Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce

Art. 350. 1. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych obejmuje:
3) sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365;

Rozporządzenie Ministra Szkolnictwa Wyższego i Nauki z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§16. 1. Rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego, prezes Polskiej Akademii Umiejętności i osoba kierująca innym podmiotem prowadzącym głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły posiadającym siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza do bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych odpowiednio:
3) sprawozdania z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 ustawy, składane w trybie art. 427 ust. 1 ustawy, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania ministra do jego złożenia;
2. Danych zamieszczonych w bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych nie aktualizuje się, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 350 ust. 1 pkt 3 ustawy. Dane te aktualizuje się w przypadku wezwania przez ministra, w terminie wskazanym w wezwaniu.
3. Dane zamieszczone w bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych:
1) oznacza się jako archiwalne po upływie roku od dnia ich wprowadzenia do bazy, określonego zgodnie z ust. 1;
2) usuwa się po upływie 10 lat, liczonych od roku następującego po roku, w którym nastąpiło oznaczenie tych danych
jako archiwalne.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

Do złożenia sprawozdania zobowiązane są publiczne uczelnie akademickie:

  • uczelnie IDUB (Inicjatywa doskonałości – Uczelnia badawcza),
  • pozostałe akademickie (w tym kościelne).

Formularz składa się z 3 części:

  1. Współpraca międzynarodowa
  2. Pracownicy cudzoziemcy
  3. Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB).

Część 1 i 2 formularza wypełniają uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez ministerstwo i 5 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych:

  • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
  • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
  • Akademia Katolicka w Warszawie,
  • Akademia Ignatianum w Krakowie.

Część 3 formularza dotyczycącą projektów wypełnia tylko 9 uczelni IDUB:

  • Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie,
  • Politechnika Gdańska,
  • Politechnika Śląska,
  • Politechnika Warszawska,
  • Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu,
  • Uniwersytet Jagielloński w Krakowie,
  • Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu,
  • Uniwersytet Warszawski,
  • Uniwersytet Wrocławski.

Publiczne uczelnie zawodowe nie składają ww. formularza.

Termin złożenia formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji  upływa: 28 lutego.

Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_PR_SPR nadana na całość uczelni.

Aby uzupełnić formularz danych na potrzeby subwencji, po zalogowaniu do POL-on 2.0 wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych z rozwijanego menu po lewej stronie. Ustaw rok sprawozdawczy, a następnie przejdź do wybranego sprawozdania.

Brak danych do sprawozdania

Jeśli twoja jednostka nie posiada danych do przekazania oznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania, a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz”.

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji.

Jeśli wprowadzisz jakeś informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz trwale wprowadzone informacje, po uprzednim ostrzeżeniu przez system.

W przypadku tego sprawozdania po odznaczeniu checkboxa sprawozdanie zostanie przywrócone do stanu w jakim było w momencie udostępnienia (Do części 1 zostaną ponownie wgrane aktywne umowy  z poprzedniego roku. Informacje wprowadzone przez ciebie do formularza nie zostaną przywrócone).

Wprowadzenie danych do sprawozdania

Jeśli twoja jednostka posiada dane do przekazania, przejdź w dół – do sekcji z częściami sprawozdania.

Współpraca międzynarodowa

W części 1 formularza znajdziesz zmigrowane automatycznie aktywne umowy za zeszły rok. Możesz poprawić lub  usunąć takie umowy, korzystając odpowiednio z ikony ołówka lub śmietnika.

Umowa jest „aktywna”, jeśli przynajmniej jeden dzień z tej umowy mieści się w okresie sprawozdawczym dla subwencji danego roku – w tym przypadku będzie to rok akademicki 2020/2021 (01.10.2020-30.09.2021), a w jej ramach w danym roku akademickim przynajmniej jeden student/doktorant/nauczyciel akademicki wyjechał lub przyjechał.

Dane w tabeli możesz posortować rosnąc lub malejąco według numeru umowy/porozumienia.

W kolumnie Dziedzina/dyscyplina możesz znaleźć link aktywny „pokaż więcej>”. Występuje on w przypadku kiedy w umowie wskazano więcej niż dwie dyscypliny. Kliknięcie w link powoduje wyświetlenie wszystkich dziedzin i dyscyplin przypisanych do umowy.

