Author Archive

Poprawność dokumentu w sprawozdaniach GUS

W metodologii wyliczeń sprawozdań do GUS  brane są pod uwagę dokumenty o statusie poprawnym. Weryfikacja poprawności danych odnosi się do dokumentów zarejestrowanych w modułach:

  • Osoby ubiegające się o stopień doktora,
  • Postępowania awansowe.

Poprawność danych sprawdzana jest na podstawie następujących założeń:

  1. W Osobach ubiegajacych się o nadanie stopnia doktora bierzemy pod uwagę dane, gdy:
  • dokument jest wypełniony poprawnie, lub
  • dokument zawiera błędy tylko wtedy gdy (łącznie):
    • brak danych o promotorze,
    • data rozpoczęcia kształcenia < 3 miesiące od daty aktualnej (instytucja ma 3 miesiące na wyznaczenie promotora),
    • pozostałe wymagane dane są uzupełnione:
      • Dane osobowe (PESEL/lub dok. tożsamości, imię, nazwisko, płeć, rok urodzenia, obywatelstwo)
      • Dane kształcenia (data rozpoczęcia kształcenia, nazwa szkoły doktorskiej nazwa albo zakres programu kształcenia, dyscyplina),
      • Dane stypendium – jeśli doktorant jest uprawniony do pobierania stypendium,
        (wysokość stypendium doktoranckiego -brutto, zwiększenie stypendium),
      • Dyscyplina/­y, w których przygotowywana jest rozprawa doktorska,
        (dziedzina, dyscyplina, data od),
    • Ocena śródokresowa – nie musi być wypełniona.

W pozostałych przypadkach dane osób ubiegających się o nadanie stopnia doktora nie są uwzględniane w wyliczeniach.

2. W module Postępowania awansowe bierzemy pod uwagę dane, gdy:

  • dokument jest wypełniony poprawnie, lub
  • dokument zawiera błedy tylko wtedy, gdy (łącznie):
    • postępowanie ma status w toku
    • dane osobowe są kompletne
    • dziedzina jest wprowadzona
    • data wszczęcia jest wprowadzona
    • tytuł rozprawy jest wprowadzony
    • data złożenia rozprawy jest wprowadzona
    • gdy rozprawa, której przedmiot objęty jest tajemnicą prawnie chronioną = Tak → Rozprawa nie musi być wypełniona (tj. rozprawa, streszczenie PL, streszczenie ENG, opis PL, opis ENG)
    • gdy rozprawa, której przedmiot objęty jest tajemnicą prawnie chronioną = Nie → Rozprawa musi być wypełniona z założeniem, że:
      • gdy praca pisemna w języku PL:
        rozprawa + streszczenie ENG – wprowadzone
      • gdy praca pisemna NIE w języku PL:
        rozprawa + streszczenie PL + streszczenie ENG – wprowadzone
      • gdy praca NIE pisemna:
        opis PL + opis ENG wprowadzone

W pozostałych przypadkach dane Postępowania awansowego nie są uwzględniane w wyliczeniach.

Zmiany zostały wprowadzone zgodnie z zapowiedzią w komunikacie.

Sprawozdawczość GUS za 2023 rok – Federacje

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu sprawozdanie S12-F należy przekazać do 31 stycznia 2024 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2023 r.).

W systemie POL-on w module GUS-sprawozdania zostało udostępnione sprawozdanie S-12-F.

Stosownie do ustaleń, przypominamy, iż możliwe jest wykazanie danych dotyczących szkoły doktorskiej oraz stopni doktora uzyskanych w ramach studiów doktoranckich przez federację albo jednostki uczestniczące. Wskazujemy w tym zakresie na działy: 4-11.

Podstawa prawna: USTAWA z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 173 ust. 5 „Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie: 1) nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki; 2) kształcenia doktorantów;”

UWAGA! W tym roku Federacje będą sprawozdawały w module GUS – sprawozdania.

Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on, a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

Dostęp do operacji wymaga posiadania ról:

  • FED_PR_SPR (wgranie pliku)
  • FED_PR_SPR_PODGLAD (podgląd)

Objaśnienia do sprawozdań i pełna metodologia wyliczeń dostępna jest we wpisie Sprawozdawczość GUS za 2023 rok.

Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2022

Podstawy prawne

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r.  Art. 350. 1-3.

Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

 Aktualnie sprawozdanie w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze. Nie ma możliwości załączania sprawozdania w postaci pliku Excel. 

 Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji. 

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

  1. Uzupełnienie formularza w systemie POL-on
  2. Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
  3. Zatwierdzenie sprawozdania
  4. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  5. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Aby wypełnić sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania. Edycja formularza dostępna jest pod przyciskiem „Uzupełnij” w zakładce Dane sprawozdania.

 Uzupełniaj sekcje formularza w kolejności. Zanim wypełnisz dane w Dziale I wprowadź informacje o dotacjach. 

Poniżej możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza:

Objaśnienia do sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2022 dla uczelni publicznych (pdf)

Uczelnie wojskowe (nadzorowane przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV.

W dziale II planu rzeczowo-finansowego można wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni. Aby dodać fundusz utworzony przez uczelnię należy skorzystać z przycisku Dodaj fundusz. Wyświetli ci się dodatkowa formatka umożliwiająca wpisanie nazwy oraz danych funduszu.

Plan rzeczowo-finansowy na rok 2023

Podstawy prawne

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r.  Art. 350. 1-3.

Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

Aktualnie sprawozdanie w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze. Nie ma możliwości załączania sprawozdania w postaci pliku Excel. 

 Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji. 

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

  1. Uzupełnienie formularza w systemie POL-on
  2. Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
  3. Zatwierdzenie sprawozdania
  4. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  5. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Aby wypełnić plan rzeczowo-finansowy, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania. Edycja formularza dostępna jest pod przyciskiem „Uzupełnij” w zakładce Dane sprawozdania.

 Uzupełniaj sekcje formularza w kolejności. Zanim wypełnisz dane w Dziale I wprowadź informacje o dotacjach. 

Poniżej możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza:

 Uczelnie wojskowe (nadzorowane przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV. 

 W dziale II planu rzeczowo-finansowego można wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni. Aby dodać fundusz utworzony przez uczelnię należy skorzystać z przycisku Dodaj fundusz. Wyświetli ci się dodatkowa formatka umożliwiająca wpisanie nazwy oraz danych funduszu.

Zatwierdzanie sprawozdania

Proces zatwierdzania i wysyłania sprawozdania oraz kolejne jego losy przebiegają analogicznie do ścieżki opisanej tu.

Objaśnienia do sprawozdań z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego za rok 2022

  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania środków na stypendia ministra
    dla wybitnych młodych naukowców w 2022 roku (instytucje prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły): OBJAŚNIENIA 2022 INSTYTUCJE SdWMN
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania środków na stypendia ministra
    dla wybitnych młodych naukowców w 2022 roku (instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe):  OBJAŚNIENIA 2022 INSTYTUTY SdWMN
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra w 2022 roku (instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe): OBJAŚNIENIA 2022 INSTYTUTY
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra w 2022 roku (uczelnie niepubliczne): OBJAŚNIENIA 2022 NIEPUBLICZNE
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra w 2022 roku (uczelnie publiczne, uczelnie kościelne otrzymujące dotację na zasadach określonych dla uczelni publicznych): OBJAŚNIENIA 2022 PUBLICZNE

Nowe dyscypliny i zmiana nazw dyscyplin w oświadczeniach o dyscyplinie i zaliczeniu do liczby N

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu  31.01.2023 r. weszła w życie  Ustawa z dnia 13 stycznia 2023 r. o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz niektórych innych ustaw. Zgodnie z jej zapisami:

W przypadku zmiany w klasyfikacji dziedzin i dyscyplin polegającej na zmianie:

  • nazwy dyscypliny,
  • przyporządkowania dyscypliny do dziedziny 

osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej SKŁADA oświadczenie, o którym mowa w ust. 7, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 3, na mocy których zmiany te nastąpiły;

zgodnie z art. 11 - osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej składa pierwsze oświadczenie, o którym mowa w art. 343 ust. 7 ustawy, o której mowa w art. 1, w związku z wystąpieniem okoliczności, o których mowa w art. 343 ust. 7a pkt 1 ustawy, o której mowa w art. 1, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie art. 1 pkt 64,  czyli do 3 marca 2023 r. włącznie;

w przypadku wyodrębnienia w klasyfikacji dziedzin i dyscyplin nowej dyscypliny - osoba, która prowadzi działalność naukową i osoba, która bierze udział w prowadzeniu działalności naukowej MOŻE złożyć oświadczenie, o którym mowa w ust. 7, bez zachowania terminu określonego w tym przepisie, czyli bez zachowania okresu 2-letniego od poprzedniego oświadczenia;

w przypadku włączenia dyscypliny do innej dyscypliny albo do innych dyscyplin osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 7, w którym wskazuje dyscyplinę albo 1 z dyscyplin wskazanych przez RDN zgodnie z art. 5 ust. 4 pkt 3, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 3, na mocy których dyscyplina została włączona do innej dyscypliny albo do innych dyscyplin.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13 stycznia 2023 r. o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz niektórych innych ustaw

Art. 1. W ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574, z późn. zm.2) ) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 5 dodaje się ust. 4 i 5 w brzmieniu:

„4. W przypadku zmian w klasyfikacji określonej w przepisach wydanych na podstawie ust. 3, zwanej dalej „klasyfikacją dziedzin i dyscyplin”, polegających na: 1) wyodrębnieniu nowej dyscypliny naukowej albo artystycznej Rada Doskonałości Naukowej, zwana dalej „RDN”, wskazuje dyscyplinę albo dyscypliny, z których nowa dyscyplina została wyodrębniona;

2) zmianie nazwy dyscypliny naukowej albo artystycznej RDN przyporządkowuje dotychczasową nazwę dyscypliny do nowej nazwy;

3) włączeniu dyscypliny naukowej albo artystycznej do innej dyscypliny albo do innych dyscyplin RDN wskazuje dyscyplinę albo dyscypliny, do których dotychczasowa dyscyplina została włączona.

