Skany dokumentów potwierdzających
Zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie przyznawania kategorii naukowej jednostkom naukowym i uczelniom, w których zgodnie z ich statutami nie wyodrębniono podstawowych jednostek organizacyjnych
§3
2. Jednostka składa ankietę w systemie, z tym że:
1) kartę wdrożenia produktu, o której mowa w części B ust. 17 załącznika nr 1 do rozporządzenia i
2) kartę aplikacji produktu, o której mowa w części B ust. 18 załącznika nr 1 do rozporządzenia
– w formie skanów.
4. Do ankiety jednostka dołącza, w formie skanów, kopie następujących dokumentów:
1) potwierdzających uzyskanie patentu lub prawa ochronnego;
2) faktur potwierdzających wdrożenie wynalazku oraz przychody w złotych dotyczące parametrów, o których mowa w § 17 ust. 1 pkt 2–4;
3) potwierdzających zastosowanie praw ochronnych lub autorskich.
Wielkości plików oraz formaty jakie można dołączyć do ankiety bezpośrednio w systemie POL-on
| Obszar | Maksymalny rozmiar | Format pliku |
|---|---|---|
| Otrzymane patenty | 1024,00 kB | |
| Prawa ochronne, Prawa z rejestracji | 1024,00 kB | |
| Wyłączne prawo do odmiany roślin | 1024,00 kB | |
| Wykorzystane prawa autorskie | 1024,00 kB | |
| Wdrożenia | 1024,00 kB | |
| Efekty praktyczne | 1024,00 kB | |
| Aplikacje produktu | 1024,00 kB |
Instrukcja przesyłania skanów faktur potwierdzających wdrożenie wynalazku oraz środki finansowe i przychody w złotych na elektronicznych nośnikach danych poza systemem POL-on
Komunikat MNiSW w sprawie masowego przekazywania danych o fakturach
Uwzględniając zgłaszane przez środowisko naukowe postulaty dotyczące zmniejszenia obowiązków administracyjnych związanych z przygotowaniem danych do ankiety, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego zdecydowało o możliwości przesyłania skanów faktur na elektronicznych nośnikach danych poza systemem POL-on, w sytuacji gdy ich liczba przekracza w jednostce naukowej 500 sztuk.
Poniżej znajdują się instrukcje techniczne związane z procesem przygotowania i przesyłania danych na nośnikach. Zachowanie poniższych zasad umożliwi powiązanie załączonych plików z raportowanymi elementami dorobku jednostki naukowej, sprawozdawanymi w ankiecie oraz jego dalsze prawidłowe procesowanie na etapie ewaluacji.
Reguły skanowania, zapisywania na nośniku i nazywania plików skanów dokumentów:
- Dopuszczalne nośniki danych: płyta CD, DVD, pendrive, dysk zewnętrzny;
- Dopuszczalny format skanów: pdf, rekomendowana rozdzielczość od 200 do 260 dpi;
- Organizacja plików na nośniku: pliki należy umieścić w katalogach zgodnie z określoną strukturą (szczegółowa instrukcja poniżej);
- Nośnik powinien zostać oznaczony kodem jednostki składającej ankietę z systemu POLON (szczegółowa instrukcja poniżej).
Struktura katalogów na nośniku
W celu zapewnienia odpowiednich powiązań pomiędzy danymi przekazywanymi na płycie na dorobkiem raportowanym w ankiecie konieczne będzie zachowanie odpowiednie struktury katalogów wraz metadanymi. W tym celu zostanie w systemie POL-on udostępniona opcja automatycznego generowania metadanych dla praktycznego efektu oraz wdrożenia, dla którego wysyłane będą potwierdzenia przychodów.
Szczegółowa instrukcja dotycząca tworzenia struktury danych na nośnikach zewnętrznych