Zgodnie z art. 4c ust. 3 pkt 5 oraz ust. 13 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2016 r. poz.2045), System Informacji o Nauce obejmuje dane o działalności badawczo-rozwojowej jednostek naukowych i jej efektach, oraz zawiera informacje o realizowanych krajowych i międzynarodowych projektach obejmujących badania naukowe lub prace rozwojowe. Zgodnie z ww. ustawą, dane i informacje zawarte w systemie są powszechnie dostępne (z wyłączeniem informacji o przychodach jednostki oraz danych osobowych pracowników naukowych zatrudnionych w jednostkach naukowych przy realizacji badań naukowych lub pracach rozwojowych w ramach stosunku pracy). Również rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 grudnia 2016 r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania kategorii naukowej jednostkom naukowym i uczelniom, w których zgodnie z ich statutami nie wyodrębniono podstawowych jednostek organizacyjnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2145), nie zawiera szczególnych uregulowań dotyczących wymogu zamieszczania w ankiecie, danych i informacji chronionych tajemnicą przedsiębiorstwa, ich przetwarzania, udostępniania w tym m.in. członkom Komitetu Ewaluacji Jednostek Naukowych oraz zespołów ewaluacyjnych. Rozporządzenie uregulowało tylko sposób przeprowadzania kompleksowej oceny, jakości działalności naukowej lub badawczo-rozwojowej jednostek naukowych prowadzących badania naukowe lub prace rozwojowe na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa, objęte ochroną informacji niejawnych.

Zgodnie z § 7 ust. 1 i § 27 rozporządzenia, na podstawie informacji zamieszczonych w ankiecie, kompleksową ocenę przeprowadza się w dwóch etapach. W pierwszym etapie jednostka naukowa, podlega ocenie na podstawie informacji zawartych w ankiecie, w drugim etapie, ocenia się efekty działalności naukowej lub badawczo-rozwojowej na rzecz obronności i bezpieczeństwa, w szczególności na podstawie poziomu naukowego realizowanych przez tę jednostkę badań naukowych lub prac rozwojowych i osiągniętych wyników. Ocenę w drugim etapie przeprowadza się w siedzibie jednostki naukowej przez zespół ewaluacji, w skład, którego wchodzą eksperci posiadający poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „tajne”, uzyskane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1167 i 1948) w tym eksperci wskazani przez Ministra Obrony Narodowej lub ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Ocenę, zgodnie z powyższym trybem, KEJN przeprowadza tylko w przypadku wystąpienia ocenianej jednostki do ministra z wnioskiem o jej przeprowadzenie zgodnie z powyższymi zasadami.

Ponadto, zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia, jednostka naukowa, przedstawia w ankiecie tylko informacje niepodlegające ochronie. Informacje o realizacji krajowych i międzynarodowych projektów obejmujących badania naukowe, zawierające klauzury dotyczące zachowanie poufności danych, nie powinny być umieszczane w POL-onie jak również ankiecie i ogólnie dostępne. Byłoby to, bowiem naruszeniem warunków umownych, a niedotrzymanie warunków poufności (publiczny dostęp do danych projektu), mógłby skutkować karami finansowymi oraz narażeniem jednostki na procesy sądowe, których skutki musiałaby ponieść jednostka naukowa, lub budżet państwa w przypadku gdyby Ministerstwo wymagała umieszczania tych danych w POL-onie lub ankiecie jednostki naukowej.

W przypadku umów o komercyjnym charakterze zawieranych przez jednostki naukowe, jeśli z umowy zawieranej w tej sprawie wynika, że mamy do czynienia np. z tajemnicą przedsiębiorstwa, która może zostać wyrażona poprzez zastrzeżenie poufności poszczególnych jej postanowień, ewentualnie z inną informacją podlegającą ochronie na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa, kierownika jednostki jest zwolniony z ustawowego obowiązku wprowadzania do systemu POL-on danych i informacji wynikających z realizacji projektów o tym charakterze. To na jednostce ciąży obowiązek zapewnienia ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa obwarowaną kontraktem wiążącym jednostkę naukową z przedsiębiorcą jak również podjęcie decyzji czy taką informację umieścić w Systemie Informacji o Nauce oraz ankiecie składanej w celu przyznawania przez Ministra kategorii naukowej jednostce naukowej.

Często zadawane pytania - Indeks Definicje i wyjaśnienia