5. W sprawach, o których mowa w ust. 4, RDN podejmuje uchwałę. Uchwałę zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej RDN, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów wydanych na podstawie ust. 3, na mocy których zmiany w klasyfikacji dziedzin i dyscyplin zostały wprowadzone.”

Uwaga! Złożenie nowych oświadczeń nie dotyczy pracowników, którzy mają ważne oświadczenia w dyscyplinach naukowych, których nazwy nie uległy zmianie!

Zmienione nazwy dyscyplin

  • Dyscyplina: „automatyka, elektronika i elektrotechnika” zmieniła nazwę na „automatyka, elektronika, elektrotechnika i technologie kosmiczne” w dziedzinie nauk inżynieryjno-technicznych;
  • Dyscyplina: „inżynieria lądowa i transport” zmieniła nazwę na „inżynieria lądowa, geodezja i transport” w dziedzinie nauk inżynieryjno-technicznych (poprzednie nazwy dyscyplin obowiązywały od 01.01.2018 r. do 10.11.2022 r.).

Dyscyplina przeniesiona do nowej dziedziny

  • Dyscyplina: „weterynaria” w dziedzinie nauk rolniczych – od 11.11.2022 została przeniesiona do dziedziny nauk weterynaryjnych (poprzednia dziedzina obowiązywała od 01.01.2018 r. do 10.11.2022 r.).

Nowe dyscypliny

  • biotechnologia (dziedzina nauk ścisłych i przyrodniczych)
  • etnologia i antropologia kulturowa (dziedzina nauk humanistycznych)
  • polonistyka (dziedzina nauk humanistycznych)
  • inżynieria bezpieczeństwa (dziedzina nauk inżynieryjno-technicznych)
  • ochrona dziedzictwa i konserwacja zabytków (dziedzina nauk inżynieryjno-technicznych)
  • biologia medyczna (dziedzina nauk medycznych i nauk o zdrowiu)
  • stosunki międzynarodowe (dziedzina nauk społecznych)
  • nauki biblijne (dziedzina nauk teologicznych)
  • nauki o rodzinie (nowa: dziedzina nauk o rodzinie)

Pracownik może złożyć nowe oświadczenie bez zachowania terminu upływu 2 lat od daty złożenia poprzedniego oświadczenia jeżeli deklaruje chęć zmiany dyscypliny (data złożenia oświadczenia od 1.02.2023 r., ze względu na konieczność uprawomocnienia się Ustawy zmieniającej). Jeżeli pracownikowi upłynęły 2 lata od złożenia poprzedniego oświadczenia, to mógł złożyć nowe oświadczenie (na nowe dyscypliny) od 11.11.2022 r.

Możliwe scenariusze 

Scenariusz 1

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin (których nazwa lub przyporządkowanie dyscypliny do dziedziny uległy zmianie). Minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia.

  • Pracownik musi złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny (stare dyscypliny już nie obowiązują). Najwcześniejsza data do zarejestrowania nowego oświadczenia to 11.11.2022 r.
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia do 15.03.2023 r. (w przypadku oświadczeń z roku 2022).

Scenariusz 2

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin (których nazwa lub przyporządkowanie dyscypliny do dziedziny uległy zmianie). Nie minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia.

  • Pracownik musi złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny  (stare dyscypliny już nie obowiązują). Najwcześniejsza data złożenia oświadczenia to 01.02.2023 r. (ze względu na konieczność uprawomocnienia się Ustawy zmieniającej).
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia do 31.01.2024 r.

Scenariusz 3

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin i chce złożyć oświadczenie w nowej wyodrębnionej dyscyplinie.

  • Pracownik może złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny, bez względu na to czy minęły 2 lata od złożenia oświadczenia czy nie.
  • Jeśli minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia to najwcześniejsza data do zarejestrowania nowego oświadczenia to 11.11.2022 r. 
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia (w przypadku oświadczeń z roku 2022) do 15.03.2023 r.

Scenariusz 4

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin i chce złożyć oświadczenie w nowej wyodrębnionej dyscyplinie. 

  • Pracownik może złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny, bez względu na to czy minęły 2 lata od złożenia oświadczenia czy nie.
  • Jeśli nie minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia to najwcześniejsza data do zarejestrowania nowego oświadczenia to 01.02.2023 r. (ze względu na konieczność uprawomocnienia się Ustawy zmieniającej). Pracownik ma 30 dni na złożenie oświadczenia w podmiocie.
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia do 31.01.2024 r.

Uwaga! 03.02.2023 r. w module Pracownicy została wdrożona funkcjonalność umożliwiająca zarejestrowanie oświadczeń zgodnie z powyższymi ustaleniami.

Rekomendacje dotyczące rejestracji wzorów w module osób upoważnionych

Praktyki, które ułatwią weryfikację dokumentów po stronie NAWA

  • Oznaczenie rekordu właściwym statusem tzn. aktywacja rekordu po wprowadzeniu do wykazu​.
  • Zmiana statusu na unieważniony wyłącznie w przypadku, gdy informacje w rekordzie o statusie aktywny, są błędne.
  • Wprowadzenie „dat do” po ustaniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, upłynięciu kadencji lub po ustaniu zatrudnienia (data z przeszłości).
  • Przypisywanie różnych elementów tego samego dokumentu do tej samej jednostki.​

Praktyki, które utrudniają weryfikację dokumentów po stronie NAWA

  • Brak aktywacji rekordu po wprowadzeniu do wykazu​, tj. pozostawienie statusu „Nowy”.
  • Unieważnienie zamiast „domknięcia” rekordu po ustaniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, upłynięciu kadencji lub ustaniu zatrudnienia​.
  • Wprowadzenie „dat do” przed ustaniem ważności wzoru, przed ustaniem powiązania jednostki ze wzorem, przed upłynięciem kadencji lub ustaniem zatrudniania (co może prowadzić do błędów w rekordzie i konieczności zmiany statusu na „Unieważniony”)​.
  • Przypisywanie różnych elementów tego samego dokumentu do różnych jednostek​.

Właściwy status rekordu

Dany wzór może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji (zmianie ze statusu „Nowy” na „Aktywny”). Rekord pozostaje aktywny czasowo w granicach wskazanych w formatce. Przy rejestracji wzoru, należy wprowadzić datę od kiedy wzór obowiązuje. „Datę do” ważności i inne „daty do” w formularzach warto uzupełniać dopiero po zaistnieniu wydarzenia, ponieważ daty te nie podlegają korekcie ani usunięciu dla rekordów aktywnych.

UWAGA! Po zapisie, rekord otrzymuje status „Nowy”, który nie stanowi podstawy uwierzytelniającej. Jest to szkic wzoru, który wymaga aktywacji. Do momentu aktywacji taki rekord może być modyfikowany w pełnym zakresie, bądź usunięty.

Po zakończeniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, po zakończeniu kadencji lub zatrudnienia, należy wprowadzić „Datę do” do rekordu. Rekord pozostaje aktywny i stanowi podstawę uwierzytelnienia we wskazanych granicach czasowych. Niepoprawnym zachowaniem w systemie jest zmiana statusu na unieważniony w tych przypadkach!

Status  „Unieważniony” dotyczy wyłącznie rekordów błędnych, które nie stanowią podstawy uwierzytelniającej.

Domknięcie rekordu (wprowadzenie „dat do”) można  wykonać dla rekordów w statusie „Aktywny” za pomocą poniższych akcji:

  • Dla wzorów dokumentów i wzorów pieczęci, będzie to akcja „Zakończ” (Zakończenie ważności wzoru – „data do”).
  • W przypadku ustania przypisania wzoru dokumentu lub pieczęci do jednostki, będzie to akcja „Edytuj jednostki” (Wprowadzenie „data do”).
  • Dla osób upoważnionych do podpisywania dokumentów będzie to „Edytuj funkcje” (Wprowadzenie „kadencja do”) oraz „Edytuj wzory podpisów” (Wprowadzenie „ważność do”).

Więcej o statusach i dostępnych dla nich akcjach przeczytasz tu.

