Mechanizmy masowego uzupełniania danych w ankiecie

Sposoby na wprowadzenie danych do ankiety w sposób masowy

Z uwagi na duży zakres danych potrzebnych do wprowadzenia do systemu z okresu czterech lat branych pod uwagę do kategoryzacji oraz stosunkowo krótki czas na ich wprowadzenie, biorąc pod uwagę również fakt późnego uchwalenia rozporządzenia dotyczącego przyznwania kategorii, wychodzimy z założenia, iż w procesie uzupełniania danych na potrzeby kategoryzacji istotną rolę będą odgrywały rozwiązania bazujące na masowym ich wprowadzaniu z plików zewnętrznych. Dodatkową zaletą takiego scenariusza uzupełniania danych jest możliwość zebrania wielu rozproszonych informacji od wielu osób, które nie posiadają kont w systemie, ich weryfikację i następne wgranie przy pomocy jednorazowej masowej operacji.

Planujemy stworzenie rozwiązania, które będzie skierowane do pracowników administracyjnych jednostek dysponujących odpowiednią wiedzą merytoryczną do analizy i weryfikacji danych, lecz nie korzystających z narzędzi typu pliki XML lub usługi sieciowe do ich masowej rejestracji w bazie POL-on. Zakładamy jednak odpowiednią wprawę w posługiwaniu się plikami arkuszy kalkulacyjnych (np. ms excel, open office itp.). Takie rozwiązanie polegało by w uproszczeniu na realizacji scenariusza składającego się z czterech kroków:

  1. Pobrania pliku szablonu z odpowiedniej części ankiety jednostki dostępnej w systemie POL-on;
  2. Uzupełnieniu odpowiednich danych w dostępnych kolumnach, bez możliwości zmiany struktury pliku (szablon będzie zablokowany w zakresie modyfikacji kolumn i w niektórych przypadkach wierszy, tylko w wyznaczonych obszarach istniała by możliwość edycji komórek);
  3. Wgrania pliku do systemu przy zapewnieniu odpowiedniej walidacji;
  4. Możliwość eksportu, weryfikacji i iteracyjnego wykonywania scenariusza do momentu uzyskania w pełni wiarygodnych wyników.

Szczegółowe przypadki użycia przedstawione zostaną w kolejnym akapicie.

Masowe zasilenie systemu przy pomocy plików arkuszy kalkulacyjnych

Scenariusz pobrania i uzupełnienia danych w sposób masowy przy pomocy plików arkuszy kalkulacyjnych stanowi uzupełnienie dostępnych interfejsów masowego wprowadzania danych (REST API, XML) dla osób nie dysponujących odpowiednimi narzędziami informatycznymi do ich przygotowania. Jego użycie nie jest planowane jako zastąpienie operacji dostępnych z poziomu masowego importu plików XML. Nie będzie możliwie chociażby dodawanie lub usuwanie danych o pracownikach naukowych, oświadczeniach o zaliczeniu do liczby N, edycji danych osobowych itp. Planujemy jego udostępnienie w pierwszej kolejności do rozdziałów ankiety, które nie znajdują się w obecnej wersji systemu POL-on i będą zbierane wyłącznie pod kątem kategoryzacji takich jak np. dzieła architektoniczne, aplikacje produktu itp. Dodatkowo jego użycie przewidywane jest w obszarach, gdzie konieczne jest uzupełnienie pewnego zestawu danych rozszerzających obecne rejestry systemu POL-on jak np. dodanie informacji o członkostwie oraz mobilności pracowników naukowych. Do realizacji tej operacji wystarczy pobrać z systemu odpowiedni arkusz z zestawem danych identyfikujących pracowników w ramach danej jednostki w okresie objętym parametryzacją, a następnie uzupełnić dane uzupełniające na potrzeby ankiety (takie jak np. mobilność, członkostwo itp.) i wgrać je ponownie do systemu.

Przykładowy plik arkusza do importu danych w ramach działu 5 ankiety: dzieła achitektoniczne

Prosimy o zwrócenie uwagi na puste komórki w kolejnych wierszach pliku.

Masowe wgrywanie załączników

Poprzez zapisy rozporządzenia o kategoryzacji wprowadzano obowiązek dołączania do ankiety skanów dokumentów. Dla dużych jednostek naukowych dołączanie kopii tak szerokiego zakresu dokumentacji będzie bardzo dużym obciążeniem.

