Author Archive

Podstawy prawne funkcjonowania systemu POL-on

Uwaga! Poniższe materiały mają charakter informacyjny. Przed przystąpieniem do pracy w POL-onie, zawsze sprawdź aktualną treść aktów prawnych w oficjalnych źródłach.

Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on – zwany „systemem POL-on” lub „POL-onem” – jest umocowany przede wszystkim w:

  • ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2018.1668 z późniejszymi zmianami) – tzw. p.s.w.n. lub ustawie 2.0:
    • przede wszystkim w art. 342-358 (Dział X. Systemy informatyczne szkolnictwa wyższego i nauki),
    • ale również we właściwych przepisach merytorycznych regulujących organizację systemu szkolnictwa wyższego i nauki, m.in. dotyczących zatrudniania pracowników, organizacji studiów, przebiegu procesów awansowych itd.
  • rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. (Dz.U.2019.496 z późniejszymi zmianami) – tzw. rozporządzeniu ws. POL-on.

Ponadto, podstawy prawne dotyczące funkcjonowania systemu POL-on znajdują się również w innych aktach prawnych:

  • przepisach wprowadzających ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 3 lipca 2018 r. (Dz.U.2018.1669 z późniejszymi zmianami) – tzw. przepisach wprowadzających p.s.w.n.;
  • rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej z dnia 22 lutego 2019 r. (Dz.U.2019.392 z późniejszymi zmianami) – tzw. rozporządzeniu ws. ewaluacji.

Aktualny system POL-on, tzn. dostosowany do wymogów p.s.w.n., a także przebudowany pod względem technicznym nazywamy POL-onem 2.0 lub nowym POL-onem – w odróżnieniu od dotychczasowego POL-onu 1 (zwanego też starym POL-onem). Przechodzenie z POL-onu 1 do POL-onu 2.0 następowało stopniowo, moduł po module. Obecnie ten okres przejściowy dobiegł końca i tylko nieliczne działania wykonuje się jeszcze  w starym POL-onie (dotyczy to studiów doktoranckich i tzw. starych doktorantów, których dane można edytować w POL-onie 1 do końca 2024 r., a także zawiadomień dotyczących stopni naukowych w przypadku postępowań awansowych wszczętych na starych zasadach, tj. do 30 kwietnia 2019 r.). W pozostałym zakresie POL-on 1 umożliwia jedynie odczyt danych archiwalnych.

Formalną ciągłość pomiędzy starym a nowym systemem ustanawia art. 219 ust. 1 i 2 przepisów wprowadzających p.s.w.n. Wynika z niego, że Zintegrowany System Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym „POL-on”, o którym mowa w art. 34a ust. 1a ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U.2017.2183 z późn. zm.), staje się Zintegrowanym Systemem Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, o którym mowa w art. 342 ust. 1 p.s.w.n. Innymi słowy, POL-on funkcjonujący na podstawie poprzedniej ustawy z 2005 r. staje się POL-onem ustanowionym przez p.s.w.n. Dane i informacje zgromadzone w starym POL-onie oraz prowadzonym w jego ramach Systemie Informacji o Nauce (stworzonym na podstawie art. 4c nieobowiązującej już ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki, Dz.U.96.615 z późn. zm.) stają się danymi i informacjami zawartymi w nowym POL-onie na podstawie p.s.w.n.

Zgodnie natomiast z § 18 ust. 1 rozporządzenia ws. POL-on, podmioty posiadające konta w POL-onie założone na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów korzystają z tych kont w celu wprowadzania, aktualizowania, oznaczania jako archiwalne i usuwania danych z baz danych nowego POL-onu.

Podmioty, które na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów nie posiadały konta w POL-onie, a są zobowiązane do jego posiadania na podstawie p.s.w.n., są zobowiązane do wystąpienia z wnioskiem o jego założenie (§ 18 ust. 2 i 3 rozporządzenia ws. POL-on).

Właściciel systemu i operator systemu

Właścicielem systemu POL-on i zarazem podmiotem go prowadzącym jest minister ds. szkolnictwa wyższego i nauki.

Art. 342 p.s.w.n.
1. Minister prowadzi Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, zwany dalej „Systemem POL-on”.
2. System POL-on jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294).

Utrzymanie i rozwój systemu POL-on powierzono Ośrodkowi Przetwarzania Informacji Państwowemu Instytutowi Badawczemu. OPI PIB jest twórcą i operatorem technicznym systemu.

W związku z tym OPI PIB zapewnia użytkownikom wsparcie w zakresie technicznej obsługi systemu, jego funkcjonalności czy rozwiązywania problemów. Natomiast strategiczne decyzje dotyczące interpretacji przepisów prawnych, szczegółowego zakresu i terminów gromadzenia danych podejmuje MEiN.

Widać to podczas kierowania zgłoszeń przez Helpdesk OPI PIB. Jeśli zgłoszenie dotyczy obsługi samego systemu, należy wskazać, że ma ono charakter „techniczny”. Na pytanie odpowie operator OPI PIB. Jeśli natomiast zgłoszenie ma charakter ogólny i wykracza poza techniczne aspekty funkcjonowania systemu, wówczas należy wybrać charakter „merytoryczny”. Zostanie ono przekazane do odpowiedniej osoby w MEiN.

Art. 356 p.s.w.n.
1. Instytut badawczy, którego przedmiot działania jest związany ze świadczeniem usług w zakresie systemów informacyjnych, nadzorowany przez ministra administruje:
1) Systemem POL-on, w tym bazami danych (…).
2. Minister zapewnia środki finansowe na realizację zadań, o których mowa w ust. 1.

Bazy danych i moduły w POL-onie

Zgodnie z art. 342 ust. 3 p.s.w.n. system POL-on obejmuje następujące bazy danych:

1) wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu;

2) wykaz studentów;

3) wykaz osób ubiegających się o stopień doktora;

4) wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki;

5) repozytorium pisemnych prac dyplomowych;

6) bazę dokumentów w postępowaniach awansowych;

7) bazę osób upoważnionych do podpisywania dokumentów;

8) bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Z punktu widzenia struktury POL-onu, wymienione w przepisie bazy danych posiadają postać modułów. Bazie danych wskazanej w ustawie może odpowiadać jeden moduł (np. repozytorium pisemnych prac dyplomowych). Jednak z uwagi na obszerność bazy danych, zbierane dane mogą też zostać rozdzielone na kilka modułów (np. w ramach wykazu instytucji dane są zbierane m.in. w modułach: Instytucje, Kierunki studiów, Szkoły doktorskie).

Poniżej zestawiamy bazy danych z p.s.w.n. i odpowiadające im moduły w POL-onie, a także główne przepisy p.s.w.n. i rozporządzenia ws. POL-on dotyczące zakresu gromadzonych danych (uwaga! Często należy zapoznać się też z przepisami merytorycznymi, regulującymi poszczególne zagadnienia).

BAZA DANYCH WG TERMINOLOGII USTAWOWEJ PRZEPIS P.S.W.N. PRZEPIS ROZPORZĄDZENIA WS. POL-ON MODUŁ
Wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu Art. 343 § 2 Pracownicy
Patenty i prawa ochronne (w zakresie dotyczącym osiągnięć pracowników)
Osiągnięcia artystyczne (w zakresie dotyczącym pracowników)
Postępowania awansowe
Wykaz studentów Art. 344 § 3 Studenci
Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora Art. 345 § 4 Osoby ubiegające się o stopień doktora
Patenty i prawa ochronne (w zakresie dotyczącym osiągnięć kandydatów na doktora)
Osiągnięcia artystyczne (w zakresie dotyczącym kandydatów na doktora)
Wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki Art. 346 § 5 Instytucje
Kierunki studiów
Kształcenie specjalistyczne
Projekty naukowe
Szkoły doktorskie
Osoby kierujące podmiotem
Inwestycje – w tym Aparatura i infrastruktura
Dane finansowe instytucji – w tym:·        Nakłady na badania naukowe i rozwojowe

·        Źródła pochodzenia środków i wynik finansowy

·        Przychody z tytułu komercjalizacji wyników działalności
Patenty i prawa ochronne (w zakresie działalność naukowej w instytucji)
Osiągnięcia artystyczne (w zakresie osiągnięć artystycznych w instytucji)
Repozytorium pisemnych prac dyplomowych Art. 347 – Repozytorium pisemnych prac dyplomowych (tzw. ORPPD 2.0)
Bazę dokumentów w postępowaniach awansowych Art. 348 – Postępowania awansowe
Baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów Art. 349 § 6 Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów (NAWA)
Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych Art. 350 – Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych
Dokumenty (moduł pomocniczy, umożliwiający dodawanie i przesyłanie dodatkowych dokumentów wymaganych przez MEiN)

*Uwaga! Informacje na temat publikacji naukowych:

  • pracowników (§ 2 ust. 10 pkt 4-6 rozporządzenia ws. POL-on) i
  • osób ubiegających się o stopień doktora (§ 2 ust. 10 pkt 4-6 w zw. z § 4 ust. 6 rozporządzenia ws. POL-on)

są gromadzone w aplikacji PBN.

Ponadto, POL-on zawiera jeszcze inne moduły, które umożliwiają obsługę i przetwarzanie gromadzonych danych oraz zarządzanie użytkownikami:

  • Administracja – służy do zakładania kont użytkownikom w instytucji i do zarządzania użytkownikami;
  • Oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym – umożliwia deponowanie oświadczeń osób kierujących podmiotem, potwierdzających, że dane wprowadzone przez podmiot do POL-onu są zgodne ze stanem faktycznym (art. 354 ust. 4 p.s.w.n.);
  • Raporty – umożliwia generowanie raportów w postaci plikowej w oparciu o zasoby znajdujące się w hurtowni danych, która zasilana jest danymi ze wszystkich systemów OPI PIB i umożliwia tworzenie zestawień z różnych źródeł danych;
  • GUS – sprawozdania – umożliwia wypełnienie obowiązków sprawozdawczych instytucji do GUS.