Weryfikacja po stronie NAWA

Weryfikacja ważności dokumentu za pomocą informacji dostępnych w module wymaga od NAWA wskazania rodzaju dokumentu i instytucji, która go wydała. NAWA ma dostęp do wszystkich rekordów bez względu na ich status.

W odszukanym rekordzie rodzaju dokumentu danej jednostki znajdują się:

  • pliki graficzne reprezentujące wzór dokumentu,
  • wzory pieczęci skojarzone z daną jednostką,
  • wzory podpisów (pieczęci i paraf) osób upoważnionych do podpisywania dokumentów we wskazanej jednostce.

W widoku NAWA w odszukanym rekordzie nie znajdują się elementy przypisane do innych jednostek niż wskazana podczas wyszukiwania.

Aby ułatwić proces weryfikacji, NAWA rekomenduje by elementy wprowadzane do modułu przypisywać do jednostek zgodnie z poniższymi zasadami:

  • Jednostka główna dla dokumentów podpisywanych przez Rektora.
  • Jednostka podrzędna dla dokumentów podpisywanych przez Dziekana, Prodziekana itp. (o ile uczelnia posługuje się w POL-on jednostkami podrzędnymi).

Jeśli dokument jest podpisywany przez Rektora lub inną osobę upoważnioną przepisami prawnymi do jego podpisywania, należy go powiązać zarówno z jednostką główną, jak i jednostkami podrzędnymi. Analogicznie należy postąpić w przypadku wzoru pieczęci znajdującego się na tym dokumencie.

Przyjęcie na studia w trybie przeniesienia z innej uczelni

Scenariusz 1.

Student po pierwszym roku studiów chce przenosi się na inną uczelnię. Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A w uczelni A po 2 semestrze. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na ten sam kierunek w naszej uczelni (uczelnia B). Dwa pierwsze semestry zostają mu zaliczone.

Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:

Student w trakcie urlopu od zajęć

Scenariusz 1.

Student po pierwszym roku studiów bierze roczny urlop dziekański. Przez okres trwania urlopu jest przypisywany do ostatniego zaliczonego semestru (semestr 2). Po powrocie z urlopu jest przypisywany do realizowanych semestrów.

Ze względu na sprawozdawczość GUS i obliczenia na potrzeby kontroli świadczeń w trakcie urlopu studenta należy rejestrować semestry studiów.

Rozpoczęcie studiów w semestrze letnim

Scenariusz 1.

Student jest rejestrowany na 1 semestr uruchomienia I na kierunku A w połowie roku akademickiego. (W tym przykładzie student skończy studia 6 semestralne w połowie roku akademickiego, przy braku przerw w studiowaniu).

Planowy termin ukończenia studiów wynika z liczby semestrów, np. studia rozpoczynające się w semestrze letnim trwające 7 lub 3 semestry będą się kończyły z końcem roku akademickiego, tj. 30 września.

Zapoznaj się z wpisami pomocy:

Student nowo rejestrowany

Scenariusz 1.

Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I na kierunku A. Co semestr jest przypisywany do kolejnego semestru. Po obronie, w systemie należy dodać dane dotyczące zakończenia studiów.

Scenariusz 2.

Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I na kierunku A i na uruchomienie I na kierunku B. Co semestr jest przypisywany do kolejnego semestru na każdym kierunku osobno. Po obronie, w systemie należy dodać dane dotyczące zakończenia studiów, na każdym z kierunków osobno.

Scenariusz 3.

Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I na kierunku A. Po semestrze jest przypisywany do kolejnego semestru.

W kolejnym roku akademickim zostaje zarejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I na kierunku B. Co semestr jest przypisywany do kolejnych semestrów na każdym kierunku osobno.

Po obronie, w systemie należy dodać dane dotyczące zakończenia studiów, na każdym z kierunków osobno.

Obrona na kierunku B będzie rejestrowana później niż na kierunku A, ponieważ istnieje rok różnicy pomiędzy rozpoczęciem studiów A i B (Scenariusz nie zakłada żadnych przerw).​

Zapoznaj się z wpisami pomocy:

Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:

Dodanie informacji o podstawie przyjęcia i kształcenia cudzoziemca

Podstawa przyjęcia i kształcenia jest wprowadzana do formularza podczas rejestracji cudzoziemca. W sekcji „Podstawa przyjęcia i kształcenia” wybierz właściwą pozycję, a następnie wprowadź datę jej obowiązywania. 

W danym okresie student może mieć wskazaną tylko jedną z podstaw.

Od 1 października 2019 roku, studenci zagraniczni są przyjmowani na podstawie:​

  • umowy międzynarodowej,​
  • umowy zawartej z podmiotami zagranicznymi przez uczelnię,​
  • decyzji właściwego ministra,​
  • decyzji dyrektora NAWA (w odniesieniu do jej stypendystów),​
  • decyzji administracyjnej rektora.

Studenci kontynuujący studia, którzy rozpoczęli studia przed 1 października 2019 r. mogą mieć stare podstawy studiowania lub nie mieć podanej podstawy studiowania.​

​Fakt przyjęcia studenta cudzoziemca na podstawie rekrutacji, jest równoznaczny z decyzją administracyjną rektora.​

​Umowa międzynarodowa to umowa, w której stroną jest polski rząd lub właściwy minister.


W kolejnym kroku możesz zarejestrować studentowi podstawę zwolnienia z opłat (jeśli dotyczy). Informację tę możesz dodać później. Proces ten został opisany tutaj.​

​Kliknięcie w przycisk „Zapisz” kończy rejestrację.

Korekta lub rejestracja zmiany podstawy przyjęcia i kształcenia

Aby dokonać korekty lub zarejestrować nową podstawę przyjęcia i kształcenia odszukaj studenta w wykazie, korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.​

​Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części „Podstawa przyjęcia i kształcenia cudzoziemca”. Edytuj formularz korzystając z przycisku „Modyfikuj”. 

  • Jeśli chcesz dokonać korekty zarejestrowanej podstawy, popraw wprowadzone informacje a następnie zapisz zmiany.​
  • Jeśli chcesz zarejestrować nową podstawę, wprowadź datę ustania dotychczasowej podstawy korzystając z kalendarza. Następnie użyj przycisku „Dodaj”. 

Uwaga! Dodanie daty zakończenia obowiązywania podstawy jest wymagane w przypadku zarejestrowania daty skreślenia lub daty ukończenia studiów

Wprowadź informacje o nowej podstawie wskazując jej rodzaj i datę od kiedy obowiązuje. Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu.  System nie pozwoli ci zarejestrować dwóch podstaw studiowania w tym samym zakresie czasu.

W przypadku:​

  • studentów, którzy przeszli rekrutację i jednocześnie otrzymali decyzję dyrektora NAWA, jako podstawę przyjęcia i studiowania, należy wskazać „decyzja dyrektora NAWA w odniesieniu do jej stypendystów”.​
  • studentów, którzy zostali przyjęci na podstawie decyzji administracyjnej rektora i jednocześnie otrzymali decyzję dyrektora NAWA, jako podstawę przyjęcia i studiowania należy wskazać „decyzja dyrektora NAWA w odniesieniu do jej stypendystów”.

Gdy decyzja dyrektora NAWA, która obowiązuje w roku rozpoczęcia studiów zostanie dostarczona przez studenta już po fakcie immatrykulacji, jako podstawę przyjęcia i studiowania należy wskazać „decyzja dyrektora NAWA w odniesieniu do jej stypendystów”. Jeśli wcześniej zaraportowano jako podstawę przyjęcia – decyzję administracyjną rektora, należy dokonać korekty podstawy.

Moduł Instytucje – Organy nadające stopnie (rejestrowane w systemie POL-on)

Informacje podstawowe

Funkcjonalność jest dostępna w module Instytucje systemu POL-on, w zakładce „Działalność naukowa”. Należy wybrać pozycję „Organy nadające stopnie”.

Zestawienie zawiera informacje o organach, które nadają stopnie naukowe i stopnie w zakresie sztuki – w przypadku uczelni. Dane na zestawieniu wprowadzane przez pracowników, są dostępne do przeglądania przez pracowników ministerstwa.

Uczelnia może wskazać dla organu albo dziedzinę nauki lub sztuki  albo wybraną dyscyplinę z danej dziedziny, w której dany organ nadaje stopień. Wskazane dziedziny i dyscypliny muszą odpowiadać uprawnieniom uczelni do nadawania stopni.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce

Art. 346. 1. Wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki dotyczy podmiotów, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8, i obejmuje informacje o:

12) organach nadających stopnie naukowe i stopnie w zakresie sztuki – w przypadku uczelni;

Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on.

§ 5. 4. W zakresie danych, o których mowa w art. 346 ust. 1 pkt 11 i 12 ustawy, w wykazie instytucji zamieszcza się:

3) informacje o organach nadających stopnie w uczelni:

a) nazwę organu,
b) nadawane stopnie,
c) dziedziny lub dyscypliny, w których stopnie są nadawane,
d) okres funkcjonowania organu.

