w celu przesłania ich do systemu POL-on.

Aby dane, które gromadziliśmy w Module Sprawozdawczym Polskiej Bibliografii Naukowej zostały przesłane przez system PBN do systemu POL-on (skąd zostaną przekazane dalej w celu dokonania ich ewaluacji) muszą one spełnić wymogi stawiane przez Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12.12.2016 r. w sprawie przyznawania kategorii naukowej jednostkom naukowym i uczelniom, w których zgodnie z ich statutami nie wyodrębniono podstawowych jednostek organizacyjnych, zwanym dalej Rozporządzeniem ws. Ewaluacji.

Poniższa grafika przedstawia działanie Modułu Danych do Ankiety Jednostki w nowej aplikacji Polskiej Bibliografii Naukowej. W ankiecie jednostki wezmą udział jedynie prace, które zostały podane archiwizacji w Module Sprawozdawczym PBN – jest to konieczny warunek wstępny.

Prace zarchiwizowane będą kopiowane do Modułu Danych do Ankiety gdzie staną się obiektem odrębnym względem swojego pierwowzoru w Przeglądzie PBN. Po stronie Modułu Danych do Ankiety nie będzie możliwa edycja danych, które zostały sprawozdane do Modułu Sprawozdawczego. Będzie tam możliwe jedynie dodanie informacji, których Moduł Sprawozdawczy nie zabiera a będą niezbędne w procesie oceny publikacji w Ankiecie Jednostki (np. informacji o czasopiśmie zagranicznym spoza wykazu ministerialnego). Moduł Danych do Ankiety Jednostki podzielony został na dwa widoki funkcjonalne – „Przenoszenie” i „Przegląd”. „Przenoszenie” umożliwia zakwalifikowanie przez Importera Publikacji prac, które chce on przesłać do Ankiety Jednostki. „Przegląd” pokazuje Importerowi jakie publikacje zostaną przesłane przez system PBN do Ankiety Jednostki w systemie POLon. Aby publikacje mogły zostać przeniesione do widoku „Przegląd”, muszą spełnić komplet wymagań określonych przez Rozporządzenie ws. ewaluacji.