W jakim celu są wykorzystywane dane z POL-onu?

Dane w Systemie POL-on są przetwarzane w celu:

  • wykonywania zadań związanych z ustalaniem i realizacją polityki naukowej państwa,
  • przeprowadzaniem ewaluacji jakości kształcenia,
  • ewaluacji szkół doktorskich,
  • ewaluacji jakości działalności naukowej,
  • prowadzeniem postępowań w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora,
  • ustalaniem wysokości subwencji i dotacji,
  • nadzorem nad systemem szkolnictwa wyższego i nauki,
  • realizacją zadań przez NAWA, NCBiR oraz NCN.

Podstawa prawna: art. 342 ust. 4 p.s.w.n.

Wykorzystywanie POL-onu na potrzeby statystyki publicznej

Ponadto POL-on jest wykorzystywany na potrzeby wypełniania obowiązków dotyczących statystyki publicznej.

Po pierwsze, na potrzeby statystyki publicznej są wykorzystywane dane już zgromadzone w POL-onie (art. 355 ust. 2 p.s.w.n.).

Po drugie, POL-on jest miejscem kompleksowo obsługującym czynności podmiotów wynikające z przepisów o statystyce publicznej. W zakresie danych wymaganych na potrzeby statystyki publicznej, ale nieobjętych systemem POL-on, podmioty uzupełniają dane na formularzach w postaci elektronicznej, które są udostępniane również w tym systemie (art. 355 ust. 3 p.s.w.n.).

Po trzecie, POL-on jest kanałem przekazania danych przez podmioty i ich odbioru przez GUS, bez konieczności wysyłania ich za pomocą innych środków komunikacji (art. 355 ust. 1 p.s.w.n.).

Dane osobowe w POL-onie

O zakresie danych osobowych gromadzonych w POL-onie, sposobach przetwarzania tych danych, podmiotach odpowiedzialnych i uprawnieniach osób, których dane są przetwarzane, przeczytasz tutaj.

Sprawozdania z wykorzystania dotacji za rok 2020 – ścieżka czynności i statusy

Proces składania sprawozdania oraz towarzyszące mu statusy są analogiczne do składania pozostałych sprawozdań w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Aktualny status widać zawsze:

  • na kaflu „Sprawozdanie z wykorzystania dotacji”,
  • obok nagłówka strony „ Sprawozdanie z wykorzystania dotacji”

– w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

Aby złożyć sprawozdanie, wykonaj czynności opisane poniżej.

1. Udostępnienie formularza

Aby złożyć formularz, wejdź do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Wybierz kafel „Sprawozdanie z wykorzystania dotacji”.

Po udostępnieniu formularza za dany rok w systemie POL-on, staje się on widoczny dla instytucji zobowiązanych do jego złożenia. Jeżeli nie widzisz w systemie właściwego kafla, oznacza to prawdopodobnie, że twoja instytucja nie należy do grupy podmiotów, które powinny złożyć sprawozdanie.

Od tej chwili sprawozdanie ma status „Udostępnione”. 

Formularz różni się w zależności od tego, czy uczelnia podlegała w roku sprawozdawczym przekształceniom, czy nie. Na podstawie informacji dotyczących przekształceń podmiotu, wprowadzonych do systemu POL-on w module Instytucje, system automatycznie wyświetla właściwy formularz, jaki uczelnia powinna wypełnić. 

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Uzupełnij”. Formularz otworzy się w trybie edycji. Wprowadź dane za sprawozdawany rok. Uzupełnij wszystkie pola formularza. Jeśli uczelnia nie posiada danych do sprawozdania w danej pozycji, powinna wpisać 0,00. Nie można zapisać formularza, jeśli zostały w nim puste pola.

Nad każdym formularzem znajduje się bezpośredni link do właściwych dla niego objaśnień dostępnych w Pomocy systemu POL-on.

Więcej informacji na temat podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania, rodzajów formularzy i szczegółowych wskazówek, jak należy je wypełnić znajdziesz tutaj.

Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”.

2. Edycja

Po wprowadzeniu i zapisaniu danych w formularzu, zmienia on status na „Edycja”.

Na tym etapie możesz poprawić wprowadzone dane klikając w przycisk „Koryguj”. Spowoduje to ponowne otwarcie formularza do edycji. Po wprowadzeniu prawidłowych danych ponownie kliknij w przycisk „Zapisz”.

Po zapisaniu wprowadzonych danych pojawi się przycisk „Pobierz sprawozdanie”. Pozwala on wygenerować wprowadzone do systemu dane w postaci pliku XLSX, w formacie uzgodnionym z ministerstwem.

3. Zatwierdzenie sprawozdania

Jeśli nie chcesz już nic zmieniać w formularzu, przejdź do etapu zatwierdzania sprawozdania. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby. Potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Jeśli nie podasz danych osoby do kontaktu i spróbujesz od razu zatwierdzić formularz, wyświetli się komunikat o błędzie.

  • Zatwierdź formularz: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Status zmieni się na „Zatwierdzony”.

W zakładce „Dane sprawozdania” zobaczysz informację na temat daty zatwierdzenia i użytkownika, który zatwierdził formularz.

Po zatwierdzeniu formularza nie ma możliwości jego edycji.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania do ministerstwa.

5. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa

Zatwierdzony formularz należy wysłać do ministerstwa za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia.

Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (rektora), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również inne pliki, jeśli takie posiadasz i są niezbędne do realizacji obowiązku sprawozdawczego oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłany”.

Na tym etapie nie ma już możliwości edycji sprawozdania.

W zakładce „Komentarze” możesz podejrzeć dodane przez siebie uwagi oraz pobrać załączone pliki.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa. Możesz co jakiś czas sprawdzić w systemie, czy status sprawozdania się zmienił.

6. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

W wyniku poprzedniego kroku, dane z formularza zostają udostępnione ministerstwu. Ministerstwo zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku ministerstwo może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z powrotem do korekty;
  • zaakceptować sprawozdanie (od razu albo po powrocie z korekty).

7. Sprawozdanie odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Zwrócony do korekty”.

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami. W tym celu skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”.

8. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa po korekcie

Ponownie zatwierdź i wyślij poprawiony formularz do ministerstwa, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, ponownie masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, rektor powinien ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do ministerstwa powoduje zmianę statusu na „Odesłany po korekcie”.

9. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – jeśli ministerstwo nie ma zastrzeżeń do przekazanych danych, akceptuje sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zaakceptowany”.

Proces składania sprawozdania – podsumowanie

Statusy sprawozdania

Poniżej znajduje się zestawienie wszystkich statusów, w jakich może wystąpić sprawozdanie wraz z ich objaśnieniami.

  • Udostępnione – udostępnienie sprawozdania w systemie POL-on. Sprawozdanie jest widoczne w postaci kafla w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych dla instytucji, które powinny złożyć dane sprawozdanie (instytucje zobowiązane do złożenia sprawozdania są rok do roku określane przez ministerstwo i ich lista może być różna per rok). Instytucja może przystąpić do wypełniania danych sprawozdania.
  • Edycja – po uzupełnieniu danych sprawozdania. Instytucja może wielokrotnie poprawiać (edytować) dane w formularza aż do jego zatwierdzenia.
  • Zatwierdzone – możliwe jest wygenerowanie oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym. Nie można edytować danych.
  • Wysłane do ministerstwa – dane sprawozdania zostają udostępnione ministerstwu w celu weryfikacji.
  • Odesłane do korekty – jeżeli ministerstwo ma uwagi do sprawozdania i zwraca je twojej instytucji do poprawy. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po stronie twojej instytucji.
  • Wysłane po korekcie – gdy przekażesz poprawione sprawozdanie ponownie do ministerstwa. Dane sprawozdania zostają zablokowane do edycji.
  • Zaakceptowane – sprawozdanie zostało zaakceptowane przez ministerstwo. Status ten kończy pracę ze sprawozdaniem.

Sprawozdania z wykorzystania środków funduszu stypendialnego za rok 2020 – ścieżka czynności i statusy

Proces składania sprawozdania oraz towarzyszące mu statusy są analogiczne do składania pozostałych sprawozdań w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Aktualny status widać zawsze:

  • na kaflu „Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra”,
  • obok nagłówka strony „ Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra”

– w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

Aby złożyć sprawozdanie, wykonaj czynności opisane poniżej.

1. Udostępnienie formularza

Aby złożyć formularz, wejdź do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Wybierz kafel „Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra”.

Po udostępnieniu formularza za dany rok w systemie POL-on, staje się on widoczny dla instytucji zobowiązanych do jego złożenia. Jeżeli nie widzisz w systemie właściwego kafla, oznacza to prawdopodobnie, że twoja instytucja nie należy do grupy podmiotów, które powinny złożyć sprawozdanie.

Uwaga! Formularz sprawozdania różni się dla poszczególnych typów podmiotów zobowiązanych do jego złożenia. W oparciu o listę podmiotów, które otrzymały dotację oraz środki na stypendia, każdy podmiot będzie miał udostępnione w systemie właściwe sprawozdanie do wypełnienia.

Od tej chwili sprawozdanie ma status „Udostępnione”. 

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Uzupełnij”. Formularz otworzy się w trybie edycji. Wprowadź dane za sprawozdawany rok. Uzupełnij wszystkie pola formularza. Jeśli instytucja nie posiada danych do sprawozdania w danej pozycji, powinna wpisać 0,00. Nie można zapisać formularza, jeśli zostały w nim puste pola.

Nad każdym formularzem znajduje się bezpośredni link do właściwych dla niego objaśnień dostępnych w Pomocy systemu POL-on.

Więcej informacji na temat podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania, rodzajów formularzy i szczegółowych wskazówek, jak należy je wypełnić znajdziesz tutaj.

Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”.

2. Edycja

Po wprowadzeniu i zapisaniu danych w formularzu, zmienia on status na „Edycja”.

Na tym etapie możesz poprawić wprowadzone dane klikając w przycisk „Koryguj”. Spowoduje to ponowne otwarcie formularza do edycji. Po wprowadzeniu prawidłowych danych ponownie kliknij w przycisk „Zapisz”.

Po zapisaniu wprowadzonych danych pojawi się przycisk „Pobierz sprawozdanie”. Pozwala on wygenerować wprowadzone do systemu dane w postaci pliku XLSX, w formacie uzgodnionym z ministerstwem.

3. Zatwierdzenie sprawozdania

Jeśli nie chcesz już nic zmieniać w formularzu, przejdź do etapu zatwierdzania sprawozdania. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby. Potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Jeśli nie podasz danych osoby do kontaktu i spróbujesz od razu zatwierdzić formularz, wyświetli się komunikat o błędzie.

  • Zatwierdź formularz: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Status zmieni się na „Zatwierdzony”.

W zakładce „Dane sprawozdania” zobaczysz informację na temat daty zatwierdzenia i użytkownika, który zatwierdził formularz.

Po zatwierdzeniu formularza nie ma możliwości jego edycji.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania do ministerstwa.

5. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa

Zatwierdzony formularz należy wysłać do ministerstwa za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia.

Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji, a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również inne pliki, jeśli takie posiadasz i są niezbędne do realizacji obowiązku sprawozdawczego oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłany”.

Na tym etapie nie ma już możliwości edycji sprawozdania.

W zakładce „Komentarze” możesz podejrzeć dodane przez siebie uwagi oraz pobrać załączone pliki.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa. Możesz co jakiś czas sprawdzić w systemie, czy zmienił się status sprawozdania.

6. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

W wyniku poprzedniego kroku, dane z formularza zostają udostępnione ministerstwu. Ministerstwo zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku ministerstwo może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z powrotem do korekty;
  • zaakceptować sprawozdanie (od razu albo po powrocie z korekty).

7. Sprawozdanie odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Zwrócony do korekty”.

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami. W tym celu skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”.

8. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa po korekcie

Ponownie zatwierdź i wyślij poprawiony formularz do ministerstwa, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, ponownie masz możliwość dodania komentarza i/lub dodatkowego pliku.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, osoba kierująca twoim podmiotem powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do ministerstwa powoduje zmianę statusu na „Odesłany po korekcie”.

9. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – jeśli ministerstwo nie ma zastrzeżeń do przekazanych danych, akceptuje sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zaakceptowany”.

Proces składania sprawozdania – podsumowanie

Statusy sprawozdania

Poniżej znajduje się zestawienie wszystkich statusów, w jakich może wystąpić sprawozdanie wraz z ich objaśnieniami.

  • Udostępnione – udostępnienie sprawozdania w systemie POL-on. Sprawozdanie jest widoczne w postaci kafla w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych dla instytucji, które powinny złożyć dane sprawozdanie (instytucje zobowiązane do złożenia sprawozdania są rok do roku określane przez ministerstwo i ich lista może być różna per rok). Instytucja może przystąpić do wypełniania danych sprawozdania.
  • Edycja – po uzupełnieniu danych sprawozdania. Instytucja może wielokrotnie poprawiać (edytować) dane w formularza aż do jego zatwierdzenia.
  • Zatwierdzone – możliwe jest wygenerowanie oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym. Nie można edytować danych.
  • Wysłane do ministerstwa – dane sprawozdania zostają udostępnione ministerstwu w celu weryfikacji.
  • Odesłane do korekty – jeżeli ministerstwo ma uwagi do sprawozdania i zwraca je twojej instytucji do poprawy. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po stronie twojej instytucji.
  • Wysłane po korekcie – gdy przekażesz poprawione sprawozdanie ponownie do ministerstwa. Dane sprawozdania zostają zablokowane do edycji.
  • Zaakceptowane – sprawozdanie zostało zaakceptowane przez ministerstwo. Status ten kończy pracę ze sprawozdaniem.

Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra za rok 2020

Informacje wprowadzające

Termin składania sprawozdania przez instytucje: 31 marca 2021 r.

Rok sprawozdawczy: 2020.​

Sprawozdanie powinno zawierać dane według stanu na dzień 31 grudnia 2020 r.

Niezbędne role w systemie: ​

  • INST_FIN – umożliwia wprowadzenie danych i złożenie sprawozdania. ​
  • INST_FIN_PODGLAD – umożliwia podgląd wprowadzonych danych, a także pobranie ich w postaci pliku XLSX.

Sprawozdanie jest dostępne w systemie POL-on 2.0. W module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych należy wejść w kafel  „Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra” i uzupełnić formularz webowy (z poziomu systemu). ​

Podstawa prawna:

Zgodnie z art. 342 i 350 ust. 1 pkt 3 ustawy 2.0, w ramach nadzoru nad systemem szkolnictwa wyższego i nauki, Minister prowadzi system POL-on obejmujący m.in. bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych, w tym sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 ustawy. W myśl  przywołanego zapisu, uczelnie zobowiązane są do udzielania informacji o wykorzystaniu m.in. środków na stypendia i nagrody ministra.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

Obowiązek złożenia sprawozdania mają następujące podmioty:

  • uczelnie publiczne, w tym kościelne, rozliczane na zasadach publicznych:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II w Lublinie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Akademia Katolicka z Warszawie (do 31 lipca 2020 r. Papieski Wydział Teologiczny w Warszawie),
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie;
  • uczelnie niepubliczne;
  • instytuty (kształcące doktorantów) – instytuty kształcące doktorantów definiujemy jako te instytuty, które miały uprawnienia do prowadzenia studiów doktoranckich według stanu na 31.12.2019 r. (rok do tyłu). Instytuty te kształcąc w 2020 r. doktorantów powinny otrzymywać dotację na świadczenia;
  • instytuty – instytuty, które nie mają uprawnień do prowadzenia „starych” studiów doktoranckich, otrzymujące wyłącznie środki na stypendia ministra dla wybitnych młodych naukowców;
  • seminaria duchowne:
    • Wyższe Seminarium Duchowne w Przemyślu,
    • Wyższe Seminarium Duchowne w Rzeszowie,
    • Wyższy Instytut Teologiczny w Częstochowie.

Rodzaje formularza sprawozdawczego. Wypełnianie sprawozdania

Formularz sprawozdania jest zależny od poszczególnych grup interesariuszy wskazanych powyżej.

Uwaga! W oparciu o listę instytutów, które otrzymały dotację oraz środki na stypendia każdy instytut będzie miał udostępnione właściwe sprawozdanie do wypełnienia. Jeśli instytut otrzymał dotację oraz środki na stypendia, wówczas do wypełnienia ma ten sam formularz, który wypełniają instytuty kształcące doktorantów (ten formularz będzie wyświetlany w systemie).

Jeśli podmiot nie otrzymywał dotacji ani środków na stypendia, wówczas powinien zaznaczyć checkbox „Brak danych do sprawozdania”.

Uzupełnij wszystkie pola formularza, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Jeśli podmiot nie posiada danych do sprawozdania w danej pozycji powinien wpisać 0,00. Nie można zapisać formularza, jeśli zostały w nim puste pola. ​

Wymagane jest podanie danych osoby do kontaktu w zakładce „Podsumowanie”. Bez tych danych nie można zatwierdzić sprawozdania, nawet jeśli wszystkie pozostałe dane są poprawne.

Poniżej możesz pobrać pliki z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularzy dla poszczególnych typów podmiotów:

Sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie rekrutacji lub prowadzeniu działalności naukowej za rok 2020

Informacje wprowadzające

Termin składania sprawozdania przez instytucje: 31 marca 2021 r.

Rok sprawozdawczy: 2020.

Sprawozdanie powinno zawierać dane według stanu na dzień 31 grudnia 2020 r.

Niezbędne role w systemie:

  • INST_FIN – umożliwia wprowadzenie danych i złożenie sprawozdania.
  • INST_FIN_PODGLAD – umożliwia podgląd wprowadzonych danych, a także pobranie ich w postaci pliku XLSX.

Sprawozdanie jest dostępne w systemie POL-on 2.0. W module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych należy wejść w kafel „Sprawozdanie z wykorzystania dotacji” i uzupełnić formularz webowy (z poziomu systemu).

Podstawa prawna:

Zgodnie z art. 342 i 350 ust. 1 pkt 3 ustawy 2.0, w ramach nadzoru nad systemem szkolnictwa wyższego i nauki, Minister prowadzi system POL-on obejmujący m.in. bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych, w tym sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 ustawy. W myśl  przywołanego przepisu, uczelnie zobowiązane są do udzielania informacji o wykorzystaniu m.in. dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

Niezależenie od rodzaju instytucji, aby złożyć sprawozdanie, musi zawsze być spełniony warunek:

  • data utworzenia instytucji jest wcześniejsza niż 31 grudnia roku sprawozdawczego oraz
  • data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) mieści się w przedziale od 1.01.2020 r. do 31.12.2020 r.

Obowiązek złożenia sprawozdania z wykorzystania dotacji mają:

  • uczelnie publiczne podlegające pod ministerstwo;
  • uczelnie kościelne podlegające pod ministerstwo:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II w Lublinie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Akademia Katolicka z Warszawie (do 31 lipca 2020 r. Papieski Wydział Teologiczny w Warszawie),
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie;
  • uczelnie niepubliczne.

Pozostałe podmioty nie mają obowiązku złożenia sprawozdania. W związku z tym nie widzą kafla „Sprawozdanie z wykorzystania dotacji” w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w systemie POL-on.