Uprawnienia

  • Do edycji danych zestawienia: pracownik uczelni z rolą INST_DZIALALNOSC_NAUKOWA;
  • Do przeglądania danych zestawienia: pracownik uczelni z rolą INST_DZIALALNOSC_NAUKOWA;
  • Pracownicy ministerstwa z rolą MIN_JEDNOSTKI lub MIN_JEDNOSTKI_ADM.

Logowanie do modułu

W module Instytucje, z poziomu przeglądania danych szczegółowych wybranej uczelni, wybieramy zakładkę „Działalność naukowa”, i przechodzimy do pozycji „Organy nadające stopnie”.

Dostępne Filtry zestawienia pozwalają na wyszukanie organu po następujących kryteriach:

  • Nazwa organu,
  • Dziedzina,
  • Dyscyplina,
  • Stopień,
  • Wyświetl wyłącznie aktywne organy.

Dostępny zakres danych dotyczy nazwy organu, stopnia doktora oraz doktora habilitowanego nadawanych w dziedzinach/dyscyplinach, daty utworzenia oraz daty likwidacji.

Dodanie nowego organu

Aby zarejestrować organ, kliknij w przycisk „Dodaj nowy organ” i wypełnij formatkę. Pola obowiązkowe oznaczone są gwiazdką.

Aby system zapisał poprawnie dodany organ, konieczne jest zachowanie wymaganych reguł:

  • Nazwa organu musi być unikatowa w ramach uczelni.
  • Data utworzenia organu nadającego stopień nie może być wcześniejsza niż data założenia uczelni.
  • Data utworzenia organu nadającego stopień nie może być datą przyszłą.
  • Nie można dodać dyscypliny lub dziedziny bez wskazania dla niej, w jakich stopniach jest nadawana.
  • Nie można dwa razy dodać tej samej dziedziny lub dyscypliny.
  • Na liście dyscyplin nie może być dyscypliny pochodzącej z dziedziny wskazanej na liście dziedzin, jeżeli zakres wskazanych stopni dla dziedziny obejmuje stopnie wskazane dla dyscypliny.
  • Dla organu musi zostać wskazana co najmniej jedna dziedzina lub dyscyplina, w której może nadawać stopnie.

Dziedzinę bądź dyscyplinę należy wybrać z listy rozwijalnej, za pomocą checkboxa wskazać stopień naukowy i zatwierdzić akcję za pomocą zielonego znacznika po prawej stronie.

Po wypełnieniu wymaganych pól w formularzu i po dodaniu dziedziny/dyscypliny dla danego stopnia, należy zatwierdzić wprowadzone dane za pomocą przycisku „Zatwierdź”.

Korekta i usunięcie danych

System pozwala skorygować błędnie wprowadzone dane organu nadającego stopnie oraz usunąć pomyłkowo wprowadzony organ nadający stopnie.

Możliwa jest również edycja/korekta oraz usuniecie dodanej dziedziny/dyscypliny w zarejestrowanym organie.

Po dokonaniu zmian w formularzu, korekcie danych bądź usunięciu rekordu, należy zatwierdzić wprowadzone modyfikacje.

Postępowanie o nadanie stopnia doktora – Umorzenie postępowania

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 17 grudnia 2021 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on w zakresie danych, o których mowa w art. 345 ust. 1 pkt 13 ustawy, w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora zamieszcza się datę wydania i numer decyzji o nadaniu stopnia doktora, o odmowie nadania stopnia doktora albo o umorzeniu postępowania w sprawie nadania stopnia doktora (§ 4 ust. 4 pkt 2. rozporządzenia w sprawie POL-on)​

UWAGA! Postępowania o statusie „Umorzone” nie są widoczne publicznie. Dostęp do rekordu przysługuje wyłącznie jednostce, która go wprowadziła i ministerstwu bez względu na jego status (poprawny lub nieoprawny). ​

Edycja rekordu wymaga roli INST_DR_DRHAB nadanej na całość jednostki.​

Aby zarejestrować umorzenie postępowania o nadanie stopnia doktora zaloguj się do systemu, przejdź do modułu Postępowania awansowe, wybierz wykaz postępowań awansowych przeprowadzanych na nowych zasadach. Odszukaj rekord, do którego chcesz dodać informacje o umorzeniu, wykorzystując filtry zestawienia.​

Rejestracja umorzenia postępowania o nadanie stopnia doktora jest możliwa tylko dla rekordów w statusie „Postępowanie w toku”.

W rekordzie danej osoby wybierz zakładkę „Dane postępowania”.

Zjedź na dół ekranu do sekcji „Przebieg postępowania”. Kliknij w przycisk „Umórz postępowanie”.

​

Wprowadź do formularza:​

  • Datę wydania decyzji,​
  • Numer decyzji.​

Prześlij dane do wykazu, korzystając z przycisku zapisu.​

​

Po zapisie status postępowania zmienia się na „Umorzone”.

​

Postępowanie o nadanie stopnia doktora – Odmowa nadania stopnia doktora

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 17 grudnia 2021 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on w zakresie danych, o których mowa w art. 345 ust. 1 pkt 13 ustawy, w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora zamieszcza się datę wydania i numer decyzji o nadaniu stopnia doktora, o odmowie nadania stopnia doktora albo o umorzeniu postępowania w sprawie nadania stopnia doktora (§ 4 ust. 4 pkt 2. rozporządzenia w sprawie POL-on)​

UWAGA! Postępowania o statusie „Odmówiono nadania stopnia” nie są widoczne publicznie. Dostęp do rekordu przysługuje wyłącznie jednostce, która go wprowadziła i ministerstwu bez względu na jego status (poprawny lub nieoprawny). ​

Edycja rekordu wymaga roli INST_DR_DRHAB nadanej na całość jednostki.​

Aby zarejestrować odmowę nadania stopnia doktora, zaloguj się do systemu, przejdź do modułu Postępowania awansowe, wybierz wykaz Postępowania awansowe przeprowadzane na nowych zasadach. Odszukaj rekord, do którego chcesz dodać informacje o odmowie, wykorzystując filtry zestawienia.​

Rejestracja odmowy nadania stopnia doktora jest możliwa tylko dla rekordów w statusie „Postępowanie w toku”.​

W rekordzie danej osoby wybierz zakładkę „Dane postępowania”.

Zjedź na dół ekranu do sekcji „Przebieg postępowania”. Kliknij w przycisk „Odmów nadania stopnia”.

​

Wprowadź do formularza:​

  • Datę wydania decyzji,​
  • Numer decyzji.

Prześlij dane do wykazu, korzystając z przycisku zapisu.​

Po zapisie status postępowania zmienia się na „Odmówiono nadania stopnia”.

​

Usunięcie postępowania awansowego

W przypadku wprowadzenia błędnego wpisu o postępowaniu awansowym istnieje już możliwość usunięcia takiego wpisu z zestawienia. W przypadku pomyłki, gdy np. wprowadziliśmy to samo postępowanie dwa razy lub pomyliliśmy się określając rodzaj postępowania.

Postępowanie usunięte całkowicie „znika” z systemu i nie będzie widoczne w zestawieniu postępowań instytucji.

Usuniecie jest możliwe tylko w przypadku postępowań, które mają status „w toku” lub „wykreślone”.

Jeżeli w szczegółach postępowania nie ma przycisku „Usuń błędny wpis”, oznacza to, że postępowanie ma inny status i jego usunięcie nie jest możliwe.

Aby usunąć postępowanie, wyszukaj je w wykazie postępowań i wejdź w jego szczegóły. Kliknij w przycisk  „Usuń błędny wpis”. Otworzy się okno dialogowe, w którym system wyświetla informację o konsekwencjach usunięcia postępowania. Jeśli jesteś pewny swojej decyzji, potwierdź przyciskiem „OK”.

 Zauważ, że nie podajesz tu daty ani powodu usuniecia postępowania. Jest to operacja o charakterze technicznym.

Usunięcie postępowania wykreślonego 

Postępowanie o statusie „wykreślone” możesz usunąć lub przywrócić do statusu sprzed wykreślenia (postępowanie w toku). Postępowanie o statusie wykreślone (z symbolem zamkniętej kłódki) oznacza, że jest dostępne tylko w trybie do odczytu. Dopóki postępowanie posiada status „wykreślone” nie ma możliwości jego edycji.

Aby usunąć rekord wejdź w szczegóły danego postępowania i kliknij w przycisk „Usuń błędny wpis”. Otworzy się okno dialogowe z informacją, że postępowanie zostanie usunięte. Potwierdź swoją decyzję przyciskiem „Ok”. Postępowanie zostanie usunięte.

Aby przywrócić postępowanie wejdź w szczegóły danego postępowania i kliknij w przycisk „Przywróć postępowanie”. Otworzy się okno dialogowe z pytaniem czy na pewno chcesz przywrócić dokument. Potwierdź swoją decyzję przyciskiem „Tak”. Postępowanie zostanie przywrócone do statusu postępowanie w toku.

Po przywróceniu postępowania do statusu sprzed wykreślenia, dostępny jest już tylko przycisk „Usuń błędny wpis.

