Sprawozdania są widoczne dla podmiotów zobowiązanych do ich złożenia w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych POL-on 2.0. Aby wypełnić formularze sprawozdań lub zaimportować pliki z danymi potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN  nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do modułu INST_FIN_PODGLAD pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.

Jeśli nie posiadasz roli do modułu, zgłoś potrzebę jej otrzymania u administratora systemu POL-on w swojej instytucji (osoba z rolą INST_ADM lub INST_NAUK_ADM).

 Typ sprawozdania Podmioty sprawozdające Termin złożenia Zmiany w stosunku do poprzedniego okresu sprawozdawczego/Uwagi
Sprawozdanie finansowe za rok 2020 uczelnie publiczne oraz uczelnie kościelne finansowane na zasadach uczelni publicznych:Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,

  • Akademia Ignatianum w Krakowie,
  • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  • Papieski Wydział Teologiczny w Warszawie,
  • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu oraz
  • Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie
30 czerwca 2021 r. Import danych za pomocą pliku XML, sekcja Funduszy specjalnych jako formularz w systemie
Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020 Formularz w systemie, brak możliwości zasilania za pomocą pliku Excel
Plan rzeczowo-finansowy na rok 2021 Formularz w systemie, brak możliwości zasilania za pomocą pliku Excel
Sprawozdanie z wykorzystania subwencji za rok 2020 uczelnie publiczne podlegające pod ministerstwo oraz uczelnie kościelne rozliczane na zasadach publicznych:

  • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II w Lublinie,
  • Akademia Ignatianum w Krakowie,
  • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  • Akademia Katolicka z Warszawie (do 31 lipca 2020 r. Papieski Wydział Teologiczny w Warszawie),
  • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
  • Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie

instytuty PAN, instytuty badawcze,

instytuty międzynarodowe, uczelnie niepubliczne oraz PAU, które otrzymały subwencję w roku 2020

Formularz w systemie, w dziale D możliwość dodawania wierszy
Sprawozdanie finansowe za rok 2020
  • Centrum Łukasiewicz,
  • Instytuty Sieci Łukasiewicz
Import danych za pomocą pliku XML, dodatkowo przy wysyłaniu sprawozdania wymagane załączenie opinii biegłego do sprawozdania finansowego.
Plan finansowy za rok 202 oraz na rok 2021 Import pliku PDF

Objaśnienia Ministerstwa (pliki do pobrania)

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania subwencji (docx)

Objaśnienia do sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020 dla uczelni publicznych (docx)

Objaśnienia do planu rzeczowo-finansowy na rok 2021 dla uczelni publicznych (docx)

Proces składania sprawozdania oraz towarzyszące mu statusy są analogiczne do składania pozostałych sprawozdań w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Aktualny status sprawozdania widać zawsze:

  • na kaflu z nazwą sprawozdania,
  • obok nagłówka strony (tytułu sprawozdania )

– w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

Ścieżka czynności i statusy

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

  • Uzupełnienie formularza w systemie (Sprawozdanie z wykorzystania subwencji za rok 2020, Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020, Plan rzeczowo-finansowy na rok 2021) lub Import pliku XML (Sprawozdanie finansowe za rok 2020 – uczelnie, Sprawozdanie finansowe za rok 2020 – CŁ, ISŁ) lub Import pliku PDF (Plan finansowy za rok 2020 i na rok 2021 – CŁ, ISŁ)
  • Zatwierdzenie sprawozdania
  • Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  • Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  • Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  • Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Przejdź do wpisów dedykowanych konkretnym sprawozdaniom, aby zapoznać się z etapem uzupełniania sprawozdania.

Proces zatwierdzania i wysyłania sprawozdania jest identyczny dla wszystkich sprawozdań i został opisany poniżej.

Zatwierdzenie sprawozdania

Niezbędnym wymogiem do zatwierdzenia sprawozdania jest uzupełnienie sekcji dane osoby do kontaktu. Wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby (imię, nazwisko, telefon, email). Zapisz dane za pomocą przycisku zapisu.

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Uwaga! Po zatwierdzeniu planu, zostaje zablokowana możliwość edycji sprawozdania.

W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone”.

Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku Cofnij zatwierdzenie. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania do ministerstwa.

Wysłanie sprawozdania do Ministerstwa

Zatwierdzone sprawozdanie należy wysłać do ministerstwa za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (uczelnia – rektor, instytut – dyrektor), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.
  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych(koniecznie w formacie pdf!). Zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Do sprawozdania możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, jeśli takie posiadasz. Zostaną one wysłane do ministerstwa razem ze sprawozdaniem. Dodatkowe pliki mogą mieć format: docxlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłane do ministerstwa”.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa.

Weryfikacja sprawozdania przez Ministerstwo

W wyniku poprzedniego kroku, dane planu zostają udostępnione ministerstwu. Ministerstwo zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku ministerstwo może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać plan rzeczowo-finansowy z powrotem do korekty;
  • zatwierdzić plan rzeczowo-finansowy (od razu albo po powrocie z korekty).

Jeśli w wyniku weryfikacji ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Odesłane do korekty”.

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami.

Wysłanie sprawozdania do ministerstwa po korekcie

Wyślij poprawiony plik sprawozdania do ministerstwa, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do ministerstwa powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – ministerstwo zatwierdza sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.