Rodzaje formularza sprawozdawczego

Uwaga! Formularz różni się w zależności od tego, czy uczelnia podlegała w roku sprawozdawczym przekształceniom, czy nie.

Na podstawie informacji dotyczących przekształceń podmiotu, wprowadzonych do systemu POL-on w module Instytucje, system automatycznie określa, jaki formularz uczelnia powinna wypełnić. W Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych wyświetla się właściwy formularz.

Jeśli w danym roku sprawozdawczym:

  • Uczelnia nie podlegała przekształceniom – wypełnia formularz standardowy.
  • Uczelnia jest uczelnią włączającą (w jej struktury w roku sprawozdawczym została włączona inna uczelnia lub uczelnie) – wypełnia formularz, w którym należy dodatkowo wykazać dla każdej włączonej uczelni kwotę otrzymaną w związku z jej włączeniem.
  • Uczelnia została włączona do innej uczelni lub zlikwidowana – wypełnia formularz, w którym należy wykazać dodatkowo, ile z przyznanej dotacji zostało przekazane przez ministerstwo włączanej/zlikwidowanej uczelni w roku sprawozdawczym.

Uwaga! W 2021 r. uczelnia włączająca powinna się skontaktować z ministerstwem przez Helpdesk OPI PIB w celu ustalenia sposobu postępowania dotyczącego sprawozdania uczelni, która została do niej włączona.

Wyjątkowo, w sprawozdaniu za 2020 r. nie należy uwzględniać uczelni likwidowanych.

 Uwaga! Jeśli system prezentuje uczelni niewłaściwy formularz (formularz standardowy, podczas gdy uczelnia podlegała przekształceniom w roku sprawozdawczym) oznacza to, że informacje o zaistniałym przekształceniu nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu przez pracownika ministerstwa. Każdorazowo należy zgłosić taką sytuację OPI PIB przez Helpdesk. 

Wypełnianie sprawozdania

Uwaga! Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobligowanych do złożenia sprawozdania, należy wypełnić formularz niezależnie od tego, czy masz dane do sprawozdania czy nie. W przypadku braku danych należy wprowadzić 0,00.

Uwaga! Skorzystanie z checkboxa „Brak danych do sprawozdania” spowoduje usunięcie sprawozdania, tak jakby uczelnia w ogóle go nie złożyła. W związku z tym dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa. Zaznacz ten checkbox tylko wtedy, gdy twoje sprawozdanie nie powinno być uwzględnione w sprawozdaniach do ministerstwa.

Uzupełnij wszystkie pola formularza z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Jeśli uczelnia nie posiada danych do sprawozdania w danej pozycji, powinna wpisać 0,00. Nie można zapisać formularza, jeśli zostały w nim puste pola.

Wymagane jest podanie danych osoby do kontaktu w zakładce „Podsumowanie”. Bez tych danych nie można zatwierdzić sprawozdania, nawet jeśli wszystkie pozostałe dane są poprawne.

W związku z przejściem na nowy system POL-on 2.0, w pozycji 1 i 3 formularza znajdują się wartości odpowiednie dla danej uczelni, wgrane na podstawie danych przekazanych przez ministerstwo. Pozycje te nie podlegają edycji przez uczelnię. Jeśli uczelnia uważa, że dane te są błędne, należy skontaktować się z ministerstwem za pośrednictwem Helpdesku OPI PIB, wybierając kategorię zgłoszeń merytorycznych. Docelowo, w przyszłych latach, informacja ta będzie pobierana ze sprawozdania z roku wcześniejszego.

Pola na niebieskim tle zawierają wartości wyliczalne, zatem nie można ich uzupełnić ręcznie. Wyliczają się one automatycznie na podstawie wartości składowych (wprowadzanych w pola na białym tle).

Dotacja przyznana a dotacja przekazana

Zwróć uwagę na różnicę między pozycjami „Dotacja przyznana przez MNiSW Uczelni w 2020 r.” i „Dotacja przekazana przez MNiSW Uczelni w 2020 r.”, które należy wypełnić w formularzu uczelni włączanej. Kwoty te mogą się różnić. Przykład: w wyniku dokonania podziału dotacji w maju Uczelni A przyznano 120 tys. zł. Do końca czerwca przekazano Uczelni A 60 tys. zł, ale od 1 lipca została ona włączona do Uczelni B. Zatem pozostałe 60 tys. zł przekazywane będą już do Uczelni B. Do czasu dokonania podziału dotacji na kolejny rok uczelnie publiczne mają wypłacaną miesięcznie dotację zaliczkowo w wysokości 1/12 dotacji ubiegłego roku.

Formularz standardowy

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza standardowego: 2021-03-04 objaśnienia do sprawozdania FWON.

Formularz dla uczelni włączającej

Status „Udostępnione”

W przypadku uczelni włączającej system wyświetli informację o uczelniach, które zostały do niej włączone (nazwa instytucji oraz data włączenia) nad formularzem sprawozdania. Dane te będą automatycznie pobrane na podstawie informacji wprowadzonych przez ministerstwo do systemu POL-on.

Status „Edycja”

W formularzu uczelni  włączającej, na podstawie informacji z systemu POL-on o podmiotach włączonych, generowane są odpowiednio dodatkowe wiersze (3 A/3 B itd., w zależności od liczby włączonych uczelni) z uzupełnioną nazwą uczelni, której dotyczą. W tych wierszach należy wykazać, w jakiej kwocie uczelnia włączająca otrzymała dotację z ministerstwa z tytułu włączenia w swoje struktury danej uczelni.

Uwaga! Jeśli brakuje wiersza dla uczelni, która została włączona wówczas należy taką sytuację zgłosić do OPI PIB lub ministerstwa przed wypełnieniem sprawozdania.

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza dla uczelni włączającej: 2021-03-04 objaśnienia do sprawozdania FWON włączające v.2.

Formularz dla uczelni włączanej

Status „Udostępnione”

Uwaga! W 2021 r. uczelnia włączająca powinna się skontaktować z ministerstwem przez Helpdesk OPI PIB w celu ustalenia sposobu postępowania dotyczącego sprawozdania uczelni, która została do niej włączona.

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza dla uczelni włączanej: 2021-03-04 objaśnienia do sprawozdania FWON włączone lub zlikwidowane.

Dane pracownika – Kary pracownicze

Od 21 stycznia 2021 r. w module Pracownicy jest dostępna funkcjonalność dotycząca kar dyscyplinarnych i wyroków sądowych. Funkcjonalność jest dostępna w zakładce „Kary pracownicze”.

W zakładce znajdują się trzy sekcje:

  • Kary dyscyplinarne (poprzednie przepisy) – prezentowane są w niej kary dyscyplinarne nałożone na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów; kary te zostały zmigrowane z POL-on 1 i nie podlegają edycji.
  • Kary dyscyplinarne (aktualne przepisy) – w tej sekcji należy rejestrować kary dyscyplinarne nakładane na podstawie przepisów ustawy 2.0.

Uwaga! Rejestracji nie podlegają wszystkie kary dyscyplinarne, lecz tylko te wskazane w art. 276 ust. 1 pkt 4-8 ustawy 2.0.

Są to:
4) pozbawienie prawa do wykonywania zadań promotora, recenzenta oraz członka komisji w postępowaniach w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego oraz tytułu profesora na okres od roku do 5 lat;
5) pozbawienie prawa do pełnienia funkcji kierowniczych w uczelniach na okres od 6 miesięcy do 5 lat;
6) wydalenie z pracy w uczelni;
7) wydalenie z pracy w uczelni z zakazem wykonywania pracy w uczelniach na okres od 6 miesięcy do 5 lat;
8) pozbawienie prawa do wykonywania zawodu nauczyciela akademickiego na okres 10 lat.

  • Wyroki sądowe – w tej sekcji należy rejestrować orzeczenia sądowe wskazane w art. 180 Kodeksu karnego wykonawczego, czyli orzeczenia zakazu zajmowania określonego stanowiska lub wykonywania określonego zawodu.

Zakres danych – podstawy prawne

Zakres rejestrowanych danych wynika z:

Art. 343 ust. 1 pkt 20) ustawy 2.0. Zgodnie z nim, wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzanych działalność naukową i biorących udział w jej prowadzeniu obejmuje: (…) informacje o prawomocnym orzeczeniu kary dyscyplinarnej, o której mowa w art. 276 ust. 1 pkt 4-8, oraz o prawomocnym orzeczeniu, o którym mowa w art. 180 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy (Dz.U. z 2019 r. poz. 676, 679, 1694, 2020 i 2070).

§ 2 ust. 9 rozporządzenia ws. POL-on. W zakresie danych, o których mowa w art. 343 ust. 1 pkt 20 ustawy, w wykazie pracowników zamieszcza się:
1) informacje o orzeczeniu kary dyscyplinarnej, o której mowa w art. 276 ust. 1 pkt 4-8 ustawy:
a) datę wydania,
b) datę uprawomocnienia się,
c) sygnaturę,
d) nazwę komisji dyscyplinarnej, przed którą wszczęto postępowanie,
e) nazwę komisji dyscyplinarnej, która wydała orzeczenie,
f) rodzaj orzeczonej kary dyscyplinarnej,
g) wymiar orzeczonej kary dyscyplinarnej,
h) datę zakończenia kary dyscyplinarnej,
i) datę zatarcia kary dyscyplinarnej;
2) informacje o orzeczeniu, o którym mowa w art. 180 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy (Dz.U. z 2018 r. poz. 652, 1010, 1387 i 2432 oraz z 2019 r. poz. 125):
a) datę wydania,
b) datę uprawomocnienia się,
c) sygnaturę,
d) nazwę sądu, który wydał wyrok,
e) rodzaj orzeczonego środka karnego,
f) wymiar orzeczonego środka karnego,
g) datę, od której nastąpił zakaz zajmowania stanowiska lub wykonywania zawodu nauczyciela akademickiego,
h) datę zatarcia skazania.