Wykreślać i usuwać postępowania mogą użytkownicy z nadaną rolą:

  • INST_DR_DRHAB,
  • FED_DR_DRHAB,
  • RDN_PRZEWODNICZACY

Postępowanie o nadanie tytułu profesora – Recenzenci

Aby wprowadzić informacje o recenzentach w postępowaniu o nadanie tytułu profesora wejdź w szczegóły danego postępowania i przejdź do zakładki „Recenzenci”.

Jeżeli nie uzupełniałeś tej zakładki wcześniej, to zaraz po rejestracji postępowania ma ona kolor czerwony. Ponadto zobaczysz komunikat informujący o konieczności uzupełnienia danych. Wynika to z nowego podejścia do rejestracji danych w POL-onie (zastosowanego również w module Osoby ubiegające się o stopień doktora). Zgodnie z tym podejściem, do zarejestrowania postępowania wystarczy podać minimalny zakres danych. Następnie zarejestrowany dokument jest weryfikowany pod kątem poprawności i kompletności danych. W razie potrzeby system wyświetla komunikat o niepoprawnym i/lub niekompletnym dokumencie (jest to tzw. walidacja miękka). Więcej na ten temat przeczytasz tutaj. Aby dokument był poprawny wymagane jest dodanie pięciu recenzentów.

Przez pojęcie „dokument” rozumiemy rekord dotyczący danego postępowania wraz ze wszystkimi zgromadzonymi w nim danymi (również danymi historycznymi).

Podstawa prawna

Art. 228 ust. 3 ustawy 2.0. RDN powołuje 5 recenzentów, którym zleca wydanie opinii w zakresie spełnienia wymagań, o których mowa w art. 227 ust. 1 albo 2.

Art. 229 ustawy 2.0
1. Recenzentem w postępowaniu w sprawie nadania tytułu profesora może być osoba posiadająca:
1) tytuł profesora w zakresie danej dziedziny lub
2) co najmniej stopień doktora zatrudniona przez co najmniej 5 lat w zagranicznej uczelni lub instytucji naukowej na stanowisku profesora, która:
a) przez okres co najmniej 5 lat kierowała samodzielnie zespołem badawczym oraz
b) posiada znaczący dorobek w zakresie danej dziedziny.
2. Recenzentem nie może zostać osoba, która w okresie ostatnich 5 lat dwukrotnie nie dochowała terminu, o którym mowa w art. 228 ust. 4.

Kliknij w przycisk „Dodaj recenzenta”. Otworzy się formatka, którą należy wypełnić. Pola wymagane są oznaczone gwiazdką.

Jeżeli recenzent jest zatrudniony w instytucji figurującej w POL-onie (czyli w szczególności w uczelni publicznej lub niepublicznej, w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie Sieci Łukasiewicz), skorzystaj z wyszukiwarki instytucji. Zacznij wpisywać jej nazwę, a następnie kliknij we właściwą instytucję z podpowiedzi systemu. Zatwierdź przyciskiem „Wybierz”. Formularz z danymi instytucji zatrudniającej uzupełni się automatycznie. Jeżeli recenzent jest zatrudniony w podmiocie, który nie jest zarejestrowany w POL-onie (np. uczelni zagranicznej, przedsiębiorstwie), wypełnij informacje o nim ręcznie.

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa, jeżeli recenzent jest emerytem, w polu „Podmiot zatrudniający” można wpisać np. „nie dotyczy”.

Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”. Dane identyfikacyjne i dane o miejscu zatrudnienia recenzenta zostaną zapisane.

Możesz je edytować za pomocą przycisku „Koryguj”. Możesz usunąć recenzenta.

Następnie przewiń ekran w dół i kliknij w przycisk „Dodaj opinię”. W formatce, która się otworzy, kliknij w przycisk „Wybierz” i załącz ze swojego komputera plik z treścią opinii autorstwa danego recenzenta.

Możliwe jest dodanie pliku w następujących formatach: txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv

Opinia musi być zawarta w jednym pliku.

Dodawany plik może mieć maksymalnie 5 MB.

Podaj nazwę dokumentu. Powinna być ona jednoznaczna i precyzyjna.

Podaj datę opracowania opinii.

Zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Możesz pobrać zapisaną opinię za pomocą ikony pobierania.

Danych opinii nie można edytować. Jeśli dodałeś niewłaściwy plik, pomyliłeś się w nazwie dokumentu albo w dacie, usuń opinię i dodaj ją jeszcze raz. Kliknięcie w przycisk „Usuń opinię” powoduje usunięcie całego rekordu, a więc nie tylko pliku, ale i informacji o nim.

Aby dodać kolejnego recenzenta i opinię wróć do listy recenzentów i ponownie skorzystaj z przycisku „Dodaj recenzenta”. Łącznie musisz dodać pięciu recenzentów wraz z ich opiniami.

Aby wejść w szczegóły dotyczące recenzenta i opinii lub pobrać opinię, kliknij w nazwisko recenzenta na liście.

Kiedy dodasz pięciu recenzentów i poprawnie uzupełnisz ich dane oraz dodasz opinie, tytuł zakładki „Recenzenci” zmieni kolor z czerwonego na czarny. Oznacza to poprawność i kompletność danych w tej zakładce.  Przycisk „Dodaj recenzenta” stanie się nieaktywny.

Udział czasu pracy

Informacja o udziale czasu pracy związanej z prowadzeniem działalności naukowej w poszczególnych dyscyplinach jest rejestrowana w zakładce „Oświadczenie”, w sekcji „Oświadczenie o dyscyplinie”.

Podstawa prawna

Zgodnie z § 2 ust. 5 pkt 3 rozporządzenia ws. POL-on, w module Pracownicy zamieszcza się informację na temat udziału czasu pracy związanej z prowadzeniem działalności naukowej w poszczególnych dyscyplinach z dokładnością do ¼.

W wyniku konsultacji z ministerstwem nastąpiła zmiana dotycząca rejestrowania udziałów czasu pracy w ramach oświadczenia o reprezentowanych dyscyplinach (wdrożenie w systemie POL-on – 11 grudnia 2020 r.)

Zgodnie z wytycznymi ministerstwa, udziały czasu pracy nie powinny być zmieniane wstecznie, za okres sprzed wejścia w życie opisywanych zmian (czyli przed 11 grudnia 2020 r.). Dostosowanie udziałów czasu pracy do aktualnie obowiązujących zasad może nastąpić począwszy od dnia 11 grudnia 2020 r.

W dniu 21 stycznia 2021 r. została wprowadzona nowa terminowa walidacja na udziały w czasie pracy. Walidacja ta działa identycznie, jak walidacje terminowe na oświadczenia (o reprezentacji dyscyplin oraz o zaliczeniu do liczby N). Nie można więc wprowadzać lub zmieniać informacji o udziale, jeśli data udziału będzie wcześniejsza niż 30 dni wstecz (liczone od dnia bieżącego).

W uzasadnionych przypadkach, prośbę o udzielenie zgody na korektę wsteczną należy kierować do ministerstwa za pośrednictwem platformy ePUAP (podobnie jak w przypadku analogicznych walidacji dla oświadczeń).

Stan dotychczasowy

Dotąd informacja o udziałach czasu pracy w dyscyplinach była jawnie dodawana tylko wtedy, gdy pracownik oświadczył, że reprezentuje dwie dyscypliny w ramach jednego podmiotu. Ponadto, niemożliwe było wprowadzenie udziału czasu pracy o wartości 0%.

Stan po zmianach

  • Wprowadzenie informacji o udziale czasu pracy będzie konieczne również w przypadku oświadczenia tylko jednej dyscypliny.
  • Będzie możliwe wprowadzenie udziału czasu pracy 0% (także w przypadku oświadczenia tylko jednej dyscypliny – możliwość taka będzie uzależniona od zajmowanego stanowiska oraz oświadczenia N).
  • Udziały czasu pracy muszą sumować się do 100% (poza dwoma przypadkami dla pracowników nienaukowych, gdzie suma udziałów może wynosić wyjątkowo 0%).
  • Aby ułatwić rejestrację danych, system będzie wyświetlał informacje wspomagające poprawne uzupełnianie danych o oświadczeniu o dyscyplinie, oświadczeniu o zaliczeniu do liczby N oraz udziałach w poszczególnych dyscyplinach.

Celem przyjętych rozwiązań jest umożliwienie wskazywania okresów przerw w prowadzeniu działalności naukowej w przypadku pracowników nienaukowych.

Stanowiska „naukowe” to takie, które wymagają od pracownika prowadzenia działalności naukowej (obowiązek określony w przepisach). Należą do nich:

  • pracownik badawczy (uczelnie),
  • pracownik badawczo-dydaktyczny (uczelnie),
  • pracownik naukowy (instytuty badawcze i PAN, uczelnie – tylko w kontekście starej siatki stanowisk),
  • pracownik naukowo-dydaktyczny (uczelnie – tylko w kontekście starej siatki stanowisk)

Wszystkie pozostałe stanowiska będą w tym rozumieniu stanowiskami „nienaukowymi” (co nie wyklucza, aby zajmujące je osoby faktycznie prowadziły działalność naukową). Powyższy podział stanowisk nie dotyczy jednak „innych podmiotów prowadzących głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły”.