Aby przejść do szczegółów umowy użyj linku aktywnego ukrytego pod atrybutem Rodzaj lub Nr umowy/porozumienia.

Aby dodać nową umowę do zestawienia kliknij w przycisk „Dodaj umowę”, a następnie uzupełnij formularz od góry do dołu, wybierając dane z rozwijanych menu lub wprowadzając informacje z klawiatury.

W danych podstawowych wskaż lub uzupełnij obowiązkowo:

  • Rodzaj (porozumienie, umowa)
  • Numer porozumienia lub umowy (uwzględniając umowy dotyczące współpracy w zakresie wspólnego prowadzenia badań, projektów naukowych, wdrożeniowych i innowacyjnych)
  • Nazwę partnera
  • Kraj pochodzenia partnera (system podpowie ci kraj, po wprowadzeniu kilku pierwszych liter nazwy)
  • Miasto pochodzenia partnera
  • Status (aktywny, nieaktywny)
  • Okres trwania umowy od
  • Zakres współpracy

„Okres trwania umowy do” jest pozycją, która może pozostać pusta.

W przypadku umów na czas nieokreślony wskazane jest oznaczenie właściwego checkboxa.

W kolejnym kroku wskaż dyscyplinę. W tym celu użyj przycisku „Dodaj”, a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu. Aby dodać kolejną dyscyplinę – powtórz ten proces.

Wprowadź informacje dotyczące studentów i doktorantów podając liczbę:

  • Przyjeżdżających na okres co najmniej 3 miesięcy,
  • Wyjeżdżających na okres co najmniej 3 miesięcy.

Analogicznie podaj informację o liczbie nauczycieli akademickich:

  • Przyjeżdżających,
  • Wyjeżdżających.

Zapisz formularz korzystając z przycisku zapisu znajdującego się na dole strony.

Zapisaną umowę możesz usunąć lub skorygować, korzystając z właściwych przycisków.

Pracownicy cudzoziemcy

W części 2 dotyczącej pracowników cudzoziemców użyj przycisku  „Uzupełnij”, aby przejść do trybu edycji.

Wprowadź liczbę pracowników niebędących obywatelami polskimi posiadających tytuł profesora lub zatrudnionych na stanowisku profesora uczelni w innej uczelni, zagranicznej uczelni lub zagranicznej instytucji naukowej lub na stanowisku profesora instytutu w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym, które w poprzednim roku akademickim przeprowadziły co najmniej 60 godzin zajęć dydaktycznych w i-tej publicznej uczelni akademickiej (z wyłączeniem osób pozostających z uczelnią w stosunku pracy).

Zapisz formularz przyciskiem zapisu.

Zapisaną liczbę możesz poprawić za pomocą korekty.

Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa

W części 3 Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont (dostępnej dla uczelni IDUB) użyj przycisku „Uzupełnij”, aby przejść do trybu edycji.

Uzupełnij informacje wprowadzając numer umowy oraz wskazując rolę w projekcie. Do wyboru masz następujące role:

  • Beneficjent
  • Partner
  • Lider

Można wybrać tylko jedną rolę dla danej umowy.

Kolejną umowę możesz dodać za pomocą przycisku „Dodaj kolejną umowę”. Dodane pozycje możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika, znajdującego się po prawej stronie danej pozycji.

Po uzupełnieniu umów zapisz wszystkie dane za pomocą przycisku na dole strony.

W przypadku błędu lub braku po zapisie dostępna jest opcja korekty.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz  zatwierdzić dane sprawozdania.

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania. Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, będziesz zmuszony uzupełnić je w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie.

W sekcji Dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj”. Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu.

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie.

Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych. Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać je do pliku.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać oświadczenie o zgodności wprowadzonych danych ze stanem faktycznym.

Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do edycji sprawozdania. Aby dokonać poprawek w formularzu skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”.

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmian trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa.

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu.

Jeśli chcesz możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie”.

Po wysłaniu sprawozdania zmienia się jego status na „Wysłany”.

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania go przez ministerstwo do korekty (o ile będzie to konieczne).