Podmioty uprawnione

Obowiązek rejestracji kar dyscyplinarnych i wyroków sądowych dotyczy tylko uczelni (art. 343 ust. 2 pkt 2, 3-4a, 6 ustawy 2.0).

„Nowe” kary dyscyplinarne i wyroki sądowe wprowadzają do POL-onu:

  • Rektor,
  • Minister (w sytuacji, gdy osoba ukarana nie jest już zatrudniona w podmiocie; taka kara jest jednak widoczna w tym podmiocie w trybie odczytu).

Możliwość modyfikacji już wprowadzonych kar posiada podmiot, który rejestrował karę lub Ministerstwo (np. w sytuacji, gdy podmiot rejestrujący karę przestał istnieć).

Podstawa prawna: art. 343 ust. 4 ustawy 2.0.

Uwaga! „Stare” kary dyscyplinarne, zmigrowane ze starego POL-onu, nie podlegają edycji ani nie mogą zostać usunięte.

Terminy wprowadzania i usuwania danych

  • Rektor (albo Minister) wprowadza informację o karze pracowniczej niezwłocznie po powzięciu informacji o uprawomocnieniu się orzeczenia kary dyscyplinarnej albo o prawomocnym orzeczeniu.
  • Rektor (albo Minister) usuwa informację o karze pracowniczej niezwłocznie po powzięciu informacji o zatarciu kary dyscyplinarnej, uchyleniu orzeczenia o ukaraniu karą dyscyplinarną, zatarciu skazania lub uchyleniu wyroku sądu.

Zauważ, że taka kara zostaje usunięta całkowicie, a nie zarchiwizowana.

Podstawa prawna: § 9 ust. 4 i 5 rozporządzenia ws. POL-on.

Praca w systemie

Jeżeli pracownik ma zarejestrowaną w POL-onie karę dyscyplinarną („starą” lub „nową”) bądź wyrok sądowy, to w szczegółowym widoku jego danych, obok nazwiska, widoczne jest ostrzeżenie o wpisanej karze – w postaci czerwonego trójkąta ostrzegawczego.

W związku z omawianą funkcjonalnością, został udostępniony nowy filtr „zatrudnieni z karą pracowniczą lub wyrokiem sądowym”. Po jego zaznaczeniu wyszukane zostają osoby, które mają wpisaną aktywną karę pracowniczą (karę dyscyplinarną „nową” lub „starą” bądź wyrok sądowy). Po usunięciu kary z systemu pracownik, który wcześniej ją posiadał nie zostanie już wyszukany za pomocą omawianego filtra. Filtr pozwala na wyszukanie zarówno trwających, jak i zakończonych zatrudnień z aktywną karą.

Zastosowanie tego filtra powoduje, że nieaktywne stają się niektóre inne filtry (w związku z czym zostają wyszarzone): dotyczące siatki stanowisk oraz mające postać checkboxów.

„Stara” kara dyscyplinarna

Jeżeli pracownik miał zarejestrowaną karę dyscyplinarną, nałożoną na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów, to została ona zmigrowana z POL-onu 1 i jest widoczna w sekcji „Kary dyscyplinarne (poprzednie przepisy)”.

Jest to sekcja tylko do odczytu. Nie można dodać kolejnej kary, edytować danych kary ani jej usunąć. Z tego powodu nie ma w tej sekcji dostępnych żadnych przycisków akcji.

„Nowa” kara dyscyplinarna

Aby zarejestrować karę dyscyplinarną nałożoną na podstawie ustawy 2.0, w sekcji „Kary dyscyplinarne (aktualne przepisy)” kliknij w przycisk „Dodaj nową karę dyscyplinarną”.

Otworzy się formatka do wypełnienia. W polu „Rodzaj kary” wybierz właściwą opcję z rozwijanej listy. Na liście znajdują się tylko te kary dyscyplinarne, które zostały wymienione w art. 276 ust. 1 pkt 4-8 ustawy 2.0.

Kolejne pola: sygnatura, wymiar kary, nazwa komisji wszczynającej postępowanie, nazwa komisji wydającej orzeczenie są polami tekstowymi, które należy wypełnić ręcznie.

Pola dotyczące dat wypełnij wybierając właściwą datę z kalendarza lub wpisując ją ręcznie.

Uwaga! Aby było możliwe zarejestrowanie kary dyscyplinarnej, wszystkie pola muszą zostać uzupełnione.

Na koniec zatwierdź wprowadzone dane klikając w ikonę zielonego znacznika. Kara zostanie zarejestrowana.

Dodaną karę można usunąć, klikając w ikonę kosza na śmieci.

Jeśli pomyliłeś się we wprowadzonych danych, usuń wpis dotyczący kary dyscyplinarnej i wprowadź go ponownie z poprawnymi danymi.

Wyrok sądowy

Aby zarejestrować wyrok sądowy, w sekcji „Wyroki sądowe” kliknij w przycisk „Dodaj nowy wyrok”.

Otworzy się formatka do wypełnienia. W polu „Rodzaj orzeczonego środka karnego” wybierz właściwą opcję z rozwijanej listy. Na liście znajdują się tylko te środki karne, które zostały wskazane w art. 180 Kodeksu karnego wykonawczego.

Pola dotyczące dat wypełnij wybierając właściwą datę z kalendarza lub wpisując ją ręcznie.

Kolejne pola: sygnatura; nazwa sądu, który wydał wyrok; wymiar orzeczonego środka karnego są polami tekstowymi, które należy wypełnić ręcznie.

Uwaga! Aby było możliwe zarejestrowanie wyroku, wszystkie pola muszą zostać uzupełnione.

Na koniec zatwierdź wprowadzone dane klikając w ikonę zielonego znacznika. Wyrok zostanie zarejestrowany.

Dodany wyrok można usunąć, klikając w ikonę kosza na śmieci.

Jeśli pomyliłeś się we wprowadzonych danych, usuń wpis dotyczący wyroku i wprowadź go ponownie z poprawnymi danymi.

Dodanie danych do Wykazu pracowników instytucji zgłoszonych do szczepienia przeciw COVID za pomocą importu

W Wykazie pracowników instytucji zgłoszonych do szczepienia przeciw COVID zostały dodane 2 przyciski:

  • Eksport – za pomocą którego możesz eksportować dane zestawienia do pliku tekstowego w określonym formacie w celu dodania numeru telefonu i identyfikatora punktu szczepień.
  • Import – za pomocą którego możesz importować uzupełniony plik do wykazu.

Import/eksport danych osób zgłoszonych do szczepienia przeciw COVID został udostępniony w module Pracownicy POL-on 2.0 w zestawieniu „Wykaz pracowników instytucji zgłoszonych do szczepienia przeciw COVID” dla użytkowników z rolą INST_PR nadaną na główce uczelni.

Proces importu danych do Wykazu pracowników instytucji zgłoszonych do szczepienia przeciw COVID może przebiegać dwoma sposobami.

Pierwszy sposób zakłada:

  1. Pobranie pliku za pomocą funkcji eksport
  2. Uzupełnienie danych w pliku csv
  3. Wgranie uzupełnionego pliku csv za pomocą funkcji import

Możesz zaimportować dane z wykorzystaniem pliku z systemu wewnętrznego uczelni w formacie csv. W takim przypadku proces importu obejmie:

  1. Wygenerowanie z systemu wewnętrznego uczelni pliku csv z uzupełnionymi danym w formacie takim jaki ma plik wygenerowany z systemu POL-on
  2. Dodanie zadeklarowanych osób do rejestru zgłoszonych do szczepienia (z poziomu POL-on)
  3. Wgranie pliku csv  za pomocą funkcji import.

Cel importu

Celem importu jest jedynie wprowadzenie danych o numerze telefonu / id punktu szczepień dla osób podanych w pliku.

Dane o telefonie i punkcie szczepień uprzednio uzupełnione w rejestrze osób zadeklarowanych do szczepień zostaną zawsze napisane wartościami podanymi w pliku importu.

Identyfikacja następuję po polu Pesel lub po polach (Typ dokumentu + Numer dokumentu + Kraj wydania dokumentu)

Struktura pliku

nazwa pola typ uwagi
Imie Pole tekstowe Dane w tym polu są tylko informacyjne, nie musi być podane
Drugie Imie Pole tekstowe Dane w tym polu są tylko informacyjne, nie musi być podane
Nazwisko prefix Pole tekstowe Dane w tym polu są tylko informacyjne, nie musi być podane
Nazwisko Pole tekstowe Dane w tym polu są tylko informacyjne, nie musi być podane
Pesel Pole tekstowe Numer PESEL, pole jest częścią identyfikacji osoby
Typ dokumentu Pole słownikowe

Wartości:

  • Dowód osobisty,
  • Karta pobytu,
  • Polski dokument podróży dla cudzoziemca,
  • Polski dokument tożsamości cudzoziemca,
  • Paszport,
  • Tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca
 Typ dokumentu, wymagane jeśli podajemy Numer Dokumentu
Numer dokumentu Pole tekstowe Numer innego dokumentu tożsamości, pole jest częścią identyfikacji osoby
Kraj wydania dokumentu Pole słownikowe Kraj wydania dokumentu,  wymagane jeśli podajemy Numer Dokumentu
Nr kontaktowy Pole tekstowe Numer telefonu osoby raportowanej
ID punktu szczepien (slownik) Pole tekstowe ID punktu szczepień, podajemy numer ID dostępny w pliku z punktami pobrań opublikowanym na stronach pomocy POL-on

Webinar „Zgłaszanie nauczycieli akademickich i innych osób prowadzących zajęcia na uczelniach na szczepienia przeciwko COVID-19 za pośrednictwem systemu POL-on”

W dniu 15 lutego 2021 r. odbył się webinar pt. „Zgłaszanie nauczycieli akademickich i innych osób prowadzących zajęcia na uczelniach na szczepienia przeciwko COVID-19 za pośrednictwem systemu POL-on”.