Zwróć uwagę, ze raz złożone oświadczenie o dyscyplinach nie może zostać zakończone przez pracownika. Obowiązuje aż do złożenia kolejnego oświadczenia przez pracownika (po upływie minimum dwóch lat) albo do zakończenia zatrudnienia w podmiocie. Dzięki opisywanemu tu rozwiązaniu pracownikowi, który przestał pracować na stanowisku naukowym można będzie wykazać, iż od tego momentu nie prowadzi już działalności naukowej.

Szczegółowe zasady dotyczące dopuszczalnych wartości udziałów czasu pracy w oświadczonych dyscyplinach zostały przedstawione tutaj.

Informacje na temat udziału czasu pracy w dyscyplinach są uwzględniane:

  • w algorytmie podziału środków z subwencji na utrzymanie i rozwój potencjału badawczego;
  • na potrzeby ewaluacji jakości działalności naukowej (dane te są wykorzystywane do wyliczania liczby N oraz limitu publikacji autorstwa danego pracownika uwzględnianych w ewaluacji).

Osoby prowadzące działalność naukową i osoby oświadczone do N muszą mieć zarejestrowane niezerowe udziały czasu pracy. Pozostali pracownicy, którzy złożyli oświadczenie o reprezentacji dyscyplin mogą podać 0%. Więcej na temat osób prowadzących działalność naukową przeczytasz w komunikacie ministerstwa: https://www.gov.pl/web/nauka/konstytucja-dla-nauki-komunikat-w-sprawie-oswiadczen.

Informacja o udziałach czasu pracy jest związana z oświadczeniem o dyscyplinie, ale nie jest częścią tego oświadczenia, składanego przez pracownika. Przy rejestracji zmian jedynie w udziałach czasu pracy nie jest konieczne zbieranie nowych oświadczeń od pracowników.

Zarówno dla celów związanych z wyliczeniem subwencji na utrzymanie i rozwój potencjału badawczego, jak i dla przeprowadzenia ewaluacji jakości działalności naukowej uwzględnia się udziały czasu pracy obowiązujące na dzień 31 grudnia danego roku.

Nowe walidacje wprowadzone do systemu w kontekście udziałów będą blokować rejestrację w przypadku podania błędnych wartości. 

Z racji tego, że nowe walidacje udziałów obejmują swoimi warunkami także parametry dodatkowe, takie jak stanowisko, na którym pracuje pracownik oraz oświadczenie N, także te elementy (warunki zatrudnienia i oświadczenia N) zostały objęte walidacją.

Czy nowe zasady mają wpływ na obowiązki sprawozdawcze podmiotów?

Dotychczasowe zapisy udziałów czasu pracy mogą wymagać modyfikacji. Żadnych modyfikacji nie wymagają okresy pracy na stanowiskach naukowych. W przypadku stanowisk nienaukowych modyfikacji będzie wymagać przypadek oświadczenia dwóch dyscyplin, z czego tylko jedna została oświadczona w N. Pozostałe przypadki zależą od decyzji podmiotu i konkretnego pracownika.

Przykład 1

Pracownik Jan Kowalski jest zatrudniony na stanowisku adiunkta w grupie pracowników badawczo-dydaktycznych. W dniu 1.12.2019 r. złożył oświadczenie o reprezentowaniu jednej dyscypliny – socjologii. W chwili rejestracji powyższego oświadczenia nie było możliwości podania informacji o udziale czasu pracy w przypadku oświadczenia jednej dyscypliny. Aktualnie Jan Kowalski nadal prowadzi działalność naukową we wskazanej wcześniej, jednej dyscyplinie. Podmiot zatrudniający Jana Kowalskiego nie musi więc dokonywać zmian w definicji jego udziałów (zmiana mogłaby zaistnieć, jeśli pracownik ten zakończyłby pracę na stanowisku naukowym).

Przykład 2

Pracownik Tomasz Nowak był zatrudniony na stanowisku adiunkta w grupie stanowisk badawczo-dydaktycznych. W dniu 30.11.2018 r. złożył oświadczenie o reprezentowaniu dwóch dyscyplin: filozofii i matematyki, po 50% udziału czasu pracy w każdej. W tym samym terminie złożył również oświadczenie o liczbie N w obydwu powyższych dyscyplinach. W dniu 2.01.2020 r. Tomasz Nowak zmienił grupę stanowisk na dydaktyczną. Z dniem 1.01.2020 r. zakończył również oświadczenie o liczbie N. Jeśli w związku z powyższym pracownik ten przerwał także prowadzenie działalności naukowej w obu dyscyplinach, to podmiot zatrudniający Tomasza Nowaka powinien ustawić udziały czasu pracy, podając dla obydwu dyscyplin wartości 0%. Należy to zrobić z datą począwszy od 11.12.2020 r. (ponieważ dopiero wtedy zostały wprowadzone nowe zasady dotyczące rejestracji udziałów), a najpóźniej do 31.12 2020 r. (ponieważ na potrzeby ewaluacji i subwencji istotny jest stan obowiązujący na ten dzień).

Zmiana udziałów czasu pracy

Aby zmienić udziały czasu pracy, wejdź w oświadczenie o dyscyplinach wybranego pracownika. Kliknij w ikonę ołówka, widoczną przy oświadczeniu. Następnie skorzystaj z przycisku „+ Dodaj kolejny udział”.

Za pomocą tej operacji zarejestrujesz zmianę, która faktycznie zaszła w zaangażowaniu pracownika w poszczególne dyscypliny. W dodatkowej formatce, która się pojawi, wskaż datę, od której obowiązuje nowy udział czasu pracy i przypisz wartości do poszczególnych dyscyplin. Np. do 31.12.2019 r. pracownik poświęcał 25% czasu pracy na pierwszą dyscyplinę i 75% na drugą dyscyplinę. Natomiast od 1.01.2020 r.  zmieniamy na 50% i 50%.

Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”.

Wpływ na import masowy

W związku z wprowadzanymi zmianami dotyczącymi udziałów czasu pracy, planowana jest niewielka modyfikacja specyfikacji XSD importu (rozszerzenie dopuszczalnych wartości w udziałach). Nowa specyfikacja jest dostępna tutaj.

Zobacz też artykuł na temat wersjonowania usług REST API.

Wartości udziałów czasu pracy

Oświadczenie o dyscyplinie

oświadczenie N

Sprawozdawczość GUS za 2020 rok

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa:

  • sprawozdania S-10 i S-11 zostaną udostępnione w systemie na początku stycznia 2021 r.
  • sprawozdanie S-12 zostanie udostępnione w systemie 1 lutego 2021 r.
  • wszystkie trzy rodzaje sprawozdań (S-10, S-11, S-12) uczelnie są zobowiązane przekazać do 21 lutego 2021 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2020 r.) Instytucje naukowe w odniesieniu do S-11 i S-12 obowiązują te same terminy.

Sposób pracy w Module GUS właściwe nie zmienia się w stosunku do ubiegłego roku. Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on , a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności ​danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

Wprowadziliśmy techniczną zmianę w obsłudze sprawozdań GUS: w zeszłym roku system nie pozwalał zatwierdzić działu uzupełnianego ręcznie (to jest poprzez import plików  Excel), jeśli nie został do niego zaimportowany plik. Powodowało to, że uczelnie, które np. nie miały studentów należących do kategorii wykazywanej w danym dziale, importowały puste lub wypełnione zerami pliki (po to, by móc zatwierdzić dział, a następnie całe sprawozdanie), co z kolei powodowało problem z obsługą tych plików po stronie hurtowni.

W tym roku: można zatwierdzić działy uzupełniane ręcznie bez konieczności importu pustych lub zerowych plików. System wyświetli tylko ostrzeżenie „Uwaga: dział nie zawiera żadnych danych statystycznych. Jego zatwierdzenie oznacza potwierdzenie, że  jest to zgodne ze stanem faktycznym. Czy kontynuować?”, po to, aby zminimalizować ryzyko zatwierdzenia pustych działów przez pomyłkę.  System nie pozwala już na import pustych lub zerowych plików (traktuje takie pliki jako błędne).

Uwaga! W sprawozdaniu S-10 za rok 2020 w sekcji 7 (Studenci i absolwenci − ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską) należy wykazywać zarówno cudzoziemców, jak i Polaków.

Metodologia wyliczeń ze zmianami naniesionymi w trybie zmian

Wypełnienie sekcji  „Słuchacze, uczestnicy kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” w sprawozdaniu S-12 za rok 2020 wyjątkowo nie jest obligatoryjne.

Jednocześnie sygnalizujemy potrzebę zbierania informacji o osobach, które otrzymały świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską. Informacja ta będzie już stałym elementem sprawozdawczości w zakresie danych o uczestnikach studiów podyplomowych, kształcenia specjalistycznego oraz o doktorantach w sprawozdaniu S-12. 

Więcej informacji w komunikacie GUS: Komunikat dot. S-12 za 2020 r.

Nową sekcję „Słuchacze, uczestnicy kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” będzie trzeba wypełniać zarówno dla cudzoziemców, jak i dla Polaków. Uczelnia będzie musiała zebrać te dane od swoich doktorantów, uczestników kształcenia specjalistycznego oraz słuchaczy studiów podyplomowych.