Zgodnie z decyzją MNiSW przekazywanie danych faktur w sposób masowy będzie mogło odbywać się poza systemem, na elektronicznych nośnikach danych

Zakres skanów jest określony np. w załączniku 1 do ankiety część B4 w projekcie rozporządzenia:



Web services REST API

Dla części działów ankiety możliwe jest przekazanie danych przy pomocy API w technologi REST dla systemu POL-on. Większość działów nie będzie jednak obsługiwana przy pomocy tego interfejsu z uwagi na fakt, iż ich synchronizacja nie jest wymagana w sposób ciągły, a jedynie raz na cztery lata i wymagają one bardzo dokładnej ręcznej weryfikacji. Dla takich działów jak np. dzieła architektoniczne lub mobilność naukowców wystarczającym rozwiązaniem wydaje się dostarczenie odpowiednich operacji importu z pliku (w tym przypadku arkuszy kalkulacyjnych).

http://polon-test.opi.org.pl/api-rest/

Import masowy plików XML

Systemy POL-on, PBN wyposażone są w mechanizmy importu danych z plików XML w zakresie:

  • Danych o pracownikach (w tym oświadczeniach o zaliczeniu do liczby N, dziedzin/dyscyplin itd.);
  • Publikacji (mechanizm importu systemu PBN)



Synchronizacja z innych systemów

Istnieją również operacje synchronizacji danych z zewnętrznych repozytoriów instytucji zajmujących się przyznawaniem środków na projekty naukowe takie NCN, NCBiR lub repozytoriów zawierających dane o publikacjach:

  • synchronizacja z OSF w zakresie danych pochodzących z baz NCN i NCBiR;
  • synchronizacja danych o projektach naukowych z bazy NCBiR;
  • dane o publikacjach na potrzeby ankiety jednostki pobierane będą z systemu PBN;
  • w systemie PBN prowadzone są prace w zakresie integracji z systemem Web of Science w zakresie danych publikacji;



Zastosowanie wybranych mechanizmów importowych w poszczególnych działach ankiety

Import XML Import XLS API REST Integracja z systemem zewnętrznym
B. DANE KOMPLEKSOWEJ OCENY DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTKI NAUKOWEJ
1. Zatrudnienie przy realizacji badań naukowych lub prac rozwojowych
2. Publikacje i monografie naukowe 1)
3. Działalność innowacyjna
4. Dzieła artystyczne
5. Dzieła architektoniczne lub wzornicze (w grupie nauk ścisłych i inżynierskich)
6. Dzieła architektoniczne lub wzornicze (w grupie nauk o życiu)
7. Uprawnienia do nadawania stopni naukowych oraz stopni w zakresie sztuki
8. Rozwój kadry naukowej 2)
9. Mobilność naukowców
10. Międzynarodowe i krajowe projekty obejmujące badania naukowe lub prace rozwojowe 3)
11. Członkostwo we władzach oraz pełnione funkcje w zagranicznych lub międzynarodowych towarzystwach, organizacjach i instytucjach naukowych, pełnione funkcje redaktora naczelnego czasopisma naukowego znajdującego się na liście JCR oraz członkostwo w zespołach eksperckich
12. Laboratoria badawcze z poświadczeniem uprawnień i wdrożone międzynarodowe systemy jakości
13. Udział w tworzeniu strategicznej infrastruktury
14. Praktyczne efekty badań naukowych lub prac rozwojowych oraz twórczości artystycznej
15. Informacja o najważniejszych osiągnięciach jednostki w okresie, którego dotyczy ankieta w zakresie pozostałych efektów działalności naukowej lub działalności w zakresie sztuki
16. Wykaz wydawanych przez jednostkę naukową czasopism naukowych znajdujących się w części A lub C wykazu Ministra, o których mowa w § 14 ust. 2 pkt 1 i 3 rozporządzenia
17. Wdrożenia wyników badań naukowych lub prac rozwojowych
18. Aplikacje wyników badań naukowych lub prac rozwojowych dokonane przez inne podmioty
19. Informacja o osobie odpowiedzialnej za sporządzenie ankiety
1)
baza PBN
2)
dane o stopniach i tytułach są pobierane z metryczki pracownika zasilanej m.in. poprzez XML i API REST lub rejestru zawiadomień o nadanych stopniach
3)
System OSF oraz baza NCBiR