Poniżej udostępniamy nagranie z tego wydarzenia oraz prezentację do pobrania.

Uwaga! Lista osób uprawnionych do udziału w szczepieniu została rozszerzona. Aktualne informacje znajdziesz tutaj.

Statusy zgłoszeń pracowników do szczepienia

W Wykazie pracowników instytucji zgłoszonych do szczepienia przeciwko COVID dane pracowników mają przypisywane statusy. Mogą mieć one następujące wartości:

  • Wymagający uzupełnienia – taki status otrzymują dane zaraz po przeniesieniu z wykazu pracowników instytucji do wykazu pracowników zgłoszonych do szczepienia.
  • Poprawne dane – jeśli dane pracownika są uzupełnione i kompletne. Zostały podane numer telefonu pracownika i preferowany punkt szczepień.
  • Wysłane do OPI – jeśli dane pracownika są kompletne i został kliknięty przycisk „Wyślij do OPI” przez koordynatora uczelni. Dane z tym statusem są przygotowane do wysyłki przez System POL-on do NFZ i innych instytucji biorących udział w procesie szczepienia. Wysyłka odbywa się raz dziennie w godzinach wieczornych. Nie ma możliwości edytowania ani zmiany danych po tym fakcie.
  • Wysłane do NFZ – jeśli dane pracownika zostały już przekazane do NFZ. Nie ma możliwości edytowania ani zmiany danych po tym fakcie.

Wysyłka danych do NFZ

Po wysłaniu danych pracowników zgłoszonych do szczepienia do OPI, następuje ich przekazanie do NFZ, a następnie do właściwych punktów szczepień. Operacja ta nie wymaga żadnych dodatkowych działań ze strony uczelni.

  • Codziennie w godzinach wieczornych do NFZ jest wysyłane zestawienie pracowników zgłoszonych do szczepień w tym dniu. Zestawienie obejmuje pracowników, którzy mają status “Wysłane do OPI”.
  • Status pracowników, których dane zostały przekazane do NFZ zmienia się na “Wysłane do NFZ”.

Uwaga! W kolejnych dniach uczelnia może zgłaszać do szczepienia kolejnych pracowników.

  • NFZ przekazuje informacje o zgłoszeniach do szczepienia właściwym punktom szczepień.
  • Punkty szczepień skontaktują się z pracownikami lub z koordynatorami szczepień na uczelni w celu ustalenia terminów szczepień.

Wysłanie przygotowanych danych do OPI

Po zakończeniu pracy z listą pracowników zgłaszanych do szczepienia, należy wysłać pakiet zgłoszeń do OPI. W tym celu wykonaj opisane poniżej czynności.

  • Po zakończeniu pracy z listą pracowników zgłaszanych do szczepienia kliknij w przycisk „Wyślij do OPI”.

Uwaga! Sugerujemy użycie tego przycisku na koniec pracy z listą. Nie ma konieczności używania go po wprowadzeniu danych każdego pracownika osobno.

  • Po kliknięciu w przycisk „Wyślij do OPI” pojawi się okno, w którym uzupełnij dane kontaktowe do koordynatora szczepień w uczelni:
    1. imię koordynatora,
    2. nazwisko koordynatora,
    3. telefon kontaktowy do koordynatora,
    4. e-maila koordynatora.

Uwaga! Wszystkie pola wymienione powyżej są obowiązkowe. Dane koordynatora będą przypisane do wszystkich pracowników, którzy zostali zatwierdzeni w tym pakiecie wysyłki zgłoszeń. Osoby z punktu szczepień będą kontaktować się z pracownikiem lub koordynatorem na uczelni w celu umówienia terminu szczepienia.

  • Zapisanie danych koordynatora spowoduje zmianę statusu wybranych pracowników na “Wysłane do OPI”. Danych tych pracowników nie możesz już edytować.

Po zakończeniu tego etapu, zgłoszenia pracowników zostaną przesłane do NFZ.

Etap 2 – przygotowanie zestawienia pracowników zgłoszonych do szczepienia

Po wybraniu pracowników deklarujących chęć udziału w szczepieniach spośród uprawnionych pracowników twojej uczelni, przygotuj ich szczegółową listę do przekazania do NFZ. W tym celu wykonaj opisane poniżej czynności.

2 Etap – przygotowanie zestawienia pracowników zgłoszonych do szczepienia

  • Opuść „Wykaz nauczycieli akademickich, innych prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu” i wybierz kafel „Wykaz pracowników instytucji zgłoszonych do szczepienia przeciwko COVID”.

  • W wykazie tym zobaczysz osoby, które w poprzednim kroku zgłosiłeś do szczepienia.
  • Na podstawie danych zgromadzonych w Systemie POL-on zostały pobrane imię i nazwisko, rok urodzenia oraz PESEL lub dane dokumentu tożsamości pracownika.
  • Dane pracowników należy uzupełnić o: numer telefonu oraz preferowany punkt szczepień.

  • Punkt szczepień można wskazać na dwa sposoby:
    • grupowo,
    • indywidualnie.

Uwaga! Dostępna jest lista punktów szczepień z całej Polski.

Grupowe wskazanie punktu szczepień
  • Wybierz przycisk „Grupowy wybór punktu szczepień”.
  • W kolumnie „Wybór punktu szczepień” zaznacz checkbox znajdujący się w nagłówku (aby wybrać wszystkich pracowników z danej strony) albo przy konkretnych pracownikach (aby wybrać pracowników indywidualnie).
  • Następnie użyj przycisku „Wybierz punkt szczepień”. W okno formatki zacznij wpisywać nazwę punktu szczepień lub miasto, aby wyświetliła się lista podpowiedzi. Wybierz właściwą opcję i zatwierdź wybrany punkt za pomocą przycisku „Ustaw punkt szczepień dla zaznaczonych osób”. Wybrany punkt szczepień zostanie przypisany do wszystkich zaznaczonych pracowników (jeśli uprzednio był ustawiony inny punkt szczepień dla danego pracownika, zostanie on nadpisany nowym ustawieniem).

Uwaga! Warto zawęzić listę pracowników za pomocą filtra „Status” – „Wymagający uzupełnienia”.

Uwaga! Aby przyspieszyć proces, warto również zwiększyć liczbę wyświetlanych pracowników na stronie.

Uwaga! Lista pracowników jest stronicowana. Przejdź do kolejnych stron i również tam zaznacz pracowników zgłaszanych do szczepień. Po stronach możesz poruszać się za pomocą przycisków „Następna” i „Poprzednia”.

  • Analogicznie można zmienić wskazany punkt szczepień dla grupy pracowników.
  • Ponadto, w trybie indywidualnym dodaj numer telefonu każdemu pracownikowi (tryb ten został opisany poniżej).

Uzupełnianie danych w trybie indywidualnym
  • Kliknij w nazwisko wybranego pracownika, aby wyświetlić jego szczegółowe dane.
  • Podaj numer telefonu pracownika.
  • Wybierz preferowany punkt szczepień. W okno formatki zacznij wpisywać nazwę punktu szczepień lub miasto, aby wyświetliła się lista podpowiedzi. Wybierz właściwą opcję.
  • Kliknij w przycisk „Zapisz”, aby zakończyć pracę lub w przycisk „Następny”, aby przejść bezpośrednio do edycji danych kolejnego pracownika.

Kliknięcie w przycisk „Następny” powoduje automatyczne zapisanie wprowadzonych danych.

Jeśli dane mają status „Wymagający uzupełnienia” lub „Poprawne dane”, możliwa jest ich edycja. Po zmianie statusu na „Wysłane do OPI” lub „Wysłane do NFZ” edycja jest niemożliwa.

  • Po uzupełnieniu danych pracownika, status zmieni się na „Poprawne dane” – jeśli wszystkie wymagane dane zostały uzupełnione.

Uwaga! Jeżeli omyłkowo zgłosiłeś pracownika do szczepienia, skorzystaj z przycisku „Usuń pracownika z listy kwalifikacji do szczepienia”, widocznego w szczegółowych danych pracownika.

Po zakończeniu uzupełnienia danych wybranych pracowników, należy wysłać listę zgłoszonych pracowników do OPI.

Etap 1 – wybór pracowników deklarujących udział w szczepieniach

Pierwszym krokiem zmierzającym do zgłoszenia pracowników do szczepienia jest ich wybór z wykazu pracowników dostępnego w systemie POL-on. W tym celu wykonaj opisane poniżej czynności.

Logowanie do Systemu POL-on

  • Zaloguj się do Systemu POL-on w kontekście twojej instytucji.

Zgłoszenia pracowników na szczepienia mogą dokonać tylko zalogowani użytkownicy posiadający w systemie rolę INST_PR, a zatem zarządzający rejestrem pracowników uczelni.

  • Z bocznego menu wybierz moduł Pracownicy.

1 Etap – wybór pracowników deklarujących udział w szczepieniach

  • Wybierz kafel „Wykaz nauczycieli akademickich, innych prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu”.

  • Po wejściu do wykazu pracowników twojej uczelni, w filtrach zaznacz checkbox „Osoby spełniające kryteria szczepień” i wciśnij przycisk “Szukaj”.

  • Wykaz pracowników zawęzi się do osób uprawnionych do szczepień. Są to:
    • nauczyciele akademiccy zatrudnieni w twojej instytucji w podstawowym miejscu pracy oraz nauczyciele akademiccy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy, bez podstawowego miejsca pracy i inne osoby prowadzące zajęcia (ale w przypadku, gdy osoby te nie są zatrudnione jako nauczyciele akademiccy z podstawowym miejscem pracy w innym podmiocie),
    • osoby urodzone w dniu 1.1.1952 lub później,
    • aktualnie zatrudnione na uczelni,
    • niezgłoszone jeszcze do szczepień przez inną uczelnię.