Zmiany w sprawozdaniu S-12:

  • dochodzi nowa sekcja „Słuchacze, uczestnicy kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską”,
  • zamiast osobnych działów dotyczących studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, mamy trzy wspólne działy dla obu rodzajów kształcenia, gdzie dane powinny być wprowadzane odpowiednio w podziale na nazwę kierunku kształcenia, kraj urodzenia (dla cudzoziemców) oraz rok urodzenia,
  • znikają działy dotyczące osób, które uzyskały stopień doktora eksternistycznie (poza studiami doktoranckimi lub poza szkołami doktorskimi),
  • w dziale dotyczącym studiów doktoranckich w podziale na nazwy kierunków kształcenia dochodzą kolumny dotyczące osób, które uzyskały stopień doktora w ramach danego kierunku,
  • w działach dotyczących szkół doktorskich, dochodzą kolumny dotyczące:
    • osób, które złożyły rozprawę doktorską w danym roku kalendarzowym,
    • osób, które po ukończeniu szkoły doktorskiej uzyskały tytuł doktora w innej instytucji, niż w ta, która prowadziła szkołę
  • we wszystkich działach dotyczących liczby osób według roku urodzenia zniknął sztywny zakres dat, lista wierszy jest dynamicznie generowana na podstawie roku urodzenia osób uwzględnionych w tych działach,
  • w wyliczaniach zostało uwzględnione pobieranie danych o nadanych tytułach i stopniach z modułu postępowań awansowych,
  • w dziale dotyczącym liczby nauczycieli według roku urodzenia zliczane są pojedyncze osoby niezależnie na jaką część etatu są zatrudnione.
  • w dziale dotyczącym liczby nauczycieli według stanowisk uwzględniono dodatkowe kolumny dla niepełnozatrudnionych, w których zliczane są pojedyncze osoby niezależnie na jaką część etatu są zatrudnione.

Objaśnienia do formularza S-12

Działy 12, 13, 14 i 15 dotyczą wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Działy te nie dotyczą osób pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, umów o dzieło).

Numer Nazwa Objaśnienie
Dział 1 Studia podyplomowe i kształcenie specjalistyczne Wypełniają jednostki, które prowadzą studia podyplomowe lub/i kształcenie specjalistyczne.
Należy wykazać wszystkie studia podyplomowe i kształcenie specjalistyczne, bez względu na formę finansowania. Dział należy wypełnić na podstawie Międzynarodowej Klasyfikacji Kierunków Kształcenia ISCED-F.
Dział 2 (Wypełniają wyłącznie jednostki na sprawozdaniu – rodzaj 2 i 3) Cudzoziemcy na studiach podyplomowych i uczestnicy kształcenia specjalistycznego według krajów Wypełniają jednostki, które kształcą cudzoziemców na studiach podyplomowych lub w formie kształcenia specjalistycznego. Należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Uwaga: Każdy cudzoziemiec powinien być wykazany tylko raz – niezależnie na ilu studiach podyplomowych lub w ilu rodzajach kształcenia specjalistycznego brał udział.
Dział 3 Słuchacze studiów podyplomowych oraz uczestnicy kształcenia specjalistycznego według roku urodzenia Wypełniają jednostki, które prowadzą studia podyplomowe lub kształcenie specjalistyczne.
Uwaga: Każdy słuchacz studiów podyplomowych lub uczestnik kształcenia specjalistycznego powinien być wykazany tylko raz – niezależnie na ilu studiach podyplomowych lub w ilu rodzajach kształcenia specjalistycznego brał udział.
Dział 4 Studia doktoranckie Wypełniają jednostki, które prowadzą studia doktoranckie. Doktorantów w rubr. 2-5 należy wypełnić na podstawie klasyfikacji dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych, określonych w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 8 sierpnia 2011 r. w sprawie obszarów wiedzy, dziedzin nauki i sztuki oraz dyscyplin naukowych i artystycznych (Dz. U. z 2011 r., Nr 179, poz. 1065). Osoby w rubr. 6-9 należy wypełnić na podstawie klasyfikacji dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych, określonych w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 20 września 2018 r. (Dz. U. poz. 1818).
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Dział 5 Studia doktoranckie według nazw kierunków kształcenia Wypełniają jednostki, które prowadzą studia doktoranckie. Dział należy wypełnić na podstawie Międzynarodowej Klasyfikacji Kierunków Kształcenia ISCED-F.
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Dział 6 Szkoły doktorskie i podmioty doktoryzujące Wypełniają jednostki, które prowadzą szkołę doktorską oraz podmioty doktoryzujące, tj. jednostki, które nadały stopień doktora osobom, które ukończyły szkołę doktorską.
Uwaga: Każda jednostka wypełnia rubryki wg kompetencji, tzn. jeżeli osoba kształciła się w szkole doktorskiej a następnie uzyskała w tym samym podmiocie stopień doktora, to ten podmiot wypełnia cały dział. Jeżeli osoba ukończyła szkołę doktorską w jednym podmiocie a doktoryzowała się w innym, to podmiot prowadzący szkołę doktorską wypełnia rubryki 2-5 a podmiot doktoryzujący rubr. 6-9.
Dział ten należy wypełnić na podstawie klasyfikacji dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych, określonych w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 20 września 2018 r. (Dz. U. poz. 1818). Dział należy wypełnić wg dziedzin nauki.
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Dział 7 Szkoły doktorskie i podmioty doktoryzujące według nazw kierunków kształcenia Wypełniają jednostki, które prowadzą szkołę doktorską oraz podmioty doktoryzujące, tj. jednostki, które nadały stopień doktora osobom, które ukończyły szkołę doktorską.
Uwaga: Każda jednostka wypełnia rubryki wg kompetencji, tzn. jeżeli osoba kształciła się w szkole doktorskiej a następnie uzyskała w tym samym podmiocie stopień doktora, to ten podmiot wypełnia cały dział. Jeżeli osoba ukończyła szkołę doktorską w jednym podmiocie a doktoryzowała się w innym, to podmiot prowadzący szkołę doktorską wypełnia rubryki 2-5 a podmiot doktoryzujący rubr. 6-9.
Dział należy wypełnić na podstawie Klasyfikacji kierunków kształcenia ISCED-F.
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Dział 8 Doktoranci z niepełnosprawnościami Wypełniają jednostki, które prowadzą studia doktoranckie lub szkołę doktorską.
Doktorantów niepełnosprawnych należy wykazać według głównego rodzaju niepełnosprawności. Wypełnia się na podstawie orzeczeń o stopniu niepełnosprawności wydanych na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. 1997 Nr 123 poz. 776, z późn. zm.) lub innych orzeczeń traktowanych na równi z tymi orzeczeniami stwierdzającymi niezdolność do pracy.
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Dział 9 (Wypełniają wyłącznie jednostki na sprawozdaniu – rodzaj 2 i 3) Cudzoziemcy na studiach doktoranckich, w szkołach doktorskich oraz w podmiotach doktoryzujących według krajów Wypełniają jednostki, które prowadzą studia doktoranckie, szkoły doktorskie oraz podmioty doktoryzujące osoby, które ukończyły szkołę doktorską. Kompetencje, podobnie jak w dziale 6.
Należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Uwaga: Każdy cudzoziemiec doktorant powinien być wykazany tylko raz – niezależnie na ilu studiach doktoranckich lub w ilu szkołach doktorskich się kształcił.
Dział 10 Doktoranci i osoby doktoryzujące się po ukończeniu szkoły doktorskiej według roku urodzenia Wypełniają jednostki, które prowadzą studia doktoranckie, szkoły doktorskie oraz podmioty doktoryzujące osoby, które ukończyły szkołę doktorską. Kompetencje, podobnie jak w dziale 6.
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Uwaga: Każdy doktorant powinien być wykazany tylko raz – niezależnie na ilu studiach doktoranckich lub w ilu szkołach doktorskich się kształcił.
Dział 11 Stypendia naukowe Wypełniają jednostki, które prowadzą studia doktoranckie, szkoły doktorskie oraz podmioty doktoryzujące. Stypendia naukowe są to stypendia przyznawane niezależnie od otrzymywanych w ramach świadczeń dla studentów i doktorantów oraz stypendium ministra za wybitne osiągnięcia/stypendium ministra dla studentów za znaczące osiągnięcia. Wiersze 1-3 dotyczą stypendystów studiów doktoranckich. W wierszu 3 należy wykazać doktorantów pobierających tylko stypendium z dotacji projakościowej zgodnie z art. 200a ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2017 r. poz. 2183, z późn. zm.), które staje się stypendium doktoranckim. Wiersz 4 wypełniają jednostki, które przyznały stypendium doktorskie. Wiersz 5 wypełniają uczelnie prowadzące szkołę doktorską.
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Dział 12 Nauczyciele akademiccy Należy wykazać nauczycieli akademickich łącznie z osobami przebywającymi na urlopach: wypoczynkowych, bezpłatnych, wychowawczych czy zwolnieniach lekarskich. Wiersz 17 dotyczy innych stanowisk określonych przez statut uczelni (art. 116 ust. 4 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. poz. 1668)) lub stanowisk pracowników dydaktycznych wg wcześniej obowiązujących przepisów. Termin podstawowe miejsce pracy zgodne z art. 120 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. poz. 1668). Niepełnozatrudnionych należy podać w rubr. 5-6 w przeliczeniu na pełne etaty, z jednym miejscem po przecinku, w rubr. 7-8 w osobach bez względu na wielkość etatu.
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Dział 13 (wyłącznie na sprawozdaniu rodzaj 2 dla cudzoziemców) Nauczyciele akademiccy – cudzoziemcy Należy wykazać nauczycieli akademickich niebędących obywatelami polskimi łącznie z osobami przebywającymi na urlopach: wypoczynkowych, bezpłatnych, wychowawczych czy zwolnieniach lekarskich. Termin podstawowe miejsce pracy zgodne z art. 120 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. poz. 1668). Niepełnozatrudnionych należy podać w przeliczeniu na pełne etaty, z jednym miejscem po przecinku.
Dział 14 Nauczyciele akademiccy według roku urodzenia Należy wykazać wszystkich nauczycieli akademickich, tj. pełno- i niepełnozatrudnionych w osobach.
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Dział 15 Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi Należy wykazać pracowników łącznie z osobami przebywającymi na urlopach: wypoczynkowych, bezpłatnych, wychowawczych czy zwolnieniach lekarskich. Niepełnozatrudnionych należy podać w przeliczeniu na pełne etaty, z jednym miejscem po przecinku.
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.
Dział 16 i 17 Nauczyciele akademiccy z tytułem i stopniem naukowym lub tytułem zawodowym – przeciętna liczba w roku kalendarzowymNauczyciele akademiccy według stanowisk – przeciętna liczba w roku kalendarzowym Przeciętne zatrudnienie jest to średnia wielkość zatrudnienia obliczona dla badanego okresu na podstawie ewidencyjnego stanu zatrudnienia. Do wyliczenia przeciętnego zatrudnienia uwzględnia się wszystkie zatrudnione osoby, bez względu na to czy jest to ich główne miejsce pracy, czy kolejne. Przeciętne zatrudnienie oblicza się po uprzednim przeliczeniu osób niepełnozatrudnionych na liczbę pełnozatrudnionych. Przeciętne zatrudnienie należy obliczać jako sumę przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach podzieloną przez 12.
Należy posłużyć się metodą średniej chronologicznej, obliczanej na podstawie sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15 dniu miesiąca podzielonej przez dwa. Przy zastosowaniu tej metody w czasie trwania nieobecności (w stanach dziennych przyjmowanych do obliczeń) nie należy ujmować osób, które powyżej 14 dni nieprzerwanie w danym miesiącu przebywały na urlopach bezpłatnych, wychowawczych, otrzymywały zasiłki chorobowe, macierzyńskie, rodzicielskie i opiekuńcze z wyjątkiem osób, które łączą dodatkowy urlop macierzyński lub urlop rodzicielski z pracą w niepełnym wymiarze u pracodawcy udzielającego tego urlopu (metoda stosowana w sprawozdaniu GUS Z-06).
W sprawozdaniu dla cudzoziemców należy wykazać osoby niebędące obywatelami polskimi.

