Wysyłanie ankiety do MNiSW


Przygotowanie ankiety do wysłania




Przed przystąpieniem do wysłania ankiety należy wykonać następujące kroki:

Krok 1 - Weryfikacja ankiety

  • Oznacz wszystkie działy ankiety jako gotowe.
  • Kliknij przycisk „Zweryfikuj dane i oznacz jako gotowe” > „Zweryfikuj dane całej ankiety”.

Po pomyślnym zweryfikowaniu danych, wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat.


Krok 2 - Oznaczenie ankiety jako gotowej do wysłania

  • Kliknij przycisk „Zweryfikuj dane i oznacz jako gotowe” > „Oznacz jako gotowa”.

Po pomyślnym oznaczeniu ankiety jako gotowej, wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat.
Przycisk „Oświadczenie kierownika jednostki” zostanie aktywowany i podświetlony na zielono. Możesz wtedy przystąpić do kolejnego kroku - dodania oświadczenia kierownika jednostki.

Na tym etapie edycja ankiety nie jest już możliwa. Jeśli chcesz powrócić do edycji ankiety, skorzystaj z przycisku „Przywróć do edycji”.


Krok 3 - Dodanie oświadczenia kierownika jednostki

Zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia kierownik jednostki składa, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, na elektroniczną skrzynkę podawczą ministra oświadczenie, że wszystkie informacje zawarte w ankiecie złożonej w systemie oraz dołączonych do niej skanach dokumentów są zgodne ze stanem faktycznym i dokumentacją dostępną w jednostce.

UWAGA

Oświadczenie należy złożyć w systemie POL-on oraz wysłać na skrzynkę podawczą MNiSW.


Dodanie oświadczenia w systemie POL-on:

  • Kliknij przycisk „Oświadczenie kierownika jednostki” > „Pobierz szablon oświadczenia”
  • Wydrukuj, uzupełnij, podpisz i zeskanuj oświadczenie
  • Kliknij przycisk „Oświadczenie kierownika jednostki” > „Dodaj oświadczenie”
  • Wybierz na komputerze plik ze skanem oświadczenia, który chcesz dodać do systemu POL-on (format pdf, max rozmiar pliku 1024 kB)


Po pomyślnym dodaniu pliku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.
Aby usunąć oświadczenie, użyj przycisku „Oświadczenie kierownika jednostki” > „Podgląd/usunięcie oświadczenia”.

Wysłanie oświadczenia na skrzynkę podawczą MNiSW
To samo oświadczenie wyślij na skrzynkę podawczą MNiSW w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Po wykonaniu powyższych kroków, przycisk „Wyślij ankietę do MNiSW” zostanie aktywowany i podświetlony na zielono – możesz wtedy przystąpić do wysyłania ankiety.


Wysyłanie ankiety




Wysłanie ankiety jest możliwe, gdy przycisk „Wyślij ankietę do MNiSW” jest aktywny (podświetlony na zielono). Jeśli funkcja ta jest nieaktywna, należy najpierw przygotować ankietę do wysłania postępując według instrukcji zamieszczonej powyżej „Przygotowanie ankiety do wysłania”.

W celu wysłania ankiety kliknij przycisk „Wyślij ankietę do MNiSW”. System wyświetli ekran wysyłania ankiety, składający się z trzech kroków:

1. Sprawdź plik oświadczenia o zgodności danych w ankiecie ze stanem faktycznym

Przed wysłaniem ankiety możliwy jest podgląd i weryfikacja pliku z oświadczeniem kierownika jednostki, który został wcześniej dodany do systemu.
Jeśli plik jest niepoprawny, możesz go usunąć i dodać nowe oświadczenie kierownika jednostki z poziomu ekranu głównego.
Aby usunąć plik z oświadczeniem:

  • Kliknij „Anuluj”, aby powrócić do ekranu głównego,
  • Usuń plik za pomocą przycisku „Oświadczenie kierownika jednostki” > „Podgląd/usunięcie oświadczenia”.

Aby dodać nowe oświadczenie:

  • Kliknij przycisk „Oświadczenie kierownika jednostki” > „Dodaj oświadczenie”,
  • Wybierz na komputerze nowy plik ze skanem oświadczenia, który chcesz dodać do systemu POL-on (format pdf, max rozmiar pliku 1024 kB).


Uwaga To samo oświadczenie wyślij na skrzynkę podawczą MNiSW w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

2. Uzupełnij informacje dotyczące terminu przekazania do MNiSW skanów faktur dla działu 14. i 17.

Krok dotyczy jednostek, które przekazały do MNiSW skany faktur dla działu 14 i 17 ankiety na zewnętrznych nośnikach danych (Szczegóły).
Jeśli Twoja jednostka skorzystała z możliwości złożenia skanów faktur na elektronicznych nośnikach danych:

  • Zaznacz opcję: „Skany faktur dotyczące działu 14 i działu 17 zostały przesłane/dostarczone do MNiSW” na zewnętrznych nośnikach danych.
  • Wprowadź datę nadania przesyłki lub dostarczenia do MNiSW skanów faktur (pole wymagane).


Uwaga Jeśli zaznaczysz opcję „Skany faktur przesłane/dostarczone do MNiSW” i nie wprowadzisz daty, wysłanie ankiety nie będzie możliwe.
Jeśli Twoja jednostka nie skorzystała z możliwości złożenia skanów faktur na elektronicznych nośnikach danych, pole nie jest wymagane.

3. Dodaj wyjaśnienia

Przed wysłaniem ankiety istnieje możliwość dodania plików z wyjaśnieniami w celu dodatkowego uzasadnienia bądź uzupełnienia informacji złożonych w ankiecie.
W tej sekcji możliwy jest również podgląd pliku z wyjaśnieniami dotyczącymi rozbieżności liczby N, jeśli został wcześniej dodany do systemu POL-on (dotyczy jednostek, które zgodnie z § 13 ust. 5 Rozporządzenia, dokonują w ankiecie szczegółowego wyjaśnienia powodów różnic w liczbie N).

Aby dodać plik z wyjaśnieniami:

  • Kliknij „Wybierz”, a następnie dodaj plik z wyjaśnieniami (format pdf, max rozmiar pliku 10 MB).

Nazwa dodanego pliku pojawi się w polu „Wybrany plik z wyjaśnieniami”.
Aby usunąć/zmienić plik z wyjaśnieniami:

  • Kliknij „Usuń” przy polu z nazwą pliku, który chcesz usunąć, a następnie dodaj nowy plik z wyjaśnieniami.

Uwaga Dodanie wyjaśnień jest opcjonalne i nie wpływa na możliwość wysłania ankiety.


4. Akcja wysłania ankiety

Aby wysłać ankietę kliknij „Wyślij”, a następnie ostatecznie potwierdź wysłanie ankiety do MNiSW. (Możesz jeszcze zrezygnować z wysłania ankiety kilkając „anuluj”)
Status ankiety zostanie zmieniony na „Wysłana do ministerstwa”. Wysłaną ankietę można pobrać z poziomu ekranu głównego za pomocą przycisku „Zbiorczy raport”. Dostępne są dwie opcje: Zamów raport pdf lub Pobierz raport XML.