Uwaga! Aby pracownik znalazł się na liście osób uprawnionych do szczepień, musi mieć w POL-onie uzupełniony rok urodzenia. Jeśli pracownik nie ma uzupełnionego roku urodzenia, wejdź w zakładkę „Dane podstawowe”. W sekcji „Dane osobowe” wybierz przycisk „Historia zmian”, a następnie „Koryguj” i podaj rok urodzenia. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

  • Spośród osób uprawnionych wskaż tylko te, które zadeklarowały chęć udziału w szczepieniach. Możesz to zrobić na dwa sposoby:
    • Grupowo – zaznacz checkbox w nagłówku kolumny „Zgłoś do szczepienia”. Efektem będzie zaznaczenie wszystkich pracowników na wyświetlanej stronie.
    • Indywidualnie – w kolumnie „Zgłoś do szczepienia” zaznacz checkbox przy nazwisku danego pracownika.

Uwaga! Aby przyspieszyć ten proces, warto zwiększyć liczbę wyświetlanych pracowników na stronie.

Uwaga! Lista pracowników jest stronicowana. Przejdź do kolejnych stron i również tam zaznacz pracowników zgłaszanych do szczepień. Po stronach możesz poruszać się za pomocą przycisków „Następna” i „Poprzednia”.

  • Po wskazaniu zainteresowanych osób, wybierz przycisk „Zarejestruj pracowników do szczepienia”.
  • Przy zaznaczonych osobach pojawia się komunikat „Zgłoszony do szczepienia”. Oznacza to, że wskazane osoby zostały przekazane do wykazu pracowników zgłoszonych do szczepienia.

Po zakończeniu tego etapu, przejdź do etapu 2 – przygotowania zestawienia pracowników zgłoszonych do szczepienia.

Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych

Role do modułu

  • INST_PR_SPR – umożliwia uzupełnienie, edycję, zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania.
  • INST_PR_SPR_PODGLAD – umożliwia dostęp do sprawozdania podmiotu w trybie odczytu (nie pozwala na edycję danych).

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne podlegające pod MNiSW,
  • uczelnie kościelne podlegające pod MNiSW,
  • uczelnie niepubliczne.

Tylko powyższe podmioty widzą w systemie kafel „Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych” i mają dostęp do formularza.

Ponadto instytucja ma dostęp do sprawozdania tylko wówczas, jeżeli:

  • data utworzenia tej instytucji jest wcześniejsza niż 31 grudnia roku sprawozdawczego oraz
  • data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) jest pusta (instytucja cały czas działa) lub późniejsza niż 31 grudnia roku sprawozdawczego.

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 427 ust. 1 ustawy 2.0 Minister może żądać informacji i wyjaśnień od podmiotów, o których mowa w art. 426 ust. 1, a także dokonywać kontroli ich działalności w zakresie określonym w tym przepisie. Minister może żądać informacji i wyjaśnień również od założyciela.

Formularz jest dostępny w wersji webowej, czyli wypełniamy go bezpośrednio w systemie (a nie załączamy w postaci zewnętrznych plików).

Termin złożenia sprawozdania

Sprawozdanie za dany rok należy złożyć do 31 stycznia roku kolejnego.

Proces składania sprawozdania i statusy

Proces składania sprawozdania oraz towarzyszące mu statusy są analogiczne do składania pozostałych sprawozdań w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Aktualny status widać zawsze:

  • na kaflu, „Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych”,
  • obok nagłówka strony „Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych”

– w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

1. Udostępnienie formularza

Aby złożyć formularz, wejdź do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Wybierz kafel „Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych”.

Po udostępnieniu formularza za dany rok w systemie POL-on, staje się on widoczny dla instytucji zobowiązanych do jego złożenia.

Od tej chwili sprawozdanie ma status „Udostępnione”. 

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Uzupełnij”. Formularz otworzy się w trybie edycji. Wprowadź dane za sprawozdawany rok.

Dane w formularzu powinny przedstawiać stan na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego.

Formularz jest podzielony na miesiące od stycznia do grudnia. Dla każdego miesiąca należy wprowadzić przeciętne miesięczne zatrudnienie osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełne etaty z dwoma miejscami po przecinku, zgodnie z informacją przekazywaną przez uczelnię do PFRON na formularzach DEK-I-B lub INF-1.

Nie zostawiaj pustego pola przy żadnym miesiącu. Uniemożliwia to zapisanie formularza. Jeżeli w danym miesiącu nie masz danych do zaraportowania, wprowadź wartość „0”. 

Po uzupełnieniu danych dla każdego miesiąca kliknij w przycisk „Zapisz”.

2. Edycja

Po wprowadzeniu i zapisaniu danych w formularzu, zmienia on status na „Edycja”. 

Na tym etapie możesz poprawić wprowadzone dane klikając w przycisk „Koryguj”. Spowoduje to ponowne otwarcie formularza do edycji. Po wprowadzeniu prawidłowych danych ponownie kliknij w przycisk „Zapisz”.

Po zapisaniu wprowadzonych danych pojawi się przycisk „Pobierz sprawozdanie”. Pozwala on wygenerować wprowadzone do systemu dane w postaci pliku XLSX, w formacie uzgodnionym z ministerstwem.

3. Zatwierdzenie sprawozdania

Jeśli nie chcesz już nic zmieniać w formularzu, przejdź do etapu zatwierdzania sprawozdania. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby. Potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Uwaga! Jeśli nie podasz danych osoby do kontaktu i spróbujesz od razu zatwierdzić formularz, wyświetli się komunikat o błędzie.

  • Zatwierdź formularz: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Status zmieni się na „Zatwierdzony”.

W zakładce „Dane sprawozdania” zobaczysz informację na temat daty zatwierdzenia i użytkownika, który zatwierdził formularz.

Po zatwierdzeniu formularza nie ma możliwości jego edycji.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania do MNiSW.

5. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa

Zatwierdzony formularz należy wysłać do MNiSW za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia.

Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (rektora), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również  inne pliki, jeśli takie posiadasz i są niezbędne do realizacji obowiązku sprawozdawczego oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłany”.

W zakładce „Komentarze” możesz podejrzeć dodane przez siebie uwagi oraz pobrać załączone pliki.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa.

6. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

W wyniku poprzedniego kroku, dane z formularza zostają udostępnione ministerstwu. MNiSW zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku MNiSW może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z powrotem do korekty;
  • zaakceptować sprawozdanie (od razu albo po powrocie z korekty).
7. Sprawozdanie odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji MNiSW odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Zwrócony do korekty”.

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami. W tym celu skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”.

8. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa po korekcie

Ponownie zatwierdź i wyślij poprawiony formularz do MNiSW, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, ponownie masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, rektor powinien ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do MNiSW powoduje zmianę statusu na „Odesłany po korekcie”.

9. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – jeśli MNiSW nie ma zastrzeżeń do przekazanych danych, akceptuje sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zaakceptowany”.

Zakończenie zatrudnienia systemowego w kontekście umów cywilnoprawnych

W związku z zapewnieniem możliwości zakończenia obowiązywania oświadczenia o dyscyplinie osobie, której zakończyła się umowa o pracę (lub mianowanie) i która to pozostaje w podmiocie tylko w charakterze innej osoby prowadzącej zajęcia, do systemu została wprowadzona możliwość kończenia zatrudnienia systemowego pomimo trwających uproszczonych warunków zatrudnienia, np. umowy cywilnoprawnej.

Na temat tego, jak rozumieć zatrudnienie systemowe, przeczytasz tutaj.

Wprowadzane usprawnienia systemowe umożliwiają obsłużenie przypadku, kiedy umowa o pracę (lub mianowanie) stanowiła podstawę do rejestracji oświadczenia o reprezentacji dyscyplin. Następnie wygasła, więc nie ma już podstaw, aby oświadczenie o dyscyplinie mogło trwać. Jednocześnie, w ramach tego samego zatrudnienia, osoba prowadzi zajęcia na podstawie umowy cywilnoprawnej (lub innego uproszczonego warunku zatrudnienia). Pomimo wygaśnięcia umowy o pracę,  umowa cywilnoprawna trwa dalej i blokuje możliwość zamknięcia zatrudnienia systemowego, wymuszając tym samym trwanie oświadczenia o dyscyplinie.

Dotychczas trwanie jakiegokolwiek warunku zatrudnienia („zwykłego” – stosunku pracy lub uproszczonego – np. umowy cywilnoprawnej) uniemożliwiało zamknięcie zatrudnienia systemowego. Zatem można było zamknąć zatrudnienie systemowe dopiero po zakończeniu umowy cywilnoprawnej.

Stan po wprowadzeniu aktualizacji systemu

Po zmianach, system pozwala na zakończenie zatrudnienia przy trwającej umowie cywilnoprawnej (lub innym uproszczonym warunku zatrudnienia). 

Umowa cywilnoprawna powinna więc być tylko „osadzona” swoją datą początkową w okresie trwania zatrudnienia systemowego. Natomiast data zakończenia umowy cywilno-prawnej może wykraczać poza ramy czasowe zatrudnienia systemowego. Innymi słowy, uproszczony warunek zatrudnienia będzie mógł trwać po dacie zakończenia zatrudnienia systemowego.

Natomiast trwająca umowa o pracę dalej będzie blokowała możliwość zakończenia zatrudnienia.

Poniżej przedstawiamy, jak ta operacja wygląda w systemie.

Warunki zatrudnienia zostały rozdzielone się na aktualne i nieaktualne w ramach tego samego zatrudnienia.

Zatrudnienie to będzie nadal wyszukiwane przez system jako aktualne dzięki aktywnym uproszczonym warunkom zatrudnienia.