Nowe podejście do wprowadzania danych w module Postępowania awansowe

W module Postępowania awansowe zostało zastosowane nowe podejście do wprowadzania danych, które można zaobserwować w postaci dodatkowych oznaczeń i komunikatów. Podobne podejście zastosowano w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, ale z pewnymi różnicami, opisanymi poniżej.

Nowe podejście polega na tym, że podzieliliśmy walidację wprowadzanych danych na tzw. walidację twardą i  miękką.

Walidacja twarda weryfikuje, czy dodano minimalny zakres danych wymagany do zarejestrowania postępowania w bazie.

Walidacja miękka dotyczy najczęściej danych, których wymagalność wynika z ustaw i rozporządzeń lub decyzji ministerstwa nauki i szkolnictwa wyższego. Dane objęte walidacją miękką są weryfikowana w drugim etapie, już po zarejestrowaniu postępowania. Brak tych danych lub niepoprawne ich podanie są prezentowane jako błąd, wymagający działania ze strony użytkownika.

Dane objęte walidacją twardą

Walidacja twarda polega na tym, że do zarejestrowania postępowania w module wystarczy podać minimalny zakres danych. Są to:

  • PESEL lub dane dokumentu tożsamości (w zależności od tego, czy mamy do czynienia z obywatelem polskim, czy cudzoziemcem),
  • nazwisko,
  • imię,
  • dziedzina lub dziedzina i dyscyplina, w których osoba ubiega się o stopień/tytuł.

Dodatkowo, w chwili rejestracji postępowania wybierasz, jakiego stopnia/tytułu ono dotyczy.

Na tym etapie system weryfikuje tylko, czy powyższe pola są wypełnione oraz poprawność numeru PESEL. Po pozytywnej weryfikacji, postępowanie zostaje zarejestrowane i jest widoczne na zestawieniu. Jeśli nie, zarejestrowanie postępowania jest niemożliwe.

Dzięki takiemu podejściu nie trzeba od razu poprawnie uzupełniać dużej liczby danych, aby w ogóle możliwe było zarejestrowanie postępowania. Do tej pory, w innych modułach, braki lub błędy przy rejestrowaniu danych powodowały nieraz, że trzeba było od początku uzupełniać całą formatkę. Aktualne rozwiązanie ma być wygodniejsze i bardziej ergonomiczne.

Pozostałe dane można uzupełnić od razu lub w późniejszym czasie.

Dane objęte walidacją miękką

Walidacja miękka jest przeprowadzana w drugim etapie, już po zarejestrowaniu postępowania. Dotyczy najczęściej danych, których wymagalność wynika z ustaw i rozporządzeń lub decyzji ministerstwa.

Walidacja miękka obejmuje dwa aspekty – system sprawdza:

  • kompletność danych – czy zostały uzupełnione wszystkie wymagane pola oraz
  • poprawność danych – czy uzupełnione pola zawierają prawidłowe dane. Oczywiście, chodzi o poprawność z formalnego punktu widzenia. System nie sprawdza, czy dane są zgodne z prawdą, ale czy zostały spełnione przyjęte założenia, wynikające z przepisów prawnych i wymogu spójności pomiędzy modułami systemu. Przykład niepoprawnych danych: jeśli podasz, że data pozbawienia stopnia jest wcześniejsza niż data jego nadania.

Jeśli w danych postępowania występują błędy i/lub braki, system wyświetla odpowiedni komunikat o niepoprawności i/lub niekompletności dokumentu.

Zauważ, że komunikaty dotyczące stanu dokumentu w module Postępowania awansowe są bardziej rozbudowane niż w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, ponieważ wyraźnie rozróżniają kwestie poprawności i kompletności.

Uwaga! Inaczej niż w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, w przypadku Postępowań awansowych dokumenty niepoprawne i/lub niekompletne są widoczne na zestawieniu ministerstwa i innych podmiotów. Komunikat o stanie dokumentu jest informacją dla podmiotu rejestrującego postępowanie, że musi pewne dane poprawić i/lub uzupełnić, ale nie wpływa na ich widoczność.

Przez pojęcie „dokument” rozumiemy rekord danego postępowania wraz ze wszystkimi zgromadzonymi w nim danymi (również danymi historycznymi).

Po uzupełnieniu/poprawieniu wymaganych danych, stan dokumentu zmienia się na „Poprawny”.

Gdzie są widoczne informacje o stanie dokumentu?

To, że dokument jest niepoprawny i/lub niekompletny system sygnalizuje w kilku miejscach:

  • Na zestawieniu postępowań, w kolumnie „Stan”. Jeśli widnieje w niej czerwony trójkąt ostrzegawczy oznacza to, że dokument jest niepoprawny i/lub niekompletny. Aby dowiedzieć się, jakie dokładnie braki/błędy zawiera, musisz wejść w szczegóły danego postępowania. Jeśli dokument jest w całości poprawny i kompletny, zobaczysz symbol zielonego haczyka.
  • W komunikacie widocznym w szczegółach postępowania, pod nagłówkiem. Po kliknięciu w ten komunikat rozwinie się lista błędów, która zawiera:
    • kody błędów,
    • komunikaty (wyjaśnienie, na czym polega błąd/brak),
    • nazwę zakładki, w której wystąpił błąd; kliknięcie w nazwę zakładki na liście błędów spowoduje przejście do tej zakładki.
  • Nazwy zakładek, w których występują błędy/braki, są zaznaczone na czerwono.
  • W szczegółach postępowania, bezpośrednio przy polu, które trzeba uzupełnić/poprawić, wyświetla się czerwony trójkąt ostrzegawczy. Po najechaniu na niego myszką, pojawia się podpowiedź wyjaśniająca, na czym polega błąd/brak.

Ponadto, masz możliwość filtrowania postępowań, których dane trzeba uzupełnić i/lub poprawić lub które już są poprawne. W tym celu skorzystaj z filtra „Stan dokumentu”.

Uwaga! Stan dokumentu nie jest sprawdzany dla postępowań, które mają status „zamknięte”.