Zatrudnienie systemowe

Postępowanie o nadanie tytułu profesora – Wniosek

Aby dodać wniosek o nadanie tytułu profesora, wejdź w szczegóły właściwego postępowania i przejdź do zakładki „Wniosek”.

Jeżeli nie uzupełniałeś tej zakładki wcześniej, to zaraz po rejestracji postępowania ma ona kolor czerwony. Ponadto zobaczysz komunikat informujący o konieczności uzupełnienia danych. Wynika to z nowego podejścia do rejestracji danych w POL-onie (zastosowanego również w module Osoby ubiegające się o stopień doktora). Zgodnie z tym podejściem, do zarejestrowania postępowania wystarczy podać minimalny zakres danych. Następnie zarejestrowany dokument jest weryfikowany pod kątem poprawności i kompletności danych. W razie potrzeby system wyświetla komunikat o niepoprawnym i/lub niekompletnym dokumencie (jest to tzw. walidacja miękka). Więcej na ten temat przeczytasz tutaj. Dla postępowań o nadanie tytułu profesora, wymagane jest dodanie wniosku.

Przez pojęcie „dokument” rozumiemy rekord dotyczący danego postępowania wraz ze wszystkimi zgromadzonymi w nim danymi (również danymi historycznymi).

Podstawa prawna

Art. 228 ust. 1 ustawy 2.0. Postępowanie w sprawie nadania tytułu profesora wszczyna się na wniosek osoby, o której mowa w art. 227 ust. 1 albo 2, zawierający uzasadnienie wskazujące na spełnienie wymagań, o których mowa w art. 227, składany do RDN.

Aby załączyć wniosek, kliknij w przycisk „Dodaj”. Otworzy się formatka do edycji. Kliknij w przycisk „Wybierz”, aby wybrać ze swojego komputera i załączyć plik z wnioskiem.

Wniosek musi być zawarty w jednym pliku o rozmiarze maksymalnie 20 MB.

Możliwe jest dodanie pliku z wnioskiem w następujących formatach: .zip, .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv.

Jeśli wniosek składa się z kilku plików i/lub zajmuje bardzo dużo miejsca, spakuj go do formatu .zip.

Następnie podaj nazwę dodanego dokumentu, pod jaką będzie widniał w module Baza dokumentów w postępowaniach awansowych. Powinna być ona precyzyjna i jednoznaczna.

Podaj datę złożenia wniosku.

Zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Wniosek zostanie dodany. Jeśli wszystkie wymagane dane zostały wypełnione poprawnie, tytuł zakładki „Wniosek” zmieni się z czerwonego na czarny.

Możesz pobrać wgrany plik z wnioskiem klikając w ikonę pobierania z prawej strony.

Możesz skorzystać z przycisku „Usuń”. Spowoduje to usunięcie całego rekordu, a więc pliku wniosku wraz ze wszystkim danymi na jego temat.

Nie ma możliwości edycji danych wniosku. W razie pomyłki, usuń cały rekord, a następnie jeszcze raz wgraj właściwy wniosek i uzupełnij informacje na jego temat.

Nadanie/pozbawienie tytułu profesora. Zamknięcie postępowania

Nadanie tytułu

Aby zarejestrować nadanie tytułu profesora osobie, wobec której toczy się postępowanie awansowe, odnajdź właściwe postępowanie na wykazie postępowań (za pomocą dostępnej wyszukiwarki i/lub filtrów) i wejdź w jego szczegóły.

Wejdź w zakładkę „Dane postępowania”. W sekcji „Przebieg postępowania” kliknij w przycisk „Nadaj tytuł”.

Otworzy się okno dialogowe, w którym podaj datę nadania tytułu. Chodzi o datę, z którą faktycznie tytuł został nadany, a nie datę rejestracji tego faktu w POL-onie. Nie może to być data z przyszłości (ale może to być data bieżąca). Zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Informacje pojawią się w sekcji „Przebieg postępowania”. Status postępowania zmieni się na „nadano”.

Pozbawienie tytułu

Aby zarejestrować pozbawienie tytułu profesora, odnajdź właściwe postępowanie na wykazie postępowań. Wejdź w zakładkę „Dane postępowania”. W sekcji „Przebieg postępowania” kliknij w przycisk „Pozbaw tytułu”.

Przycisk „Pozbaw tytułu” jest dostępny tylko w tych postępowaniach, które mają status „nadano”.

Otworzy się okno dialogowe, w którym podaj datę pozbawienia tytułu. Nie może to być data z przyszłości (ale może to być data bieżąca). Zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Informacje pojawią się w sekcji „Przebieg postępowania”. Status postępowania zmieni się na „pozbawiono”.

Korekta informacji o nadaniu/pozbawieniu tytułu

Jeżeli pomyliłeś się w dacie nadania lub pozbawienia tytułu profesora, możesz je poprawić. Wejdź w zakładkę „Dane postępowania” i kliknij w przycisk „Koryguj”. Formatka z danymi postępowania otworzy się w trybie edycji. Przewiń ekran do sekcji „Przebieg postępowania” i dokonaj stosownych korekt. W naszym przykładzie poprawiliśmy datę nadania tytułu z 14 października 2020 r. na 5 października 2020 r.

W tym samym trybie możesz zmienić status postępowania.

Zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Zamknięcie postępowania bez nadania tytułu

Jeżeli postępowanie o nadanie tytułu profesora nie zostaje zakończone nadaniem tytułu i wiadomo, że tak się już nie stanie, skorzystaj z przycisku „Zamknij bez nadania tytułu”. Otworzy się okno dialogowe, w którym potwierdź, że chcesz zamknąć postępowanie. Informacja o zamknięciu postępowania zostanie dodana.

Przycisk „Zamknij bez nadania tytułu” jest widoczny tylko dla postępowań, które mają status „w toku”.

W systemie można zarejestrować tylko sam fakt zamknięcia postępowania o nadanie tytułu profesora. Nie podaje się daty zamknięcia ani jego powodu (takiego jak umorzenie postępowania, rezygnacja czy śmierć kandydata na profesora).

Status postępowania na wykazie zmieni się na „zamknięte”.

Jeśli postępowanie ma status zamknięte:

  • nie można edytować jego danych;
  • nie podlega walidacji co do poprawności i kompletności danych zawartych w dokumencie.

Cofnięcie zamknięcia

Jeśli dodałeś informację o zamknięciu postępowania omyłkowo, skorzystaj z przycisku „Cofnij zamknięcie”. Informacja o zamknięciu postępowania zostanie usunięta. Status postępowania zmieni się na „postępowanie w toku”.

Skorzystaj z tej opcji również wtedy, gdy musisz edytować dane tego postępowania (edycja jest niemożliwa, kiedy postępowanie ma status „zamknięte”).

Postępowanie o nadanie tytułu profesora – Dane postępowania

Aby uzupełnić dane postępowania o nadanie tytułu profesora, wejdź w szczegóły wybranego postępowania i przejdź do zakładki „Dane postępowania”.

Jeżeli nie uzupełniałeś tej zakładki wcześniej, to zaraz po rejestracji postępowania ma ona kolor czerwony. Ponadto zobaczysz komunikat informujący o konieczności uzupełnienia danych. Wynika to z nowego podejścia do rejestracji danych w POL-onie. Zgodnie z tym podejściem, do zarejestrowania postępowania wystarczy podać minimalny zakres danych. Następnie zarejestrowany dokument jest weryfikowany pod kątem poprawności i kompletności danych i w razie potrzeby system wyświetla komunikat o niepoprawnym i/lub niekompletnym dokumencie (jest to tzw. walidacja miękka). Więcej na ten temat przeczytasz tutaj. Do wymaganych danych należą te rejestrowane w zakładce „Dane postępowania”, oznaczone gwiazdką.

Przez pojęcie „dokument” rozumiemy rekord dotyczący danego postępowania wraz ze wszystkimi zgromadzonymi w nim danymi (również danymi historycznymi).

Dziedzina lub dziedzina i dyscyplina są już uzupełnione na podstawie danych podanych w chwili rejestracji postępowania (ale możesz je zmienić).

Z rozwijanej listy wybierz status postępowania:

  • „postępowanie w toku” – od momentu wszczęcia postępowania, w trakcie jego trwania aż do chwili nadania tytułu bądź umorzenia/zakończenia postępowania;
  • „nadano”– jeżeli postępowanie awansowe zakończyło się nadaniem tytułu, od chwili jego nadania;
  • „pozbawiano”– jeżeli osobę pozbawiono posiadanego tytułu w oficjalnej procedurze.

Podaj datę wszczęcia postępowania. Chodzi o datę faktycznego wszczęcia postępowania, wynikającą z przepisów prawnych i dokumentów, a nie o datę rejestracji tego faktu w POL-onie.

W polu „Jednostka” podczytuje się automatycznie RDN. To pole nie podlega edycji.

Pole „Informacje dodatkowe” jest nieobowiązkowe i przeznaczone do dyspozycji instytucji prowadzącej postępowanie.

Zakończ przyciskiem „Zapisz”. Dane postępowania zostaną zapisane. Jeżeli wszystkie wymagane dane zostaną uzupełnione i będą one poprawne, tytuł zakładki zmieni kolor z czerwonego na czarny.

Korekta danych postępowania

Aby skorygować dane postępowania, skorzystaj z przycisku „Koryguj”. Formatka z danymi otworzy się w trybie edycji. Popraw dane tam, gdzie to niezbędne.

Uwaga! Operacja korekty służy do poprawienia błędnie podanych danych lub uzupełnienia danych. Nie służy do zarejestrowania zmiany w stanie faktycznym dotyczącym postępowania.

W naszym przykładzie skorygowaliśmy datę wszczęcia postępowania – z 1 czerwca 2020 r. na 22 czerwca 2020 r.

Zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Nadanie/pozbawienie stopnia

Z poziomu zakładki „Dane postępowania” możesz również zarejestrować informację o nadaniu lub pozbawienia tytułu. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.